Coordinateur Evenement 80%

L'Institut de hautes études internationales et du développement recrute un/une

Coordinateur Evenement 80% (F/H/D)

HORAIRES FLEXIBLES: MATINS, QUELQUES SOIRS, QUELQUES WEEK-ENDS ET JOURS FERIES

Présentation du service:
Il fait partie du service Communication et est composé d’une équipe de 9 personnes. Durant toute l’année, il organise près de 700 évènements sur tous les sites de l’IHEID: Maison de la paix, Résidence étudiantes, Villa Barton.

Votre rôle:

Sous la responsabilité de la responsable Evènements, vous assurez l’organisation administrative, logistique et opérationnelle liées aux conférences, colloques, séminaires et autres types d’évènements organisés par des clients internes et externes sur tous les sites de l’IHEID.

Vous analysez les besoins des clients, coordonnez avec tous les départements concernés la transmission d’informations pour la bonne exécution et la mise en place de l’évènement.

Vos principales responsabilités:

• Identifier les besoins et organiser les évènements présentiels, hybrides et en ligne en respectant les délais et le budget;
• Gérer le planning des réservations;
• Implémenter et respecter les procédures, check-lists et le logiciel de gestion des évènements Ungerboeck (Momentus);
• Elaborer les confirmations de réservations, devis complets et contrats de location;
• Prospecter et organiser les visites du site avec les clients;
• Informer les utilisateurs et clients sur nos services supplémentaires (interprétation, technique, aménagement, outils digitaux);
• Définir les délais et coordonner avec les équipes exploitation, IT et FM l’aménagement des salles et des espaces, des zones publiques et de restauration selon les besoins du client;
• Coordonner le catering en accord avec les besoins de l’évènement;
• Identifier les besoins en sécurité et coordonner avec le département ou le/la responsable;
• Assurer toutes les commandes (technique, nettoyage, sécurité, personnel, IT, etc.) auprès de nos partenaires privilégiés et prestataires externes si nécessaire;
• Participer à l’organisation opérationnelle de l’évènement;
• Participer au suivi des paiements des acomptes et factures;
• Effectuer un suivi de la satisfaction client après l’évènement;
• Soutien et formation aux étudiant·e·s collaborateurs·trices.

Pour réussir dans ce rôle vous devrez:

• Être diplômé·e d’un bachelor en hôtellerie/restauration ou équivalent;
• Avoir 3 à 5 ans d’expérience dans un service évènementiel;
• Expérience du milieu académique est un véritable atout;
• Expérience dans une ONG au sein du service évènementiel;
• Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral comme à l’écrit (C1 minimum);
• Très bonnes connaissance d’un outils de gestion et de suivi des réservations;
• Très bonnes connaissances d’une plateforme de visioconférences;
• Maîtrise de MS Office Suite;
• Connaissances de l’outils UNGERBOECK (Momentus) et WEBEX un atout;
• Connaissances sur Indesign et Canva un atout;
• Avoir un excellent relationnel client;
• Faire preuve de flexibilité selon les évènements programmés;
• Faire preuve d’autonomie et être orienté·e résultats.

Ce que nous allons pouvoir vous apporter:

• Une grande communauté internationale;
• Travailler avec des étudiants et des chercheurs venant d'horizons divers;
• Un environnement de travail motivant, humain et solidaire;
• Un environnement de travail flexible, ouvert et international avec une approche collaborative.

Nous vous invitons à soumettre un dossier complet PDF avec les documents suivants:

1. une lettre de motivation;
2. votre dernier certificat de travail.

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise.

Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle ou la religion.

Pour plus d'informations, les candidats sont invités à consulter le site Internet de l'Institut : graduateinstitute.ch.

Veuillez noter que les offres reçues par courrier ne seront pas prises en compte.