Backoffice Specialist

Assistenz der Geschäftsleitung & Backoffice Specialist (m/w/d) | 40–60 %

Wir sind ein wachsendes Unternehmen mit Startup-Spirit und KMU-Flair. Ein grosser Teil unseres Teams ist regelmässig bei Kundinnen und Kunden vor Ort im Einsatz. Deshalb suchen wir eine zuverlässige, selbstständige und mitdenkende Persönlichkeit, die im Hintergrund den Überblick behält, administrative Themen aktiv übernimmt und dafür sorgt, dass die Dinge erledigt werden.

Bei der XMB Group AG erwartet dich mehr als eine klassische Assistenz- oder Backoffice-Stelle. Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung zusammen, übernimmst Verantwortung und gestaltest unseren Unternehmensalltag aktiv mit. Dabei hast du die Möglichkeit, deine Ideen einzubringen, dich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln und mit uns zu wachsen.

Deine Aufgaben

In dieser vielseitigen Rolle übernimmst du unter anderem folgende Tätigkeiten:

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
• Verwaltung des Firmenpostfachs und Bearbeitung eingehender E-Mails
• Telefonischer Kontakt mit Kundinnen, Kunden, Partnern, Lieferanten, Behörden und Versicherungen
• Erstellung von Offerten, Rechnungen und weiteren Geschäftsdokumenten
• Vorbereitung und Koordination von Zahlungen sowie Unterstützung im Mahnwesen
• Vorbereitung, Organisation und eigenständige Leitung von internen Meetings
• Betreuung, Begleitung und Förderung unserer kaufmännischen Lernenden
• Pflege und Verwaltung von Kunden-, Projekt- und Vertragsdaten
• Unterstützung bei Marketingaktivitäten, Social Media und Unternehmenskommunikation
• Koordination und Optimierung interner administrativer Abläufe
• Organisation und Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Geschäftsunterlagen
• Mitarbeit bei internen Projekten und der Weiterentwicklung unseres Unternehmens
• Übernahme weiterer spannender Aufgaben und Verantwortungsbereiche je nach Interessen und Stärken

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung EFZ (KV)
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
• Deutsch als Muttersprache oder auf muttersprachlichem Niveau
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Loyalität
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit sicherem und professionellem Auftreten
• Freude daran, mitzudenken, Entscheidungen vorzubereiten und Themen eigenständig voranzutreiben
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Proaktive Persönlichkeit mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität
• Interesse an digitalen Lösungen, Marketing und modernen Arbeitsmethoden
• Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen und an der Begleitung von Lernenden
• Erfahrung in der Geschäftsleitungsassistenz, im Rechnungswesen oder in der Lernendenbetreuung von Vorteil

Das bieten wir dir

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit direktem Kontakt zur Geschäftsleitung
• Ein flexibles Teilzeitpensum von 40–60 % mit Gleitzeitmodell
• Möglichkeit für Homeoffice nach Absprache
• Startup-Spirit mit KMU-Flair, flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Viel Eigenverantwortung, Vertrauen und Freiraum für eigene Ideen
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Projekte zu übernehmen
• Ein Arbeitsumfeld, in dem dein Engagement geschätzt wird und deine Arbeit direkt etwas bewirkt
• Zentral gelegener Arbeitsort mit kostenlosen Parkplätzen
• Unterstützung bei fachlichen und persönlichen Weiterbildungen
• Langfristige Entwicklungs- und Wachstumsmöglichkeiten mit der Chance, zusätzliche Verantwortungsbereiche zu übernehmen
• Ein modernes, dynamisches Team, das auf Eigeninitiative, Wertschätzung und direkte Kommunikation setzt

Du suchst nicht einfach einen Job, sondern eine Aufgabe, bei der du mitdenken, mitgestalten und wirklich etwas bewegen kannst?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen

Bei Fragen zur Vakanz kannst du dich gerne unter info@xmb-group.ch oder +41 58 510 03 89 melden.

Wir wünschen dir einen sonnigen Tag

Beste Grüsse

XMB Group AG