assistant·e administratif·ve polyvalent·e

• Secrétariat : vous êtes l'interlocuteur·trice privilégié·e pour les différentes demandes internes et externes, gérez les appels téléphoniques entrants, l'accueil des visiteurs et le traitement des courriers et documents administratifs, y compris le classement et la conservation des documents institutionnels. Vous garantissez la compréhension des diverses politiques et procédures administratives de TRIAL et facilitez leur application au sein de l'organisation. Selon besoin, vous appuyez les collègues dans leurs activités, notamment en facilitant les déplacements du personnel en mission ou en effectuant divers achats, et contribuez à l'organisation d'événements. Vous participez activement à l'amélioration des procédures, soutenez et remplacez les autres membres de l'équipe en fonction des nécessités.
• Gestion des locaux et services généraux : vous assurez la gestion logistique du bureau à Genève, y compris l'aménagement, l'entretien et la maintenance des locaux. Vous êtes responsable des contrats et des relations avec les prestataires externes. Vous gérez les stocks et passez les commandes de consommables divers. Enfin, vous êtes en charge de l'inventaire et des achats nécessaires pour garantir le bon fonctionnement et la maintenance de l'ensemble des équipements de bureau.
• Suivi du matériel et des outils informatiques : vous assurez la maintenance et le renouvellement du parc informatique et êtes également chargé·e de gérer les différents logiciels utilisés au sein de l'organisation, incluant le suivi des licences et la gestion des adresses email. Vous fournissez un support de premier niveau pour résoudre les problèmes informatiques courants, en coordonnant avec le prestataire externe pour les besoins plus complexes. Vous préparez les postes de travail pour les nouveaux collaborateurs et assurez leur formation initiale sur les outils informatiques et la sécurité des données.

• Vous disposez d'un CFC employé·e de commerce ou d'une formation équivalente pertinente, complétée par une expérience professionnelle confirmée dans un poste similaire, idéalement dans une ONG.
• Vous faites preuve d'un très bon sens de l'organisation, de précision et de rigueur. Vous disposez d'une aisance dans l'anticipation des besoins et savez jongler avec des priorités multiples.
• Vous maîtrisez avec excellence les outils informatiques tels que MS Office, démontrez un intérêt marqué pour les diverses applications numériques et naviguez avec aisance dans l'environnement Mac.
• Vous êtes une personne ouverte à la mise en place de nouveaux processus, orientée vers la recherche de solutions et vous êtes force de proposition.
• Vous maitrisez parfaitement le français et vous vous exprimez avec aisance en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Vous êtes capable de travailler de manière autonome tout en ayant un bon esprit d'équipe. Votre sens de la communication et votre sensibilité interculturelle vous permettent de développer des relations de travail basées sur le respect, la compréhension mutuelle et l'entraide.

Afin de pouvoir considérer votre candidature, vous devez impérativement être ressortissant·e suisse, de l'Union européenne ou de l'AELE ou au bénéfice d'une autorisation de travail en Suisse.

1. CE QUE NOUS VOUS OFFRONSUn poste aux responsabilités variées au sein d'une organisation dynamique et en pleine croissance, avec une mission passionnante et une équipe multidisciplinaire.

• Département : Finances et administration
• Rattachement hiérarchique : Directrice Finances et RH
• Lieux de travail : Genève, Suisse
• Taux d'activité : 80%-100% (32h-40h/semaine, présence nécessaire sur 5 jours)
• Type de contrat : Contrat à durée indéterminée
• Entrée en fonction : 2 août 2024 ou à convenir

Les conditions d'engagement offertes correspondent à celles en vigueur dans le secteur des ONG, avec 5 semaines de congés annuels.

Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature. Merci de bien vouloir nous faire parvenir un dossier complet (lettre de motivation d'une page maximum, CV incluant deux références professionnelles avec numéro de téléphone et email, certificats de travail et diplômes pertinents) à d'ici au 16 juin 2024 à minuit, CET.

Seuls les dossiers complets et envoyés avant la date limite de dépôt seront pris en considération. Nous contactons uniquement les candidat·e·s retenu·e·s pour la suite du processus.

Nous vous invitons à envoyer votre CV sans photo.