Asistente (a) Administrativa 50%

Grado: G5

Número de la vacante: GENEVA/GS/2024/02

Fecha de publicación: 28 de marzo de 2024
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 30 de abril de 2024

Job ID: 11779
Departamento: EMPLOYMENT
Unidad: EMPLOYMENT
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada

El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.

Pueden participar:

• Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
• Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.
• Candidatos externos*

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : francos suizos por año.

El puesto está ubicado en la Unidad de Gestión y Coordinación de Departamentos (DMCU) del Departamento de Política de Empleo, Creación de Empleo y Medios de Subsistencia. El Departamento es responsable de promover el empleo pleno y productivo mediante el desarrollo de políticas integradas de empleo, desarrollo y competencias que sean inclusivas, sensibles a las cuestiones de género y sostenibles. El trabajo del Departamento se guía por los Convenios y Recomendaciones pertinentes de la OIT, así como por análisis y pruebas sólidas. A nivel mundial, el Departamento promueve marcos políticos y asociaciones que tienen como objetivo generar más oportunidades de empleo de calidad y contribuye y aboga por el conocimiento y la creación de capacidad en cuestiones relacionadas con el empleo. A escala nacional, apoya a los mandantes de la OIT en el desarrollo, la aplicación y el seguimiento de políticas y programas coordinados y adaptados a cada contexto para crear más y mejores empleos, con especial atención a los grupos vulnerables.

El/la titular del puesto proporcionará diversos servicios de apoyo administrativo y de oficina que contribuyen al funcionamiento eficiente del servicio/departamento. Las tareas asistenciales se distribuirán en áreas de trabajo de oficina y de administración general, así como de recursos humanos, finanzas y adquisiciones, las cuales requieren el uso y la aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros de la OIT (normas aplicables).

El titular trabaja bajo la supervisión directa del Asesor de Política de Empleo y Jefe de la DMCU. El/la titular del puesto trabajará con autonomía en la prestación de servicios de apoyo especializado. El trabajo será examinado para comprobar la obtención de los resultados en los plazos establecidos. La supervisión recibida se centrará en la calidad de la ejecución de los procesos y en proporcionar asistencia técnica y en desarrollo. El/la titular del puesto dará orientaciones y podrá asignar tareas a miembros del personal de apoyo administrativo y de oficina.

A nivel interno, el/la titular del puesto estará en contacto con diversas unidades institucionales de toda la Organización a fin de coordinar reuniones, captar apoyo, aclarar e intercambiar información, y realizar el seguimiento de acciones administrativas y plazos. A nivel externo, estará en contacto con visitantes y participantes en reuniones, así como con proveedores de servicios, con quienes intercambiará la información necesaria para ultimar cuestiones pendientes.

1. Ejecutar y coordinar una amplia gama de tareas de apoyo administrativo y de oficina, asegurándose del cumplimiento de las normas aplicables. Supervisar y orientar la labor del personal de apoyo administrativo y de oficina, establecer las prioridades de trabajo, asignar tareas e impartir formación en el trabajo, según proceda.
2. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros y proporcionar orientaciones y asistencia sobre ellos cuando proceda. Mantenerse al día sobre las actividades y las prioridades de trabajo de la unidad orgánica.
3. Examinar, procesar y realizar un seguimiento de las comunicaciones entrantes, en particular las relativas a asuntos delicados y confidenciales. Gestionar las solicitudes de información administrativa y general. Preparar, redactar, realizar controles de calidad, finalizar y/o cargar contenidos en páginas web/difundir correspondencia general y administrativa saliente, informes, publicaciones y demás documentación. Realizar traducciones oficiosas.
4. Llevar la agenda del supervisor(a). Atendiendo al orden de prioridad, concertar citas y reuniones en favor, entre otros, de delegados y otros/as altos/as funcionarios/as. Recibir y guiar a los/las visitantes hasta las salas de reunión. Preparar archivos de las misiones. Colaborar con los trámites relativos a los viajes oficiales. Elaborar estimaciones de costos.
5. Velar por el mantenimiento de los sistemas de gestión de la información y de registro, así como por el mantenimiento, la actualización, la disponibilidad y la estructuración correcta de los espacios de trabajo electrónicos.
6. Tramitar una amplia gama de transacciones y realizar su seguimiento, utilizando el sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP), y verificar que la información esté completa y cumpla las normas aplicables.
7. Proporcionar, organizar y coordinar una gama de servicios de apoyo administrativo y logístico para reuniones y otros eventos. Velar por la puntual elaboración, traducción, publicación y difusión de documentos, presentaciones, archivos informativos y materiales conexos. Redactar actas de las reuniones si se le solicita.
8. Encargarse de tareas de administración de licencias. Suministrar al supervisor(a) información sobre viajes oficiales, licencias y horarios de teletrabajo cuando se le solicite.
9. Ejercer de punto focal para los asuntos administrativos relativos a la gestión del desempeño, pasantes y otros asuntos relativos a los recursos humanos.
10. Gestionar los suministros, el mobiliario y los equipos de oficina. Organizar traslados de oficina en las fechas convenidas y colaborar en la ejecución de los mismos. Gestionar la logística de los desplazamientos de personal.
11. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estudios secundarios completos.

Un mínimo de cinco años de experiencia pertinente.

Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, responsabilidad por el propio desempeño, orientación a la calidad, colaboración, para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Buen conocimiento de las normas establecidas por las que se rigen las áreas de actividad correspondientes. Capacidad para interpretar y trabajar en el marco de las reglas, los reglamentos, las políticas y los procedimientos aplicables.

Conocimiento de los programas y las actividades de la OIT.

Uso competente de paquetes de programas informáticos como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).

Buen conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gestión de documentos.

Capacidad suficiente para trabajar con un sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).

Capacidad para comprender con rapidez y para trabajar correctamente y con un mínimo de instrucción con las herramientas de trabajo, los programas informáticos, los sistemas, las aplicaciones y las plataformas web.

Capacidad para manejar un sistema de gestión de contenidos para copiar, pegar y dar formato a contenidos en páginas de sitios web públicos.

Muy buena redacción.

Aptitudes analíticas y meticulosidad en el trabajo.

Dotes para la comunicación y las relaciones interpersonales. Tacto y diplomacia. Discreción en el tratamiento de asuntos confidenciales.

Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.

Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

Peligro fraude

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- . Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.