Attaché(e) d'administration et de gestion

L'Organisation internationale de la Francophonie regroupe 54 Etats et gouvernements membres, 7 associés et 27 observateurs répartis sur les cinq continents, rassemblés autour du partage d'une langue commune : le français. Consciente des liens que crée entre ses membres le partage de la langue française et de valeurs universelles, elle œuvre au service de la paix, de la coopération, de la solidarité et du développement durable.

Titre du poste : Attaché(e) d'administration et de gestion

Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P, grade à partir de P2-1

Durée de l'engagement : 3 ans renouvelables, assortie d'une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : A partir de euros, selon l'expérience

Ajustement annuel de poste : A partir de euros, selon l'expérience

Autres avantages :

En cas de recrutement en dehors du lieu d'affectation : prise en charge du transport A /R du lieu de recrutement au lieu d'affectation (+ indemnité de première installation)

Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l'Organisation

Date limite d'envoi des candidatures : le 02 juillet 2024

FONCTIONS PRINCIPALES

Sous l'autorité hiérarchique du Représentant de l'OIF auprès des Nations unies (Genève et Vienne) et la supervision technique du Directeur de l'administration et des finances (DAF), le/la titulaire du poste sera chargé(e) de :

En matière de budget et finance :

• coordonner avec la DAF le suivi budgétaire, comptable et financier et procéder au rapprochement de la comptabilité et du budget pour la Représentation de l'OIF auprès des Nations unies (Genève et Vienne)-RPGV ;
• être l'interlocuteur(trice) du Service de la conception et du suivi des projets (SCS) et de la Direction de l'Audit interne et de l'évaluation (DAIE) dans l'exécution budgétaire des crédits de programmation ou assimilés ;
• faire le suivi des documents contractuels (contrats, budgets, engagements juridiques) et bons pour paiement de la RPGV
• confirmer les créations de contacts ou d'organismes dans le PGI (SAP) ;
• procéder à la vérification et à la validation comptable de la dématérialisation des factures, à la codification et à l'enregistrement comptable des factures fournisseurs et au suivi des fournisseurs et des relances ;
• effectuer la comptabilisation de toutes les autres dépenses et des recettes ;
• vérifier des transferts d'écritures dans le PGI (SAP) ;
• faire le rapprochement et le suivi des opérations de trésorerie (banques, caisses) ;
• procéder au lettrage des comptes tiers ;
• effectuer le pointage des comptes généraux ;
• faire les opérations de clôture budgétaire.

En matière de gestion des ressources humaines :

• coordonner avec le SRH la gestion des dossiers du personnel de la RPGV (gestion des dossiers, congés, politique de formation, évaluation, plan de carrière, etc....) ;
• être le relais du SRH pour toutes les informations liées à la gestion du personnel ;
• s'assurer de la mise en œuvre des politiques de ressources humaines et du respect des délais en matière d'évaluation des performances.

En matière de gestion informatique :

• coordonner avec la Direction des Systèmes d'Information (DSI) le déploiement des ressources informatiques au sein de la RPGV ;
• en collaboration avec le Siège, s'assurer de la cohérence des systèmes et de la formation à leur utilisation.

Administration générale et suivi :

• coordonner, en lien avec la Responsable des opérations et des achats de la DAF, la gestion et le suivi de l'ensemble des services opérationnels administratifs de la RPGV (politique des achats, renouvellement des prestataires, gestion des contrats d'assurance, etc...) ;
• mettre en place, en lien avec la Responsable des opérations et des achats de la DAF et les unités concernées au Siège, une politique de sécurité des bâtiments et des personnes ;
• participer à l'amélioration des outils de gestion conformément aux procédures en vigueur au sein de l'Organisation ;
• assurer le suivi administratif délégué par le Représentant ;
• préparer et suivre les missions du Représentant ;
• participer à la rédaction et la mise en forme de documents ainsi que leur suivi et leur classement ;
• s'occuper du courrier (tri, distribution, affranchissement et enregistrement) ;
• contrôler l'état des stocks, définir les besoins en approvisionnement et les commandes à passer.

Autres activités :

• soutenir l'organisation des évènements de la RPGV ;
• accueillir les visiteurs du Représentant et les orienter ;
• exécuter d'autres tâches qui seront assignées par le Représentant, selon les besoins du service.

Requirements

CRITERES DE SELECTION

Le/La candidat(e) au poste devra :

• être ressortissant(e) d'un Etat ou gouvernement membre de l'OIF ;
• être titulaire d'un diplôme universitaire de niveau Bac + 4 au minimum dans les domaines de compétences du poste, notamment l'administration des finances et la comptabilité, ou dans tout autre domaine connexe ;
• avoir une expérience professionnelle d'au moins trois (3) ans en gestion administrative et comptable, idéalement au sein d'une administration publique et/ou d'une organisation internationale ;
• avoir une expérience significative d'un ERP, notamment SAP ;
• maîtriser les procédures comptables et budgétaires de base ainsi que les principaux outils appliqués à la gestion comptable (environnement Windows et Microsoft Office) ;
• maîtriser les outils informatiques courants (pack Microsoft Office, internet) ;
• avoir une parfaite maîtrise de la langue française ainsi que des bonnes capacités de rédaction, d'analyse et de synthèse ;
• démontrer une aptitude à planifier, organiser et hiérarchiser les priorités et à travailler en respectant les règles et les délais requis ;
• être en mesure de travailler avec efficacité dans l'urgence ;
• avoir de bonnes qualités relationnelles et de bonnes capacités à travailler en équipe et/ou avec des partenaires extérieurs, dans un environnement interculturel.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L'absence de l'un des deux documents rend la candidature irrecevable.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le Comité consultatif de sélection seront contacté(e)s.

L'Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu'aux candidatures émanant des ressortissants d'États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l'Organisation.

L'âge de départ à la retraite au sein de l'Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d'information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel , le portail et la plateforme de recrutement de l'OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L'OIF n'octroie pas de bourses d'études. Toute offre accompagnée d'une demande de règlement est frauduleuse.