Office Manager Mit Executive Assistant Funktion

vor 2 Wochen

Zürich, Zürich, Schweiz kessler GmbH Vollzeit
Unsere Kundin bietet eine der führenden Finanztechnologieplattform für die Bewertung und Empfehlung von massgeschneiderten öffentlichen Marktstrategien für vermögenden Kunden. Das Unternehmen verwaltet ein weltweites Kundenvermögen von rund 170 Milliarden US-Dollar und ist weltweit vertreten.

Für die Niederlassung in Zürich sind wir mit der Rekrutierung einer ausgewiesenen und kompetenten Fachperson als Office Manager/Executive Assistant beauftragt. Dies ist eine spannende Gelegenheit für Sie, Teil eines kleinen, aber wachsenden internationalen Teams in einem dynamischen Unternehmen zu werden.

**Ihre Verantwortung als Office Manager**:

- Sie sind die erste Ansprechperson unserer Kundin und stellen sicher, dass im Büro alles reibungslos funktioniert
- Sie empfangen und begrüssen Klienten, externe Dienstleistungsunternehmen, Mitarbeitende, Management etc. und sorgen dafür, dass sich alle gut aufgehoben fühlen
- Sie führen und überwachen die Dokumentationen in Bezug auf das Facility Management sowie anfallende Wartungsarbeiten und pflegen die Beziehungen zum Gebäudewartungsteam und anderen externen Service Providern
- Sie planen und koordinieren bei Bedarf Reparaturen und Installationen/Austausch von Bürogeräten inkl. physischer Hardware wie Laptops, Monitore, Tastaturen etc. und sind verantwortlich für das Management, Bestellwesen und Wartung von Büromaterial, Inventar, Büroinfrastruktur etc.
- Zusammen mit dem Riskmanagement-Team arbeiten Sie an den Themen Gebäudesicherheit und führen Brandschutzübungen usw. durch
- Sie organisieren und koordinieren verschiedene Events für Mitarbeitende, Meetings mit Klienten (Lunches, Happy Hours etc.)

**Ihre Verantwortung als Executive Assistant**:

- Sie unterstützen die Managing Directors der Firma in administrativer Hinsicht und stellen eine reibungslose Zusammenarbeit mit anderen internen Stellen wie Compliance, Recht und Finanzen sicher
- Kalenderverwaltung: Sie planen Termine, Besprechungen und Veranstaltungen
- Sie planen und organisieren In
- und Auslandreisen der Managing Directors und Mitarbeitenden (Hotel, Flüge, Transfers etc.) und erstellen/überwachen die Spesenabrechnungen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien
- Vielfältig administrative Aufgaben wie E-Mail-Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Telefonanrufe und das Vorbereiten von Dokumenten, Führen der Ablage, Verwaltungsbudgets der Niederlassung, Erstellen von PowerPoint Präsentationen, Excel Tabellen, SharePoint etc.

**Was wir uns wünschen**:

- Abgeschlossene Berufsausbildung mit einigen Jahren Berufspraxis in einem ähnlichen Umfeld (Finanz
- / Versicherungsbranche, international agierendes Unternehmen, Hotellerie etc.)
- Ausgeprägte Kunden
- und Serviceorientierung sowie tadellose und einwandfreie Umgangsformen
- Pro-aktive Persönlichkeit mit Teamgeist, Esprit und dem Wunsch sich in einem kleineren, international agierenden Unternehmen aktiv und interessiert einzubringen
- Absolute Diskretion und Vertraulichkeit
- Arbeitszeiten sind von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr vor Ort - es kann allerdings vorkommen, dass Sie auch mal früher kommen müssen oder später gehen können
- Die Mittagspausen organisieren Sie gemeinsam mit dem Team
- Sie besitzen ausgezeichnete MS-Office insbesondere PowerPoint Kenntnisse
- Neben Schweizer
- und Hochdeutsch sprechen Sie fliessend Englisch

Abgeschlossene Berufsausbildung

  • Office Manager with Executive Assistant capacity

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz kessler gmbh Vollzeit

    Are you an experienced Office Manager with Executive Assistant capacity, looking for a new opportunity? Look no further Our client is a leading player in the alternative investment marketplace, revolutionizing how financial advisors and wealth management firms cater to high-net-worth clients. They are seeking a dynamic individual to join their team in Zurich...

  • Office Manager with Executive Assistant capacity

    vor 4 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz kessler gmbh Vollzeit

    Are you an experienced Office Manager with Executive Assistant capacity, looking for a new opportunity? Look no further Our client is a leading player in the alternative investment marketplace, revolutionizing how financial advisors and wealth management firms cater to high-net-worth clients. They are seeking a dynamic individual to join their team in Zurich...

  • Executive Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    Executive Office AssistantOverviewWe are looking for an experienced Executive Assistant & Office Manager to join a global Private Equity firm in their recently opened Zurich office.The role will oversee all office and key admin functions across the Zurich office, provide administrative support to the local senior team and work closely with senior management...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Takeda Pharmaceutical Vollzeit

    Job Overview:The Executive Assistant will support the EUCAN Heads of Ethics & Compliance and Patient Value & Access and their teams performing administrative tasks, extensive calendaring, booking travel, handling logistics, organizing events and electronic system maintenance. The Executive Assistant is a liaison role and acts as a partnership between the E&C...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hitachi Careers Vollzeit

    Description We are looking for a versatile Executive Assistant who will be focused on supporting the Executive Vice President and Head of Europe as well her direct leadership team in their day-to-day office activities. You are a seasoned Executive Assistant eager to work in a dynamic environment? Then you are our candidateYour responsibilitiesAdministrative...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Zürich, Zürich, Schweiz Hitachi Careers Vollzeit

    Description We are looking for a versatile Executive Assistant who will be focused on supporting the Executive Vice President and Head of Europe as well her direct leadership team in their day-to-day office activities. You are a seasoned Executive Assistant eager to work in a dynamic environment? Then you are our candidateYour responsibilitiesAdministrative...

  • Senior Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz EFG Bank AG Vollzeit

    We are looking for a maternity cover a Senior Executive Assistant in charge of assisting our top executive manager in daily activities. Position in Zürich.

  • Senior Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Zürich, Zürich, Schweiz EFG Bank AG Vollzeit

    We are looking for a maternity cover a Senior Executive Assistant in charge of assisting our top executive manager in daily activities. Position in Zürich.

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Swiss Quant Vollzeit

    Die swissQuant Group bietet eine breite Palette von Dienstleistungen, Beratung und quantitativen Tools für den Finanz- und Industriesektor für Kunden in und ausserhalb der Schweiz an. Zu unseren Kunden zählen u.a. mehrere Fortune 500-Unternehmen. Unsere Kernkompetenz liegt in der Umsetzung von Intelligenter Technologie in einen substanziellen Mehrwert...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Experis Vollzeit

    Executive Assistant(6 Month Contract)Experis is the global leader in professional resourcing and project-based workforce solutions.Overview of contract:On behalf of our client, a large bank in Zurich, we are looking for an Executive Assistant to manage the calendar, meetings, agendas, travel, expenses, events and visitors for senior bankers.This is a fixed...

  • Program and Admissions Manager Executive Mba

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Executive Education Vollzeit

    Executive Education_Program and Admissions Manager Executive MBA100 % :The EMBA UZH with focus on Digital Transformation is an innovative executive education flagship program launched in 2019. This English language program offers senior executives a state-of-the-art and highly practice-oriented management and leadership education to help them develop in...

  • Office Assistant Corporate

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Evergreen Human Resources Vollzeit

    In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie diverse Aufgaben als Assistentin für 2 Vice Presidents und deren Team (Business Development/Einkauf), und sind in der internationalen Event- und Logistikkoordination für das lokale HQ tätig. Sie führen das Reise- und Agenda-Management (v.a. 1 Executive), koordinieren Sitzungen/Meetings und erstellen...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Experis Vollzeit

    Executive AssistantUnser Kunde ist ein führendes Unternehmen in der IT-Branche. Zur Unterstützung unseres bekannten IT Kunden suchen wir eine motivierte und kompetente Executive Assistant.**Standort**: Zurich**Arbeitszeit**: Vollzeit**Pensum**: 100%**Vertrag**: 1,5 Jahr**Aufgaben und Verantwortlichkeiten**:- Effiziente Unterstützung der Geschäftsleitung...

  • Office Assistant Corporate Services/events Pharma

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Evergreen Human Resources Vollzeit

    In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie diverse Tätigkeiten in der Assistenz für 2 Vice Presidents sowie in der internationalen Event- und Logistikkoordination für das lokale HQ. Sie führen das Reise- und Agenda-Management der 2 Executives, koordinieren Sitzungen/Meetings und erstellen Präsentationen in Deutsch sowie in Englisch. Weiter...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz ABB Vollzeit

    Executive Assistant & Office Manager Switzerland:Take your next career step at ABB E-mobility with a global team that is energizing the transformation of society and industry to achieve a more productive, sustainable future. At ABB E-mobility, we have the clear goal of driving diversity and inclusion across all dimensions: gender, LGBTQ+, abilities,...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz FAE Elektrotechnik GmbH & Co. KG Vollzeit

    Die NZZ gehört zu den grössten privaten Medienunternehmen der Schweiz. Sie konzentriert sich auf qualitativ hochstehende, unabhängige Publizistik und vertritt liberale Perspektiven. Mit ihren Produkten bietet sie ihrer Leserschaft, Nutzerinnen und Nutzern täglich Orientierung und Inspiration.Der Geschäftsbereich Marketing & Vertrieb umfasst verschiedene...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz ORIOR Management AG Vollzeit

    ORIOR ist eine international tätige Schweizer Food & Beverage Gruppe mit rund 2000 Mitarbeitenden und Hauptsitz in Zürich. Sie besteht aus regional stark verankerten Unternehmen, die mit ihren bekannten Marken und Produktsortimenten führende Positionen in wachsenden Nischenmärkten im In- und Ausland halten. Motivierte Mitarbeitende, die Freude an ihrer...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz SkyCell AG Vollzeit

    To support our administration we are looking for a working student to take on our open position as an Office Assistant with 50% workload. In this position, you will make sure that our office is always fully equipped, support our Executive Assistant in various administrative matters and be the first point of contact for the reception.Responsibilities...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz NZZ-Mediengruppe Vollzeit

    Die NZZ gehört zu den grössten privaten Medienunternehmen der Schweiz. Sie konzentriert sich auf qualitativ hochstehende, unabhängige Publizistik und vertritt liberale Perspektiven. Mit ihren Produkten bietet sie ihrer Leserschaft, Nutzerinnen und Nutzern täglich Orientierung und Inspiration.Der Geschäftsbereich Marketing & Vertrieb umfasst verschiedene...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz UBS Vollzeit

    Switzerland Zürich Business management, administration and support Investment BankJob Reference #BRCity ZürichJob Type Full TimeYour role Are you a multitasker? Do you know how to make sure things run smoothly? We're looking for an Executive Assistant to:manage calendars, including scheduling external and internal meetings and conference calls- daily...