Administrative Assistenz

vor 4 Wochen

Zürich, Schweiz ETH Zürich Vollzeit
Administrative Assistenz (m/w/d) in der Gruppe Biomedizinische Informatik 40%-100%, Zürich, befristetprint Drucken 

Die Gruppe Biomedizinische Informatik (BMI) wird von Prof. Dr. Gunnar Rätsch geleitet, einem international anerkannten Spezialisten für maschinelles Lernen, Medizin- und Bioinformatik. Die interdisziplinäre Forschungsgruppe entwickelt und verwendet fortschrittliche Algorithmen, um biomedizinische Datensätze mit Bezug zur menschlichen Gesundheit zu analysieren. Die Gruppe ist eingebettet in das Institut für Maschinelles Lernen im Departement Informatik der ETH Zürich, das ein informelles, lebendiges, internationales und ambitioniertes Arbeitsumfeld bietet. Die ETH bietet zahlreiche Möglichkeiten, sich weiterzubilden und zusätzliches Fachwissen zu erwerben.

Bei der Stelle handelt es sich um eine Mutterschaftsvertretung von Mai bis Dezember 2024.

Stellenbeschreibung

Ihr erster Aufgabenbereich wird darin bestehen, als persönliche Assistenz des Leiters der Gruppe zu fungieren. Sie führen den Kalender und setzen Prioritäten bei der Planung und Organisation von Terminen, Sitzungen, Konferenzen sowie Gruppen- und Institutsveranstaltungen des Leiters. Ihr Urteilsvermögen und Ihre Initiative zeigen sich über wie Sie die Aktivitäten der Gruppe und des Leiters auf dem Laufenden halten, Telefonanrufe entgegennehmen, unterschriftspflichtige Dokumente und Formulare organisieren und Akten für Korrespondenz, Berichte und Dokumentation bearbeiten.

Des Weiteren sind Sie verantwortlich für die selbstständige Führung des administrativen Bereichs von mehreren Forschungsgruppen innerhalb des Instituts. Zusammen mit den übergeordneten ETH-Einheiten, unterstützen Sie diese und ihre Mitarbeitenden in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Die Aufgaben umfassen u.a. die Finanzplanung und -überwachung, Verwaltung von Forschungskrediten, und finanzielles Reporting; die Abwicklung der Personaladministration und Unterstützung von wissenschaftlichen Mitarbeitenden; die Organisation von Sitzungen, Seminaren, Tagungen und Dienstreisen; die Erledigung von allgemeinen Sekretariatsaufgaben mit Korrespondenz in Deutsch und Englisch und den Unterhalt der Webseiten etc. Als Teil des administrativen Teams engagieren Sie sich zudem bei institutsübergreifenden und stellvertretenden Aufgaben.

Ihr Profil
  • Sie arbeiten sehr gerne selbstständig, sind kontaktfreudig, aufgeschlossen, kreativ und freuen sich auf die Arbeit mit einem international zusammengesetzten Forschungsteam
  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung, im ETH-Umfeld
  • Sorgfältiges Arbeiten und Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein, Umsicht und Effizienz gehören zu Ihren Stärken
  • Sie sprechen fliessend Deutsch und verfügen über ausgezeichnete Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich)
  • Gängige MS-Office-Programme sind Ihnen vertraut und Sie haben ggf. bereits Kenntnisse in SAP Software, Slack und Google
Ihr Arbeitsort Ihr Arbeitsort Wir bieten
  • Sie begegnen den vielfältigen Inhalten und Herausforderungen unseres akademischen Hochschulumfeldes sowie unseren unterschiedlichsten internen Schnittstellen und externen Partnern
  • Ein exzellentes Arbeitsklima in einem internationalen Umfeld
  • Flexible Arbeitszeiten mit Möglichkeit für Homeoffice 
  • Vergünstigungen wie ÖV-Abonnemente und Car Sharing, Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen
chevron_right Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich Diversität ist uns wichtig Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

  • Motivationsschreiben
  • Lebenslauf
  • Ausbildungsabschlüsse und Arbeitszeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Institut, finden Sie auf unserer Website. Für Auskünfte steht Ihnen Patricia Kilchhofer patricia.kilchhofer@inf.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen. Über die ETH Zürich Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.

  • Persönliche Assistenz des Verlegers

    vor 3 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Diogenes Verlag AG Vollzeit

    Der Diogenes Verlag ist der größte unabhängige Belletristikverlag Europas undpubliziert internationale Literatur, Kunst- und Kinderbücher.Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung einePersönliche Assistenz des Verlegers(w / m / d) 100 %Sie sind eine erfahrene, loyale und belastbare Unterstützung, die mit Energie,klarem Kopf und Empathie den Verleger...

  • Mitarbeiterin Assistenz und Empfang Teilzeit

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz job impuls ag Vollzeit

    Wir suchen für unseren Kunden unmittelbar beim HB Zürich eine Mitarbeiter*in Assistenz und Empfang 60% verteilt auf 4 Tage im Jobsharing. Aufgaben Empfang von Besuchern Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post Büromaterialverwaltung Vor- und Nachbereitung der Sitzungszimmer Diverse administrative...

  • Assistenz Administration Empfang

    vor 2 Wochen

    CH- Zürich AMEOS Gruppe AG Vollzeit

    Gestalten Sie mit uns die Zukunft in ZürichFür das Corporate Office im Herzen der Stadt Zürich suchen wir per 1. Mai 2024 oder nach Vereinbarung eineAssistenz Administration Empfang (m/w/d)60% (verteilt auf 4 Tage im Jobsharing)Ihre VorteileEin interessantes Arbeitsumfeld an einem attraktiven Standort Ein aufgeschlossenes und professionelles Team in einem...

  • Administrative Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz SPS Switzerland AG Vollzeit

    Administrative AssistantWIR VERBINDEN DIE PHYSISCHE UND DIE DIGITALE WELTSPS ist der führende Outsourcing-Anbieter von innovativen Dienstleistungen in Geschäftsprozessen und Datenmanagement. Schweizer Qualität gepaart mit globaler Präsenz machen SPS zum verlässlichen Partner für Prozessoptimierung und intelligenter Automatisierung. Mit unseren...

  • Assistenz Leitung Gruppenhaus Lavin, 40 %

    vor 3 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Stadt Zürich Vollzeit

    Das Schul- und Sportdepartment der Stadt Zürich führt insgesamt sechs verschiedene Gruppenhäuser, die sich auf die ganze Schweiz verteilen.Das Gruppenhaus Lavin Chasa Plans (34 Betten) liegt im schönen Unterengadin und ist ein Jahresbetrieb für Schulklassen, die ins Klassenlager gehen.Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung, vorerst befristet bis...

  • Projekt-Assistenz Gleichstellung Menschen mit Behinderung, 40 %

    vor 3 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Stadt Zürich Vollzeit

    Zürich will eine lebenswerte Stadt für alle Einwohner*innen sein, auch für Menschen mit Behinderung.Die Beauftragten für die Gleichstellung von Menschen mit Behinderung unterstützen und beraten die Abteilungen der Stadtverwaltung. Sie koordinieren die Aktivitäten der Stadtverwaltung zur Förderung der Gleichstellung von Menschen mit Behinderung und...

  • Persönliche Assistenz des Verlegers

    vor 4 Wochen

    CH-8032 Zürich Diogenes Verlag AG Vollzeit

    Der Diogenes Verlag ist der größte unabhängige Belletristikverlag Europas undpubliziert internationale Literatur, Kunst- und Kinderbücher.Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine Persönliche Assistenz des Verlegers (w / m / d) 100 % Sie sind eine erfahrene, loyale und belastbare Unterstützung, die mit Energie,klarem Kopf und Empathie den...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz swiss post solutions Vollzeit

    Ihr Wirkungsfeld Bei dieser spannenden Pool-Assistenz-Stelle unterstützt du drei Mitglieder der globalen Geschäftsleitung (Legal, Go to Market und Human Resources). Du bist selbstbewusst, flexibel und lernbereit und arbeitest gerne im Team. Zudem kommunizierst du gerne bereichsübergreifend und sprichst fliessend Deutsch und Englisch. Dein...

  • GL Assistenz

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Job First AG Vollzeit

    Aufgaben Verantwortungsvolle und dynamische Drehscheibenfunktion für ein Mitglied der Geschäftsleitung Agendaführung, Terminüberwachung Erstellen von Präsentationen und Protokollen Koordination und Organisation von Besprechungen Anspruchsvolle Korrespondenz Allgemeine administrative Arbeiten Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische...

  • GL Assistenz

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Job First AG Vollzeit

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  • Administrative Assistenz

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Leonardo Hotels Zürich Airport Vollzeit

    Unsere Wurzeln liegen in Israel, unser Engagement in den Herzen unserer Mitarbeiter und unsere Liebe für Kreativität spiegelt sich im Design unserer Hotels wieder. Wenn die Hotellerie der Ort ist, an dem du schon immer mal arbeiten wolltest, dann bist du bei uns genau richtig. Wo auch immer du deine Karrierereise bei uns startest, ganz Europa steht dir...

  • Zivildienstleistender als Therapie-Assistenz

    vor 4 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Universitätsspital Zürich Vollzeit

    Ihre Hauptaufgabenim Rahmen der Einzel- und Gruppentherapie betreust und begleitest du Patient:innen im ambulanten wie auch stationären Setting unter Anleitung eines Therapeuten / einer Therapeutin du übernimmst administrative und organisatorische Tätigkeiten zur Unterstützung des Kerngeschäfts im Therapiebetrieb, die Aufgaben sind u.a.: Bearbeitung von...

  • HR-Assistenz Bereich Payroll

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Frau Gerolds Garten Vollzeit

    Am Fusse des Prime-Tower hat im Sommer 2012 Frau Gerold ihre Tore zum Gerold-Areal des Zürcher Kreis 5 geöffnet. Das Gelände hinter dem Freitag-Turm hat sich in einen modularen Stadtgarten verwandelt, der mit eigenem Nutzgarten, frischer Küche, kleinen Shops, Kunst und bunten Anlässen dem Quartier bei der Hardbrücke für ein paar Jahre einen Ort der...

  • Medizinische:r Praxisassistent:in 80-100% Intensivmedizin

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Universitätsspital Zürich Vollzeit

    Ihre Hauptaufgaben Administrative Unterstützung des ärztlichen Dienstes (Vorbereitung Austrittsberichte und Datensätze, Kontrolle und Rückfragen Labor, etc.) Rüstung und Wartung unserer internen Dialysegeräte (Genius) Praktische Entlastung (Unterstützung bei Transport, Schreiben von EKGs, Verarbeitung der Rega-Eintritte, Assistenz bei...

  • Assistenz Verkaufsleiter 100%

    vor 4 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Universal-Job AG Vollzeit

    Was ist meine Funktion?Wir suchen eine engagierte Person zur Unterstützung des Verkaufsleiters bei seinen täglichen Aufgaben. Zu den Hauptaufgaben gehören die Vorbereitung der Verkaufssitzungen, die Überwachung der Einhaltung der Abteilungsprozesse, die Erstellung von Offerten sowie die Messung und Überwachung der Leistung des Verkaufsteams. Weitere...

  • Oberärztin/oberarzt Poliklinik Chiropraktische Medizin 60–100 %

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Universitätsklinik Balgrist Vollzeit

    «Unser Team bewegt. Wir suchen Sie.»Ihre AufgabenDirekte Mitarbeit in der Versorgung unserer Patientinnen und PatientenSupervision von Assistenz-Chiropraktorinnen und -ChiropraktorenMithilfe bei der Umsetzung und Weiterentwicklung des Fort- und Weiterbildungskonzepts für Assistenz-Chiropraktorinnen und -Chiropraktoren und Fachchiropraktorinnen und...

  • Projektassistenz 80 - 100%

    vor 4 Wochen

    Zürich, Schweiz Ghisleni Partner AG Vollzeit

    STANDORT Ghisleni Partner AG I Lessingstrasse 3 I 8002 ZürichIHRE AUFGABEN Administrative Unterstützung der Projekt- und BauleitungMitarbeit bei der Erstellung von Submissionsunterlagen sowie Angebotsvergleich, Abgebot und VergabeanträgeBetreuung des Vertrags- und Nachtragswesen, Erstellen der WerkverträgeBewirtschaftung der Baubuchhaltung im...

  • Sales & Marketing Trainee

    vor 1 Tag

    Zürich, Schweiz Baur au Lac Vollzeit

    StellenantrittNachhause kommen ins Baur au Lac – wo man eine einzigartige Kombination aus Gastfreundschaft und Begegnungen auf Augenhöhe erlebt. Unsere multikulturelle Vielfalt ist unsere Stärke, und unser Team ist geprägt von aussergewöhnlicher Empathie und Liebe zum Detail. Als leidenschaftliches Familienunternehmen setzen wir uns mit Engagement...

  • Medizinischer Praxisassistentin

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Pallas Kliniken Vollzeit

    Die Pallas Kliniken sind spezialisiert auf Augenheilkunde und Aesthetics. Hier zählen wir mit über 350 Mitarbeitenden und 20 Standorten zu den führenden Anbietern in der Schweiz. Unser Leistungsangebot innerhalb dieser Fachbereiche entwickeln wir innovativ weiter. Sei es durch neue Behandlungsmethoden, Gerätschaften, zusätzliche Standorte und...

  • Dentalassistentin mit Röntgenberechtigung

    vor 3 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Universität Zürich Vollzeit

    Zentrum für ZahnmedizinDentalassistent*in mit Röntgenberechtigung (RZM)100 %Das Zentrum für Zahnmedizin der Universität Zürich (ZZM) ist ein international anerkanntes Klinik-, Ausbildungs- und Forschungszentrum. In sechs spezialisierten Kliniken und einem Institut arbeiten Zahnärzt*innen und Wissenschaftler*innen an vorderster Wissensfront und in...