Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) principal(e)

Grade: G6 

No. du poste:GENEVA/GS/2024/04

Date de publication:  28 mars 2024
Date de clôture (minuit, heure de Genève):  30 avril 2024

Job ID: 11781 
Département:NORMES 
Unité: NORMES 
Lieu d'affectation:Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
• Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
• Candidats/tes externes*

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 84962 CHF par an.

Le poste est situé au Département des normes internationales du travail (NORMES). NORMES est chargé (i) de concevoir et de mettre en œuvre les activités normatives de l'OIT conformément à la politique normative adoptée par le conseil d'administration ; (ii) de soutenir et de servir tous les organes de contrôle de l'OIT et (iii) de promouvoir la communication, la cohérence et la coopération en matière de normes internationales du travail à l'échelle de l'OIT.

Le (la) titulaire fournit un appui de haut niveau et surveille une série de services en matière administrative et financière qui contribuent au fonctionnement efficace du département/pôle dans les domaines de travail comprenant l’appui lié aux programmes, aux achats et aux ressources humaines.  Ce travail nécessite l’interprétation, l’adaptation et l’application correctes des règles, règlements, politiques, procédures et processus en matière financière et administrative du BIT (normes applicables).

Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du Directeur de NORMES.  Le (la) titulaire travaille de manière indépendante, faisant preuve d’un degré élevé d’initiative et de discernement. La supervision reçue est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est intégré avec les services connexes. Le (la) titulaire fournit l’appui, les conseils et la formation pertinents au personnel sur la bonne application des normes applicables. 

Les contacts internes ont lieu avec les diverses unités administratives dans l’ensemble de l’Organisation afin d’obtenir une coopération, de collaborer à la résolution de questions complexes et délicates, de résoudre des problèmes et de coordonner des activités conjointes en vue de la planification et de la prestation efficaces des services administratifs.  Les contacts externes ont lieu avec les participants aux réunions et les prestataires de services; ils visent à coordonner et à assurer le suivi de questions en instance ou à les résoudre.

1. Surveiller un éventail de tâches d’appui en matière administrative et financière, en veillant au respect des normes applicables. Evaluer les besoins d’assistance courants, adapter la prestation de services afin de répondre à l’évolution des besoins et des priorités, et de résoudre les problèmes d’appui opérationnel. 
2. Sous l'autorité déléguée, agir à titre d’agent de certification, veiller à la mise en place d’un contrôle financier interne effectif et à la bonne administration des fonds de l’unité administrative quelle que soit la source de financement. Surveiller, examiner et certifier les transactions financières en veillant à ce qu’elles soient conformes au Règlement financier et aux Règles de gestion financière du BIT ainsi qu’aux exigences des règles et procédures administratives pertinentes. Coordonner les processus de clôture financière de fin d’année.  Traiter les transactions financières plus complexes, telles que les changements d’affectation des programmes, les actes administratifs concernant le personnel, les révisions du budget de la coopération pour le développement, les transferts de dépenses, les paiements par carte de crédit virtuelle (CCV) et le traitement des factures des fournisseurs en cas de divergences et de problèmes de concordance. Assumer le rôle d’agent de certification de remplacement pour d’autres unités administratives en collaboration avec d’autres agents de certification ou à la demande du BUDFIN.
3. Assurer un suivi financier précis et établir des rapports sur les ressources en personnel et autres ressources. Préparer des tableaux d’effectifs et d’autres rapports financiers pour la direction. Préparer et consolider les informations relatives au budget opérationnel afin d’aider la direction à prendre des décisions éclairées en ce qui concerne la préparation du programme et du budget, la gestion du portefeuille de coopération pour le développement et les exercices de planification du travail.
4. Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et financiers pertinents et des développements en la matière. Orienter, guider et former le personnel d’appui administratif afin de créer un environnement de travail qui favorise la cohérence, l’efficacité, l’apprentissage continu et le développement des connaissances. Fournir des orientations et des conseils au personnel sur les processus et les procédures. Se tenir informé(e) des activités et des priorités de l’unité administrative ainsi que de la politique pertinente de l’OIT et des décisions de la direction.
5. Analyser, évaluer et proposer des améliorations à la conception et à la mise en œuvre des méthodes de travail et des processus. Évaluer l’impact des changements et formuler des recommandations sur les mesures de suivi. Travailler en collaboration avec d’autres services d’appui en matière financière et administrative pour assurer un appui intégré et bien coordonné à la mise en œuvre des programmes. 
6. Tenir la direction informée du statut contractuel du personnel et du statut des autres ressources de l’unité administrative. Identifier/anticiper les problèmes potentiels liés aux contrats, au budget et aux ressources humaines et faire des suggestions pour les résoudre.
7. S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.

8. Traiter un large éventail de demandes de renseignements et d’informations et proposer des solutions innovantes à des problèmes sans précédent. 
9. Préparer, rédiger, effectuer un contrôle de la qualité, finaliser et/ou télécharger sur des pages web/diffuser divers courriers généraux et administratifs sortants, rapports, publications et autres documents. Rédiger des notes et des réponses nécessitant des recherches et une compréhension des domaines administratifs et des domaines couverts par le programme de travail. 
10. Veiller à ce que les systèmes de gestion de l’information et les espaces de travail électroniques soient maintenus, mis à jour, accessibles et structurés de manière efficace. 
11. Organiser et coordonner les services administratifs pour les réunions et autres manifestations, y compris de haut niveau. Diriger les services de secrétariat et surveiller les dispositions prises sur le plan logistique, administratif et financier. Etablir des supports d’exposé, des dossiers d’information et d’autres documents, ou surveiller leur élaboration. Rédiger les procès-verbaux et/ou préparer les notes de synthèse des réunions.
12. Servir de point de contact pour les questions administratives relatives à la gestion des performances, aux stagiaires et à d’autres questions de ressources humaines.] 

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.  Formation professionnelle dans un domaine pertinent.

Au moins six ans d’expérience professionnelle pertinente.

Excellente maîtrise de deux langues de travail (anglais, espagnol, français) de l’Organisation.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration, ce poste requiert les compétences suivantes:

Excellente connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels. Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures administratives et financières applicables et à partager ses connaissances.

Connaissance de fond des programmes et des activités de l’OIT.
Capacité à mettre en œuvre de bonnes techniques d’administration financière et de comptabilité et à travailler conformément aux Normes comptables internationales du secteur public (IPSAS).

Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams). 

Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.

Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).
Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.

Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public. 

Excellentes aptitudes à rédiger. 

Capacités d’analyse et souci du détail. 

Capacité à surveiller le travail du personnel d’appui administratif. Avoir l’esprit d’équipe afin de contribuer à un environnement de travail positif et cohésif.
Capacité à comprendre de grandes quantités d’informations liées aux priorités administratives et programmatiques et à travailler efficacement.

Compétences interpersonnelles et aptitudes à la communication. Capacité à interagir avec un vaste réseau de contacts ayant des fonctions de niveau supérieur en faisant preuve de discernement, tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles. 

Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs. 

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.