Aktuelle Jobs im Zusammenhang mit Assistant(e) administratif(ve) - Genève - International Labour Organization

  • Assistant administratif

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz Sigma Vollzeit

    Pour notre client, une entreprise familiale de la place genevoise, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(-ve) pour une durée indéterminée. Assistant(e) administratif(-ve)Le client est ouvert à un taux allant de 50% à 100%.   Responsabilités: Gérer de manière indépendante les aspects administratifs de l'entrepriseRecevoir les appels...

  • Assistant/e Administratif/ve

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz KPMG AG Vollzeit

    Tu souhaites rejoindre un secteur d'activité en pleine croissance au sein d'une société internationale de premier rang ? Notre département Accounting & Payroll Services basé à Lausanne ou Genève est à la recherche d'un/e assistant/e administratif/ve motivé/e et consciencieux/se.Ta contribution chez KPMGSupport administratif des...

  • Assistant-e Administratif-ve dans une Fondation

    vor 3 Wochen

    Genève, Schweiz Fondation des Exercices de l'Arquebuse et de la Navigation Vollzeit

    Relevant il y a plus de cinq siècles d'une confrérie militaire, la société dite « Exercice de l'Arquebuse » fusionna avec celle de « la Navigation » au cours du XIXème siècle pour devenir « les Exercices de l'Arquebuse et de la Navigation » (EAN). Elle demeure de nos jours active...

  • Assistant(e) administratif

    vor 2 Monaten

    Genève, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

      Grade: G5  No. du poste:GENEVA/GS/2024/10 Date de publication: 12 août 2024 Date de clôture (minuit, heure de Genève): 12 septembre 2024   Job ID: 12266 Département: GOVERNANCE Unité: LABGOV Lieu d'affectation: Genève   Type de contrat: Durée déterminée    Le processus de recrutement des services généraux...

  • Assistant Administratif-ve dans une Fondation

    vor 3 Wochen

    Genève, Schweiz Fondation des Exercices de l'Arquebuse et de la Navigation Vollzeit

    Relevant il y a plus de cinq siècles d'une confrérie militaire, la société dite « Exercice de l'Arquebuse » fusionna avec celle de « la Navigation » au cours du XIXème siècle pour devenir « les Exercices de l'Arquebuse et de la Navigation » (EAN). Elle demeure de nos jours active et vivante, faisant perdurer mémoire et tradition au travers de...

  • Secrétaire médicale

    vor 1 Woche

    Genève, Schweiz Swiss Medical Network Vollzeit

    Secrétaire médicale / assistant(e) administratif(-ve) (f/h/x)Description de l'entrepriseLe Centre médico-chirurgical des Eaux-Vives regroupe les cabinets médicaux de plusieurs médecins généralistes et de spécialistes, et offre aux patients des consultations générales et spécialisées et dispose d'un service de consultations urgentes. Les soins...

  • Opportunité pour un Assistant Administratif/ve

    Vor 7 Tagen

    Genève, Schweiz Academic Work Switzerland Vollzeit

    Tu es quelqu’un de proactif, tu as le sens du service et tu es très bien organisé ? Tu as une très bonne maîtrise de l’anglais et tu aimes travailler en équipe? Si tu cherches un poste dynamique et varié dans une structure à taille humaine, n’attends plus c’est une opportunité à ne pas rater !Opportunité pour un/e Assistant/e...

  • Stage Assistant Administratif

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz OK Job SA Vollzeit

    Vous êtes en formation administrative, et une perle de l'organisation et vous recherchez un stage dans le cadre de votre formation ?Nous vous proposons un stage en tant qu'assistant administratif (h/f) au sein de notre agence de Genève, pour le département de l'Hôtellerie -restauration : Stage Assistant AdministratifVous êtes en issu ou en formation...

  • Stage Assistant Administratif

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz OK Job SA Vollzeit

    Vous êtes en formation administrative, et une perle de l'organisation et vous recherchez un stage dans le cadre de votre formation ?Nous vous proposons un stage en tant qu'assistant administratif (h/f) au sein de notre agence de Genève, pour le département de l'Hôtellerie -restauration : Stage Assistant AdministratifVous êtes en issu ou en formation...

  • Assistant administratif

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz Comptoir Immobilier SA Vollzeit

    Le Groupe Comptoir Immobilier est un leader dans le domaine des services immobiliers dont les origines remontent à 1825. Animé d’une culture à caractère familial et humain, nous comptons aujourd’hui plus de 380 collaborateurs répartis entre le siège à Genève et les différentes agences...

  • Assistant-E Administratif-Ve Dans Une Fondation

    vor 3 Wochen

    Genève, Schweiz Fondation des Exercices de l'Arquebuse et de la Navigation Vollzeit

    Votre principale mission sera de gérer le secrétariat de la Fondation des EAN et d'apporter un soutien administratif au comité de Fondation.Votre mission : Vous gérerez le secrétariat de la Fondation : gestion des courriers/courriels, demandes de renseignements, appels, sollicitations, etc.Vous assurerez le suivi administratif des demandes de...

  • Gérant Administratif

    vor 2 Wochen

    Genève, Schweiz Michael Page Switzerland Vollzeit

    Très belle opportunité d'intégrer une régie locale et familiale de la place genevoise.Gérant(e) Administratif(ve) H/FNotre client, une régie de renommée sur Genève, nous mandate pour recruter leur futur(e) Gérant(e) Administratif(ve) H/F.Poste fixe, à 100%.Missions- Établissement des baux, des avenants et suivi des échéances - Établissement des...

  • Assistant-e Administratif-ve dans une Fondation

    vor 3 Wochen

    Genève, Schweiz Fondation des Exercices de l'Arquebuse et de la Navigation Vollzeit

    Votre principale mission sera de gérer le secrétariat de la Fondation des EAN et d'apporter un soutien administratif au comité de Fondation. Votre mission : Vous gérerez le secrétariat de la Fondation : gestion des courriers/courriels, demandes de renseignements, appels, sollicitations, etc. Vous assurerez le suivi...

  • Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) principal(e)

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

      Grade: G6  No. du poste:GENEVA/GS/2024/14 Date de publication: 16 August 2024 Date de clôture (minuit, heure de Genève): 16 September 2024   Job ID: 12286 Département: WORKQUALITY Unité: WORKQUALITY Lieu d'affectation: Genève   Type de contrat: Durée déterminée    Le processus de recrutement des services...

  • Assistant.e Administratif/-ve

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz Accès Personnel SA Vollzeit

    Assistant.e Administratif/-ve / Chargé.e de relations clients - (Suisse-allemand/Allemand C1)Missions :Appliquer les directives du Programme des Mesures Sociales et respecter les législations en vigueur (OJar, LJar).Gérer et améliorer les processus de traitement des alertes sur une plateforme en ligne.Assurer la gestion administrative des dossiers...

  • Assistante administrative qualité H-F

    Vor 2 Tagen

    Genève, Schweiz Randstad Vollzeit

    Description du posteNous recherchons pour l´un de nos clients pour un poste fixe à100% : un(e) Assistant(e)administratif(ve) qualité Français/ AnglaisVoici les missions quit´attendent:Réception, gestion et vérificationd'analyse de matières premières,Informer et faire un retour auprèsdes fournisseurs et des clients en cas denon-conformité,Suivi des...

  • Stage Assistant Administratif

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz OK Job SA Vollzeit

    Vous êtes en issu ou en formation administrativeVous êtes très organisé(e), vous aimez l'ordre et la gestion administrative. A l'aise avec les gens vous aimez le contact humain et vous savez vous adaptez. Le travail bien fait et la rigueur font partie de vos habitudesVous êtes motivé(e), souple et diplomateVous gérez parfaitement le stress, vous êtes...

  • Stage Assistant Administratif

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz OK Job SA Vollzeit

    Vous êtes en issu ou en formation administrativeVous êtes très organisé(e), vous aimez l'ordre et la gestion administrative. A l'aise avec les gens vous aimez le contact humain et vous savez vous adaptez. Le travail bien fait et la rigueur font partie de vos habitudesVous êtes motivé(e), souple et diplomateVous gérez parfaitement le stress, vous êtes...

  • Assistant-e vente immobilier résidentiel

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz Pilet & Renaud Transactions SA Vollzeit

    Chez Pilet & Renaud, nous sommes inspirés et animés par un esprit d‘équipe favorisant l’évolution, l’apprentissage, et la valorisation des compétences.Pilet & Renaud Transactions SA, société dédiée uniquement au courtage recrute, pour son activité de vente immobilier...

  • Assistant-e vente immobilier résidentiel

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz Pilet & Renaud Transactions SA Vollzeit

    Chez Pilet & Renaud, nous sommes inspirés et animés par un esprit d‘équipe favorisant l’évolution, l’apprentissage, et la valorisation des compétences.Pilet & Renaud Transactions SA, société dédiée uniquement au courtage recrute, pour son activité de vente immobilier...

Assistant(e) administratif(ve)

vor 5 Monaten

Genève, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

 

Grade: G5 

No. du poste:GENEVA/GS/2024/08

Date de publication: 6 mai 2024
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 6 juin 2024

 

Job ID: 11951 
Département: FINANCE 
Unité: BUDFIN 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 

 

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
  • Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
  • Candidats/tes externes*

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 77 571 CHF par an.

Structure organisationnelle

Le poste est situé à la Direction du budget et des finances (BUDFIN) au sein du Département de la gestion financière (FINANCE).  Le BUDFIN est chargé de la gestion et du contrôle de toutes les opérations budgétaires, salariales et de paiement lié aux fonds gérés par l'OIT, ainsi que de l'élaboration et de la mise en œuvre des directives, politiques et procédures financières, dans le but d'assurer une gouvernance efficace de l'OIT.

 

 

Mission principale

Le (la) titulaire fournit une série de services d’appui administratif et bureautique qui contribuent au fonctionnement harmonieux et efficace du service/département. Les domaines de travail comprennent l’administration générale et l’appui bureautique, ainsi que l’appui lié aux ressources humaines, aux finances et aux achats, ce qui nécessite l’utilisation et l’application correctes des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et processus administratifs et financiers du BIT (normes applicables).

 

Supervision reçue/exercée

Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du (de la) chef(fe) de Budget et des finances (BUDFIN).  Le (la) titulaire travaille de manière indépendante pour fournir des services d’appui spécialisés. Son travail est revu pour s’assurer que les résultats sont fournis en temps voulu. La supervision reçue est centrée sur la qualité de l’exécution des processus et sur la fourniture d’un appui technique et d’une aide au développement. Le (la) titulaire fournit des orientations et peut attribuer des tâches au personnel de bureau et d’appui administratif.

 

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec diverses unités administratives de l’ensemble de l’Organisation afin de coordonner les réunions, d’obtenir un appui, de clarifier et d’échanger des informations et d’assurer le suivi des mesures administratives et des délais. Les contacts externes ont lieu avec les visiteurs, les participants à des réunions et les prestataires de services; ils visent à échanger des informations pour la résolution de questions en instance. 

 

Fonctions et responsabilités essentielles
  1. Effectuer et coordonner un large éventail de tâches d’appui administratif et bureautique, en veillant au respect des normes applicables. Surveiller et guider le travail du personnel d’appui administratif et bureautique, établir des priorités de travail, attribuer des tâches et fournir une formation en cours d’emploi, le cas échéant.
  2. Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et financiers pertinents et fournir des conseils et un appui à cet égard, le cas échéant. Se tenir informé(e) des activités et des priorités de travail de l’unité administrative. 
  3. Examiner, traiter et assurer le suivi des communications entrantes, y compris sur des questions sensibles et confidentielles. Traiter les demandes d’informations administratives et générales. Préparer, rédiger, effectuer un contrôle de la qualité, finaliser et/ou télécharger sur des pages web/diffuser divers courriers généraux et administratifs sortants, rapports, publications et autres documents. Fournir des traductions informelles.
  4. Tenir à jour l’agenda du (de la) supérieur(e) hiérarchique. Fixer les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités, y compris pour les délégués et les autres fonctionnaires de haut niveau. Accueillir et guider les visiteurs dans les salles de réunion. Préparer les dossiers de mission. Aider à l’organisation des voyages officiels. Préparer des estimations de coûts.
  5. Veiller à ce que les systèmes de gestion de l’information et des dossiers et les espaces de travail électroniques soient maintenus, mis à jour, accessibles et structurés de manière efficace.
  6. Gérer les données de base pour les flux de travail de la hiérarchie d'approbation financière pour les achats et les voyages, y compris la gestion et l'affectation des groupes d'approbation dans MS Visio et le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP).  
  7. Contrôler et traiter les demandes de nouveaux accès financiers dans le portail de services de l'OIT (Jira).Traiter et assurer le suivi d’un large éventail de transactions à l’aide du progiciel de gestion intégré (ERP), en vérifiant que les informations sont complètes et conformes aux normes applicables. 
  8. Fournir, organiser et coordonner une série de services d’appui administratif et logistique pour les réunions et autres manifestations. Assurer, dans les délais impartis, l’établissement, la traduction, la publication et la diffusion de documents (supports d’exposé, dossiers d’information et documentation connexe). Rédiger les procès-verbaux des réunions sur demande.
  9. Effectuer des tâches d’administration des congés. A la demande du (de la) supérieur(e) hiérarchique, fournir des informations sur les déplacements officiels, les congés et les horaires de télétravail.
  10. Servir de point de contact pour les questions administratives relatives à la gestion des performances, aux stagiaires et à d’autres questions de ressources humaines. 
  11. Gérer les fournitures, le mobilier et l’équipement de bureau. Organiser les déménagements de bureaux en fonction de calendriers convenus et aider à leur exécution. Gérer la logistique des mouvements de personnel. 
  12. S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.
section facultative (si nécessaire) - Exigences minimales Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience professionnelle pertinente.

Langues

Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.

Connaissances et compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT (intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration), ce poste requiert les compétences suivantes:


Bonne connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels concernés. Capacité à interpréter et à travailler dans le cadre des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.


Connaissance des programmes et activités de l’OIT.


Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).


Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.


Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).


Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.


Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public. 


Solides aptitudes à rédiger. 


Capacités d’analyse et souci du détail. 


Aptitudes interpersonnelles et à la communication. Tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.


Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.

 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.