Chef(fe), Unité de la production et de gestion des publications

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Grade: P5

No. du poste: RAPS/6/2023/INTSERV/01
Date de publication: 24 novembre 2023
Date de clôture (minuit, l’heure de Genève): 4 janvier 2024

Job ID: 11435
Département: INTSERV
Unité: PRODOC
Lieu d’affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l’annexe I du Statut du personnel du BIT.
• Les candidats/tes externes.

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l’organisation sont encouragé(e)s à postuler. .

Les candidatures des fonctionnaires qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

L’OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l’OIT (gouvernements, organisations d’employeurs et d’entreprises, et organisations de travailleurs).

Les candidatures émanant de personnes originaires d’Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d’Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l’attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées

Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d’évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.

Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l’OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.

Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n’ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n’est pas l’une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d’au moins une des langues de travail du BIT. S’ils sont nommés, ils peuvent être tenus d’acquérir la connaissance d’une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.

Le poste est à pouvoir dans l’Unité de la production des publications (PRODOC) au sein du Département de l’administration et des services internes (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion générale des installations, des biens et des stocks, de la sûreté et de la sécurité, de l’impression, de la publication et de la distribution, des privilèges diplomatiques, des déplacements et des transports, de l’utilisation des espaces publics et des services internes généraux. PRODOC est responsable de tous les aspects de l’édition, y compris le libre accès, le droit d’auteur, la conception, l’édition / la relecture / le contrôle de la qualité, la production numérique et l’impression interne et externe. L’unité produit et distribue les documents officiels du BIT ainsi que la plupart des publications publiées au siège du BIT.
Le/la titulaire du poste est responsable de la gestion de l’unité PRODOC, qui comprend les services de gestion des projets de publications (PPM), les services de conception (DESIGN) et les services de gestion de la production (PMSERV).
Le/la titulaire du poste rendra compte à la Directrice d’INTSERV.

1. Planifier, gérer et coordonner le travail de l’unité dans les différents services. Établir des priorités conformément à la stratégie de publication du Bureau, aux priorités de publication définies dans le plan de publication et aux priorités du Département. Élaborer les plans de travail de l’unité, définir des paramètres de performance et suivre les progrès réalisés au regard de ces paramètres. Fournir des conseils, un retour d’information et un encadrement au personnel.
2. Gérer et contrôler l’utilisation efficace et efficiente des ressources et des actifs alloués à PRODOC. Déterminer les besoins en outils, équipement et personnel, y compris en associant de manière optimale les capacités internes et l’assistance externe, pour la production numérique et imprimée, le stockage et la distribution. Veiller à ce que le développement de la production de publications numériques, l’édition numérique et sa mise en œuvre soient gérés sans dépassement du cadre budgétaire convenu.
3. Préparer des documents conceptuels, politiques et stratégiques et fournir des conseils techniques spécialisés à la direction sur la gestion de l’édition, de la production et de la distribution des publications, les évolutions technologiques, les bonnes pratiques et les normes de qualité pour les publications de l’OIT. Élaborer et/ou contribuer à l’élaboration des politiques et procédures du Bureau conformément à la politique en matière de publications. Fournir à la direction des statistiques opérationnelles et des analyses coûts-avantages et formuler des recommandations pour améliorer les services.
4. Veiller à ce que PRODOC remplisse son rôle de référent pour toutes les publications, y compris les conseils éditoriaux, les droits d’auteur, les coéditions et les ventes, afin de garantir une production et une diffusion de qualité et dans les délais des publications stratégiques du BIT.
5. Fournir des conseils stratégiques pour les services de conception conformément aux priorités, à l’image de marque, à l’accessibilité du Bureau et diriger l’essai et l’introduction de nouvelles technologies dans les services de conception.
6. Fournir des conseils aux services de gestion de la production afin de garantir le développement et la mise à jour en temps utile des modèles de prestation de services conformément aux exigences des clients et aux évolutions technologiques, de manière à assurer le fonctionnement optimal des services d’impression internes, des services d’impression externalisés et des plateformes de gestion de la publication.

7. Planifier et superviser la rédaction et la mise à jour des procédures et processus internes liés aux diverses activités de l’unité et assurer la communication avec les clients ainsi que la fourniture de conseils. Donner des lignes directrices pour l’élaboration et la mise en œuvre de normes de qualité, le contrôle de la qualité et l’assurance de la qualité pour tous les services de PRODOC.
8. Définir les conditions et participer aux négociations avec les fournisseurs et les prestataires de services externes afin d’établir les contrats de service appropriés et de fixer des normes pour le contrôle de la qualité et le suivi des performances opérationnelles des prestataires de services, y compris les droits et les ventes des publications du BIT.
9. Superviser la mise en œuvre de la politique de libre accès dans l’ensemble du Bureau en collaboration avec INFOTEC.
10. Se tenir informé(e) des innovations technologiques dans les secteurs de l’édition et de l’impression et veiller à ce que les méthodes de production et de distribution les plus rentables et les plus appropriées soient utilisées pour répondre à l’évolution de la demande.
11. Coordonner avec le pôle du DDG, DCOMM, pour la mise en œuvre des priorités et des critères aux fins de la production et de la distribution de publications à fort impact. Assurer la coordination avec le Département des relations, des réunions et des documents officiels pour toutes les publications destinées au Conseil d’administration et à la Conférence internationale du Travail, ainsi qu’avec les départements techniques pour les publications relatives à leurs événements.
12. Représenter le BIT lors de réunions, séminaires et groupes de travail interinstitutions sur l’édition, le droit d’auteur et le libre accès, les questions liées à l’impression et à la production de documents et de publications. Représenter le département lors de réunions internes dans ces domaines.
13. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

1. Jouer un rôle directeur au sein de l’unité de travail et faire preuve de clairvoyance.
2. Se charger de l’élaboration et de l’évaluation des programmes. Fixer les priorités et les objectifs de l’unité de travail et organiser les ressources de façon à atteindre ces objectifs.
3. Formuler des propositions de Budget et de Programme, et appliquer les décisions qui influent sur la rentabilité de la gestion du département, du programme ou du secteur. Mettre au point une série de critères permettant de mesurer l’efficacité du programme. Superviser les services administratifs pour un département ou secteur important.
4. Collaborer avec l’équipe de gestion en qualité de membre stratégique et préparer les documents théoriques, stratégiques et politiques. Imaginer, concevoir et mettre au point une série de services, d’instruments et autres activités de soutien connexes. Planifier, organiser et superviser la préparation et la production de documents administratifs et techniques et/ou des principales publications.
5. Fournir des conseils de nature politique sur un large éventail de sujets comme les accords de coopération qui impliquent des activités entre programmes, département ou secteurs, les questions financières ou de personnel et les contrôles de qualité. Identifier, analyser et documenter les expériences acquises à l’issue de la prestation de services, de la mise en œuvre de la coopération technique et autres activités de développement.
6. Planifier et coordonner les activités entreprises en collaboration avec d’autres organisations et/ou organismes.
7. Évaluer les besoins, créer et entreprendre des activités conjointement aux bureaux hors siège et aux mandants. Évaluer les activités entreprises avec les bureaux extérieurs et tirer les conclusions pertinentes. Coordonner les activités de coopération technique pour un département ou secteur important.
8. Représenter l’unité de travail et le bureau dans les réunions internes et externes pour ce qui concerne les questions de politique.
9. Gérer et coordonner d’importantes réunions ou des manifestations spéciales.

Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) dans le domaine de l’édition, de la production numérique, de la communication, de la distribution et de la vente ou dans un autre domaine pertinent. Un diplôme universitaire de premier niveau (licence ou équivalent) dans l’un des domaines susmentionnés ou dans un domaine connexe, assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente, en plus de l’expérience mentionnée ci-dessous, sera accepté en lieu et place d’un diplôme universitaire supérieur.

Au moins dix ans d’expérience avec prise de responsabilité progressive, y compris au niveau international, dans la gestion de l’édition ou de la production numérique et papier. Expérience dans des organisations produisant des publications stratégiques en interne, dans la gestion des droits d’auteur, des ventes et de la collaboration avec les éditeurs. Expérience dans la conversion au numérique, l’innovation et la gestion du changement dans un environnement de production de publications, incluant de préférence la mise en œuvre d’une plateforme de gestion de contenu numérique ou de gestion des actifs.
Expérience dans la gestion d’équipe. Une expérience dans le domaine de l’impression et de la distribution professionnelles sera considérée comme un atout.

Excellente maîtrise de l’anglais ou du français et connaissance pratique de l’autre langue.

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques
Connaissance approfondie des différents aspects de l’édition et du processus d’édition. Bonne connaissance des normes et des nouvelles technologies dans le domaine de l’édition. Bonne connaissance de l’édition xml et des systèmes d’édition xml. Bonne connaissance de la gestion des contrats, de la budgétisation et des activités liées à la passation des marchés. Excellentes compétences en matière de gestion de projet. Capacité à communiquer oralement et par écrit sur des sujets techniques complexes, de manière claire et structurée.
Excellente connaissance des règles et règlements financiers. Connaissance approfondie des politiques, des procédures administratives et des pratiques du bureau. Excellentes compétences en matière d’élaboration, d’exécution, de suivi et d’évaluation de programmes. Compétences et aptitudes avérées en matière de conseil et d’orientation du personnel sur les politiques, les procédures et les pratiques. Compétences et aptitudes avérées en matière de coordination des activités et de formulation de lignes directrices et de politiques. Excellentes compétences rédactionnelles. Excellentes compétences en matière de communication et de présentation. Aptitude à la négociation. Compétences en informatique. Excellentes compétences en matière de supervision, d’organisation et de gestion. Capacité à identifier les activités et les missions prioritaires, à ajuster les priorités en fonction des besoins, à prévoir les risques et à planifier les imprévus. Aptitude avérée à développer, à rechercher des financements, à mettre en œuvre et à évaluer les activités de l’unité, du programme ou du projet. Connaissance approfondie du large éventail de sujets techniques traités par l’unité/le programme. Capacité avérée à contrôler et à évaluer efficacement le programme de travail et les ressources.

Compétences comportementales

Haut niveau d’intégrité. Solides compétences en matière de leadership. Donner l’exemple d’un comportement efficace orienté vers le client. Promouvoir la nécessité de respecter les clients et de travailler selon une approche axée sur le client. Tact et persuasion dans les relations avec les autres. Capacité à développer et à entretenir des partenariats et des relations de travail efficaces. Favoriser le travail d’équipe et la communication au sein de l’unité/du département et avec d’autres départements et groupes. Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.

Conditions d’emploi

• Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d’emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l’intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
• Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
• Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
• Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.

Pour plus d’informations sur les conditions d’emploi, veuillez consulter la page Recrutement sur le plan international sur le site ILO Jobs.

Information importante

Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s’ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l’article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d’un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l’adresse suivante : hrpartner@ilo.org

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT : ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L’évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d’un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d’assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d’entretien, le BIT se réserve le droit d’utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l’email, etc. afin de procéder à l’évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d’évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

Le OIT applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des atteintes sexuelles et est déterminé à faire en sorte qu’aucun membre du personnel ni aucun bénéficiaire de l’assistance de l’Organisation n’en soient victimes, directement ou indirectement. Pour s’assurer que des personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d‘atteintes sexuelles, d’harcèlement sexuel ou d’autres types de comportements abusifs ne soient pas recrutées par l’Organisation, le OIT peut procéder à une vérification des antécédents des candidats en cours de considération.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l’entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT – ilo@.org – ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n’a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

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