Assistant.e stagiaire du Portfolio MENA

22/02/2024

CDM

 Conditions Générales:

Entrée en fonction : ASAP Durée : 6 mois avec possibilité de prolongation
Taux d’activité : 100%
Lieu de travail : Lausanne (Suisse)

Conditions offertes :
• Rémunération : 2 450 CHF brut/mois x 13,36 mois
• Congés : 25 jours/an
• Télétravail : 3 jours/semaine (si résidence à l’étranger 2 jours/semaine)

Contexte :

La Fondation Terre des hommes (Tdh), dont le siège est à Lausanne et le bureau à Zurich, est la plus grande organisation suisse de défense des droits de l’enfant. En 2022, nous avons soutenu 2.6 millions d'enfants et membres de leurs communautés dans le monde, en concentrant nos efforts sur la santé maternelle et infantile, les enfants et jeunes en situation de migration et l’accès à la justice. Nous avons formé des personnes qui ont à leur tour soutenu 4.5 millions d'enfants et membres de leurs communautés supplémentaires.

Responsabilités principales :

L’assistant.e stagiaire se familiarise avec le fonctionnement interne d’une ONG et acquiert des connaissances et compétences en matière de gestion de cycle de projet et des services support qui y sont liés, ainsi que sur le contexte géopolitique et relatifs aux droits humains et de l’enfant dans la région MENA (Egypte, Liban, Palestine, Jordanie, Syrie, Iraq, Afghanistan), et sur la thématique de la migration dans les régions d’intervention de Terre des hommes.

Détails de la fonction :

MENA – 50%

Ressources humaines 

• Support à l’ouverture de poste, recrutement et départ sur le terrain des nouveaux collaborateurs et nouvelles collaboratrices dans le portfolio MENA
• Support à l’organisation de déplacement du personnel du terrain ou du personnel siège vers le terrain (billets d’avion, visas, ordres de missions, planning, hôtels, perdiems, notes de frais, etc...)
• Mise à jour des outils de suivi

Projets / Stratégie et Recherche de fonds 

• Soutien aux délégations dans les demandes de financement et rapports d’activités
• Soutien au reporting annuel Tdh – MENA et reporting annuel MENA
• Collecte des documents institutionnels au niveau du HQ requis par les bailleurs
• Archivage et classement des documents relatifs
• Support lors de la signature d’un contrat bailleur
• Enregistrement d’opportunités de financement, demandes de financement et contrats sur AidCoverage
• Mise à jour des outils de suivi

Communication 

• Mise à jour et création de matériel de communication
• Communication interne (Newsletter Opérations & News Monitoring)
• Assurer un lien entre le portfolio MENA et le département communication

Administration et logistique 

• Mise à jour des outils de coordination (agenda de meetings, carnet d’adresses, calendriers, etc.)
• Suivi et coordination d’un certain nombre d’activités (reporting annuel, plans d’action annuels, etc.)
• Participation aux réunions, prise des notes, préparation de documents de présentation
• Animation des espaces numériques collaboratifs (SharePoint)
• Légalisations
• Traductions ponctuelles selon compétences

Autres

• Exécution de toute autre tâche validée par le manager, en accord avec les objectifs de stage et selon la charge du travail.

Migration – 50%

• Cartographie et analyse des projets Migrations de Tdh
• Appui à l’élaboration d’analyses du contexte migratoire dans les pays d’intervention de Tdh
• Soutien dans la coordination (agenda de meetings, carnet d’adresses, calendriers, etc...)
• Animation des espaces numériques collaboratifs (SharePoint)
• Participation à l'élaboration de la stratégie de fundraising du programme migration
• Support à la stratégie de plaidoyer
• Exécution de toute autre tâche validée par le manager, en accord avec les objectifs de stage et selon la charge du travail.

Profil :

Formation : Maitrise universitaire

Expérience : Expérience dans le domaine de la migration un atout

Compétences :

• Esprit d’analyse et de synthèse
• Très bonne capacités rédactionnelles et communication orale/écrite
• Esprit d’engagement et sens du travail en équipe
• Capacités d’adaptation, flexibilité, polyvalence, gestion du stress
• Connaissance des mécanismes bailleurs
• Respect des délais et ponctualité
• Connaissance bailleurs humanitaires et développement est un plus

Langues : Français et anglais, courant, arabe un atout

IT : Parfaite maîtrise des outils Microsoft (Word, Excel, Power Point)