Personal Assistant

Standort: Luzern, Global

Startdatum: Herbst 2025

Anstellungsgrad: 60-80%

Ferien: 5 Wochen pro Jahr, pro rata je nach Anstellungsgrad

Über die Position

Für eine sehr anspruchsvolle und vielseitige Stelle suchen wir eine erfahrene und engagierte Persönlichkeit als persönliche Assistentin/einen persönlichen Assistenten. Sie unterstützen eine wohlhabende Privatperson in einer Vielzahl von organisatorischen, administrativen und alltäglichen Aufgaben und tragen zu einem reibungslosen Ablauf des privaten und geschäftlichen Lebens bei.

Ihre Benefits

• Kost und Logie bei Reisen oder Aufenthalten auf Reisen inklusive
• Teilnahme an exklusiven Reisen
• Ein freundliches und angenehmes Arbeitsumfeld

Ihre Aufgabenbereiche

1. Haushaltsmanagement

• Koordination von Haushaltsdienstleistungen wie Putzpersonal und Tierbetreuung bei Abwesenheiten
• Unterstützung bei der Einrichtung und Umgestaltung von Räumen
• Erledigung von Einkäufen und Besorgungen
• Organisation und Überwachung von Garten- und Unterhaltsarbeiten
• Saisonale Dekoration mit frischen Blumen

2. Organisation und Terminmanagement

• Vereinbarung und Koordination von Arztterminen
• Verwaltung der Zeitpläne und Kalender aller Familienmitglieder (z. B. Apple Shared Calendar)
• Planung und Organisation von Tagesaktivitäten, Reisen und Ausflügen
• Buchung von Privatflügen, Chaffeurdiensten und Privat Transfers
• Dokumentenverwaltung (Rechnungen, Versicherungen usw.)
• Einholen und Vergleich von Versicherungsangeboten

3. Administrative Unterstützung

• Entgegennahme von Telefonaten und Beantwortung von E-Mails
• Sortierung und Ablage der Post
• Finanzverwaltung (Rechnungen begleichen, Ausgabenübersichten erstellen)
• Dokumentation von Auslandsaufenthalten
• Recherche zu Themen wie Versicherungen, Kreditkarten und Immobilien
• Organisation von Familienfeiern
• Verwaltung von Autoservices und Bootsangelegenheiten

4. Wirtschaftliches Management

• Einfache Buchhaltungsaufgaben für Familienmitglieder
• Kenntnis und Verwaltung von Loyalitätsprogrammen für Hotels, Flüge und Mietwagen
• Kreditkartenmanagement zur Nutzung von Vorteilen
• Optimierung von Versicherungslösungen und Einholung von Angeboten
• Verwaltung und Kontrolle der Altersvorsorgen der Familienmitglieder

5. Technische Unterstützung

• Unterstützung bei der Nutzung von Smartphones, Laptops und technischen Geräten
• Organisation und Pflege von Fotoalben und digitalen Dokumenten
• Verwaltung von Smart-Home-Geräten und E-Mail-Konten
• Passwort-Management und Installation neuer Apps

6. Gesundheits- und Wohlfühlmanagement

• Begleitung zu Arztterminen
• Unterstützung bei gesunder Ernährung (Vorschläge für Menüs, Einkäufe und Vorbereitung)
• Organisation sportlicher Aktivitäten (z. B. Personal Trainer und Massagen)
• Terminvereinbarungen für Friseur-, Kosmetik- und Spa-Besuche

7. Bildung und Weiterbildung

• Planung und Organisation kultureller Aktivitäten
• Anmeldung zu Kursen und Workshops
• Recherche und Buchung von interessanten Veranstaltungen und Vorträgen

8. Freizeitgestaltung und Hobbys

• Vorschläge und Planung von Freizeitaktivitäten
• Organisation von Tagesausflügen und Spaziergängen mit Hunden
• Unterstützung bei kreativen Hobbys
• Planung und Organisation von Urlaubsreisen und Besuchen der Kinder

Ihr Profil

• Berufserfahrung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung als persönliche/r Assistent/in oder in einer ähnlichen Rolle im Umfeld von UHNWI (Ultra High Net Worth Individuals) oder hochrangigen Führungskräften
• Organisations- und Planungsfähigkeiten: Fähigkeit, komplexe Terminpläne zu koordinieren, Reisen und Veranstaltungen zu organisieren und diverse Haushaltsaufgaben effizient zu managen
• Kenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung: Grundlegende Buchhaltungskenntnisse zur Erstellung und Pflege von Ausgabenübersichten und einfachem Finanzmanagement
• Hohe Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen Informationen und persönlichem Eigentum der Familie mit grösster Diskretion
• Vertrauenswürdigkeit und Integrität: Ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, im Interesse des Prinzipals unabhängig und verlässlich zu arbeiten
• Zeitliche Flexibilität: Bereitschaft, auch an Wochenenden, Abenden und kurzfristig zu arbeiten
• Reisebereitschaft: Offenheit für nationale und internationale Reisen, inklusive Aufenthalte auf Spanien und anderen exklusiven Reisezielen
• Sprachkenntnisse: Flissend in Deutsch und Englisch (weitere Sprachen wie Spanisch oder Italienisch sind von Vorteil)
• Kommunikationsstärke: Professionelles Auftreten und exzellente mündliche sowie schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Netzwerkpflege: Erfahrung in der Pflege und Koordination von Kontakten, einschliesslich der Verwaltung und Organisation von Veranstaltungen für Freunde und Bekannte der Familie
• Technisches Verständnis: Sicherer Umgang mit Smartphones, Laptops, und gängigen Software-Anwendungen (z. B. Apple Shared Calendar, digitale Dokumentenverwaltung, Smart-Home-Technologien)
• Digitales Management: Fähigkeit zur Verwaltung und Sicherung digitaler Dateien sowie ein gutes Verständnis von Passwort- und Sicherheitsmanagement
• Interesse an Lifestyle- und Trendthemen: Kenntnisse in den Bereichen exklusive Restaurants, Hotels und aktuelle Trends
• Organisationsgeschick für kulturelle Aktivitäten: Erfahrung in der Recherche und Organisation kultureller Aktivitäten, Kurse, Workshops und Freizeitgestaltung
• Hohes Mass an Genauigkeit: Detailorientierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch kleine Aufgaben präzise und gewissenhaft zu erledigen
• Multitasking und Belastbarkeit: Die Fähigkeit, viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu verwalten, ohne die Qualität zu beeinträchtigen
• Kenntnisse im Haushaltsmanagement: Fähigkeit zur Koordination von Haushaltsdiensten, Dekoration, Gartenarbeiten und Einkäufen
• Verantwortungsbewusste Planung der Gesundheits- und Wohlfühlaktivitäten: Bereitschaft, die Prinzipalin oder den Prinzipal in allen Wohlfühl- und Gesundheitsfragen zu unterstützen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

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Alle Bewerbungen werden streng vertraulich behandelt.