HR Coordinator, CDM de 12 mois à 100

Assister le HRD, le HRBP et le Payroll & HR Op. Specialist du Hub Suisse dans les missions RH courantes. Coordination des tâches administratives RH pour la population des 3 entités légales (CSA, CGI et Facto). Relai RH pour le personnel terrain CH romand et CH alémanique.Vos responsabilités:Cycle de vie des collaborateurs et support administratif pour les 3 entités (200 collaborateurs):Entrée : rédaction et envoi des contrats de travail (FR/ALL), recensement documents (selon check liste entrée), création des dossiers RH (physique et numérique), et scan des différents documents pour transmission des infos au payroll. Envoi fiche entrée aux différents départements. Compléter fichier central.Mutation : rédaction des avenants, mise à jour des données dans les dossiers (physique et numérique), envoi fiche modification aux différents départements. Scan des documents pour transmission au payroll. Compléter fichier central.Sortie : rédaction des différents documents (lettre licenciement, confirmation fin de contrat). Envoi fiche sortie aux différents départements, envoi du formulaire pour le certificat de travail au N+1 puis établissement du certificat de travail (FR/ALL). Scan et transmission de documents au payroll. Compléter fichier centralAdministratifs RH :Etablissement d'attestations diverses (FR/ALL)Gestion des mises à jour de données sur le site intranet de l'entreprise (annonces entrées, sorties, naissances, mises à jour des documents internes, évènements divers)Traitement des courriers/gestion de la boîte email RHParticipation à l'organisation des divers évènements de l'entreprise (soirée Noël/Noël enfants, team building, sondages, etc)Assister les collaborateurs pour les différentes plateformes/applications : EBC de Trianon, ExpertLine/Tipee, C4U, connexion adresse mail et questions diverses RH.Assurances sociales/permis:En support au Payroll & HR Op Specialist, récolter les documents auprès des collaborateurs pour : renouvellement de permis, allocations familiales, allocations maternité et paternité. Suivi des décisions, transmission des informations au payroll.Gestion des absences En collaboration avec le Payroll & HR Op. Specialist, vérification de la saisie des absences dans le système dédié (Expertline/Tipee) et s'assurer du respect des différents règlements (solde vacances, heures supplémentaires, travail jours fériés/dimanche). Suivi des absences maladie et accident (conformité certificats, prolongation, etc.).Mise à jour à chaque changement des informations sur le fichier envoyé de manière mensuelle à ExpertLine/Tipee (calculs du droit aux vacances, données personnelles, changement de manager, etc.)JubilairesPréparation des listes par année (rapport Finance/Compta avec splitting par département/cost center)Saisie des PO sur le logiciel de comptabilité WorkdayCommande des cadeauxSuivi des factures avec les fournisseurs et validation POPréparation des courriers, envoi des e-mails aux collaborateurs pour le jour J et organisation de la remise des cadeaux en fin d'année. AnniversairesMise à jour du listing des anniversairesEnvoi du listing mensuel à la Retail Manager et Sales Operations Manager pour le personnel terrainGestion de l'envoi des cadeaux pour le terrainEnvoi des emails anniversaire le jour mêmeRemise des cadeaux aux collaborateurs de Plan-les-Ouates Organisation journée onboardingPréparation du dossier du nouveau collaborateur pour le Onboarding (contrat et annexes)Préparation du bureau et du kit d'accueil (vérification du matériel avec IT, Services Généraux, etc)Envoi des invitations pour le 1er jour (mail au nouveau collaborateur, invitations aux différents départements, accueillir le collaborateur le 1er jour, etc.)En collaboration avec le HRBP/HRD présenter la partie « systèmes » au nouveau collaborateur lors de l'onboarding.RecrutementPoster les postes ouverts sur notre plateforme interne et activer les liens pour le posting en externe (Linkedin, OCE, etc)Présélectionner les CVs et les proposer au ManagerPour le terrain (vendeuse et esthéticienne), organiser les entretiens et y participer avec le line Manager.Faire des feedbacks suite aux entretiens et aider à la prise de décision d'engagement.Votre profil:3-5 ans d'expérience dans un département RH/admin du personnelExcellent niveau en français (rédactionnel/oral). Allemand niveau intermédiaire souhaité.Excellente maitrise des outils MS Office (Word avancé et bon niveau d'Excel)Connaissance de SAP/WorkdayCertificat de gestionnaire RH ou équivalentSens aigu de la confidentialité et de la discrétionAutonome, flexible, et excellente organisationPositive, pragmatique, problem solving et analytique