Sachbearbeiter/in Stab Europa und Mittlerer Osten

Sachbearbeiter/in Stab Europa und Mittlerer Osten (E-ME) 2 Tage alt Angaben zum Job Firma Diesen Beitrag können Sie leisten Verantwortlich für das reibungslosen Funktionieren des Sekretariats der Vizedirektor*in und der operationellen Abteilung E-ME und für die Verwaltung ihrer Agenda, für die Planung von Dienstreisen und ihrer Kostenabrechnungen. Administrative Aufgaben wie die Protokollierung fachlich anspruchsvoller Sitzungen, der Qualitätskontrolle der durch den/die Vizedirektor*in unterschriebenen Dokumente, selbständiges Erledigen von interner und externer Korrespondenz, inkl. offizieller Korrespondenz nach protokollarischen Vorgaben. Informationsmanagement: Sicherstellen des Informationsflusses (aus Direktionsbereich, DEZA, EDA, anderen Bundesämtern oder von externen Partnern), selbständiges Einholen, Aufbereiten und Weiterleiten von administrativen Neuerungen und Super-User*in Ablagesysteme Bund (Acta Nova/GAIA). Erstellen und Führen von Statistiken, Tabellen, Projektlisten, Adresslisten, Abwesenheitslisten. Verantwortlich für die Zusammenarbeit der Assistent*innen in der Abteilung E-ME: Zuständig für die Erstellung und laufende Optimierung einer internen Wegleitung, Informationsfluss, Koordination von Arbeiten und Unterstützung je nach Belastung der einzelnen Sektionen und des Stabs. Verantwortlich für verschiedene Stabsaufgaben – je nach Aufgabe selbständig oder in Unterstützung der Beauftragten – im Bereich Koordination, Finanzen, Qualitätssicherung und Kommunikation, z.B. Mitarbeit in der Planung und Durchführung von internen und externen Abteilungsevents (Jahresplanung etc.). Bei Interesse, Koordination und Übernahme der Administrativen Funktion in Bern bei Soforteinsätzen der Humanitären Hilfe. Das macht Sie einzigartig Höhere Berufsbildung oder kaufmännische Grundausbildung; mind. fünf Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion Vertiefte mündliche Sprachkenntnisse in D/F/E, gute redaktionelle Fähigkeiten in Deutsch oder Französisch, sowie des Englischen Ausgeprägte Kenntnisse der entsprechenden Informatikanwendungen (u.a. Acta Nova, Word, Excel, PowerPoint, MS Teams) Erfahrung der Bundesverwaltung, insbesondere EDA/DEZA von Vorteil Interesse an der Internationalen Zusammenarbeit Selbständiges, präzises und zuverlässiges Arbeiten, Eigeninitiative, hohe Flexibilität und Belastbarkeit, teamorientierte Persönlichkeit mit Organisationstalent, die auch in hektischen Situationen adäquate Lösungen findet. Integre und loyale Persönlichkeit. Das bieten wir Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung. Gelebte Vielfalt Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein. Gesund am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit. Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.Die Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) ist das grösste Kompetenzzentrum für internationale Zusammenarbeit der Schweiz. Die DEZA setzt die Aussenpolitik der Schweiz in der Humanitären Hilfe, der Entwicklungszusammenarbeit und der Ostzusammenarbeit um, in Zusammenarbeit mit anderen Bundesämtern. Sie unterstützt die Länder, Armut zu bekämpfen und globale Herausforderungen zu bewältigen. So sorgt die DEZA zum Beispiel dafür, dass benachteiligte Bevölkerungsgruppen einen besseren Zugang zu Bildung und Gesundheit erhalten oder dass Umweltprobleme gelöst werden. Einen Schwerpunkt setzt die DEZA bei fragilen und von Konflikten betroffenen Ländern.