Secrétaire coordinateur ou coordinatrice

Description De L'entreprise
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l'année 2024 en cliquant ici.

Comptant près de 1'100 collaborateurs et collaboratrices, le département de psychiatrie répond à une triple mission portant sur le traitement des troubles psychiques, la formation et la recherche.

Ainsi le département a pour mission de dépister et soigner efficacement des pathologies de plus en plus fréquentes et polymorphes dans le respect des patients et de leurs proches.

Un enseignement de qualité est également assuré par le département aux étudiants mais aussi aux médecins en cours de formation pour le titre de spécialiste en les sensibilisant aux dimensions psychologiques, biologiques et sociales. Le département soutient également une formation de qualité en psychothérapie.

Enfin, le département cherche à comprendre les origines des troubles mentaux à l'aide des neurosciences cognitives et affectives, véritable fleuron du site genevois. A cet effet, il mène une recherche académique et clinique orientée patient répondant à un haut niveau de qualité.

Description Du Poste
Dans cadre de vos activités, vous gérez un secrétariat médical au sein d'une équipe multidisciplinaire , selon les directives et applications informatiques spécifiques institutionnelles des HUG.

Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des patients et patientes en contrôlant leurs données administratives, tout en vous assurant des exigences institutionnelles et médico-légales en vigueur.

Vous vous occupez de l'ouverture, de la constitution, de la mise à jour et de la clôture du dossier médical patient.

Ainsi, vous gérez, informez toute la documentation indispensable des dossiers informatisés, administratifs (sous DPA), médicaux de la patientèle (éventuellement vous dactylographiez sous dictée des rapports médicaux et des résumés d'intervention ambulatoire du Programme de jour – sous DPI). Vous effectuez également la saisie et le contrôle de la facturation des prestataires sous Opale.

Vous avez aussi pour mandat la gestion entière des rapports aux différents partenaires externes (assurances, caisses maladies, OCAS, tribunaux…) en coordination avec le médecin en charge (tenue des délais rigoureuse), ainsi que le stock de matériel et formulaires divers (sous E-Procurement /Qualiac). Vous rédigez la correspondance courante et accomplissez d'autres tâches de secrétariat spécifique.

Qualifications
Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'une formation jugée équivalente dans le domaine du secrétariat médical.

Vous disposez d'une expérience réussie dans la gestion d'un secrétariat médical. Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (niveau ECDL base sur Word et Excel) ainsi que des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG, tels que DPI, DPA, OPALE, Winscribe et GRECO 2, e-Procurement, e-Process.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.

Ponctuelle ou ponctuel, flexible, autonome et fiable, vous avez le sens de l'organisation et des priorités et vous faites preuve d'une très forte résistance au stress. Empathique, vous aimez les contacts humains et faites preuve de tact lors de situation sensible.

Rigoureuse ou rigoureux, flexible et rapide, vous êtes à l'aise à gérer une forte charge de travail, tout en étant fortement sollicité ou sollicitée pour diverses demandes.

Vous êtes une personne motivée à acquérir de nouvelles connaissances et à vous investir dans la fonction. Vous faites preuve d'un bon esprit d'équipe.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction :
• Nombre de poste : 4 postes pour différents services
• Taux d'activité : 80% à 90%
• Classe de fonction : 10
• Contrat : CDI
• Délai de candidature :
• Demande de renseignement : Monsieur Yann Grichting, chef administratif, tél

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.