Executive & Personal Assistant (E&PA)

Wer suchen wir:

Executive & Personal Assistant (E&PA)

Vor Ort in unserem Office in Luzern, Beschäftigungsgrad 100%, Reisebereitschaft

Diese Position richtet sich an eine Executive & Personal Assistant-Persönlichkeit, die dem Gründer-Unterstützung herausragt und durch Kompetenz, Engagement und Herzlichkeit überzeugt. Sie sind eine verlässliche Partnerin bzw. ein verlässlicher Partner für den Gründer und stellen sicher, dass sowohl geschäftliche wie auch private Belange effizient organisiert sind. Sie bewegen sich mühelos zwischen der Vorbereitung von Sitzungen, der Reiseplanung und der diskreten Bearbeitung vertraulicher Angelegenheiten.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

• Proaktive Kalenderführung auf internationaler Ebene, inklusive Koordination von Geschäfts-, und Privat-Terminen.
• Organisation von Reisen, von komplexen Reiseplänen und Visaanträgen bis hin zu persönlichen Verpflichtungen.
• Planung und Koordination wichtiger Meetings und Anlässe, sowohl physisch wie auch virtuell – darunter Panels, GL-Sitzungen sowie Geschäftsessen oder Lunches – inklusive reibungsloser Logistik und Nachbearbeitung.
• E-Mail-Management: Sie behalten den Überblick über das Postfach, priorisieren, beantworten und koordinieren Korrespondenz in Deutsch, Englisch und Russisch.
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, um eine klare Abstimmung und Vorbereitung aller Beteiligten sicherzustellen.
• Erstellung von Präsentationen und Sitzungsunterlagen.
• Verantwortung für finanzielle Themen wie Zahlungen, Spesenmanagement und Budgetüberwachung.
• Hands-on-Mentalität: Sie bringen sich aktiv ein, unterstützen mit praktischen Lösungen und übernehmen Verantwortung, wo immer neue Aufgaben oder Projekte entstehen.

Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Persönlichkeit & Kompetenzen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder ein Hochschulabschluss (B.A.) in Betriebswirtschaft oder ein Diplom als Executive Assistant.
• Eine kontinuierliche berufliche Laufbahn mit mindestens 5 Jahren Erfahrung in einer vergleichbaren EA/PA-Rolle, idealerweise in einem Family Office, im Finanzdienstleistungsumfeld (UHNWI), in einer Anwaltskanzlei oder einem investorenorientierten Unternehmen.
• Ausgeprägte Organisationsstärke und Belastbarkeit mit der Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld qualitativ hochwertige Resultate zu erzielen.
• Muttersprache oder verhandlungssicheres Englisch, Deutsch und Russisch. Weitere Sprachen vom Vorteil.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS Office Suite sowie moderner Collaboration-Tools.
• Ein hohes Mass an Integrität, Diskretion und Fingerspitzengefühl, verbunden mit Ruhe in entscheidenden Momenten und Entschlossenheit, wenn Handeln gefragt ist.
• Eine positive, lösungsorientierte Haltung mit starkem Verantwortungsbewusstsein und Durchhaltevermögen.
• Strukturierte Arbeitsweise mit Blick fürs Detail – ohne den Gesamtüberblick zu verlieren.
• Proaktive Persönlichkeit, die vorausschauend handelt und Dinge selbstständig vorantreibt.
• Gepflegtes Auftreten, Dienstleistungsorientierung und Identifikation mit den Werten und der Mission des Unternehmens.
• Eine Persönlichkeit, die positives Teamklima fördert – zugänglich, freundlich und authentisch, mit der Fähigkeit, sich nahtlos ins Umfeld einzufügen.

Warum diese Rolle & wie Sie sich bewerben

Solche Positionen sind selten. Sie erfordern eine besondere Kombination aus Kompetenz, Diskretion und Persönlichkeit – und bieten im Gegenzug, was viele Fachpersonen am meisten schätzen: eine starke Unternehmenskultur und echtes Zugehörigkeitsgefühl.

Sie arbeiten eng mit einem charismatischen, unternehmerisch denkenden Team zusammen und werden Teil davon, in dem Ihr Beitrag gesehen, geschätzt und wirkungsvoll ist.

Warum wir?

• Gemeinsam mit unserem Team werden Sie spannende, wegweisende Unternehmen unterstützen und stärken.
• Diese Rolle bietet Ihnen eine einzigartige Gelegenheit, Ihre Karriere voranzutreiben und dabei wertvolle sowie langfristige Beziehungen aufzubauen.
• Sie werden in einem dynamischen und innovativen Umfeld aufblühen, in dem alle an einer gemeinsamen Vision arbeiten.