Assistent/in Schweizer NGO's

**Zollikofen, Schweiz \| 90-90%** ****Diesen Beitrag können Sie leisten****
* Die Sektionsleitung und das Team bei organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben unterstützen * Die Stellvertretung des Sekretariats der DEZA-Vizedirektorin sicherstellen * Kleine und grosse Anlässe der Sektion und der Abteilung organisieren * Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben erledigen: Terminplanung, Korrespondenz (auf Deutsch, Französisch und Englisch), Dokumente bearbeiten, Informationsmaterial gestalten, Präsentationen erstellen, Anlaufstelle für interne und externe Anfragen * Sitzungen, Veranstaltungen, Geschäftsreisen sowie Besuche planen und organisieren * Daten und Dokumente im Dokumentenmanagementsystem verwalten und pflegen, einschliesslich Ablage und Informationsfluss * Bei der Archivierung von Dokumenten und der Sicherung des institutionellen Gedächtnisses mitarbeiten * Administrative Unterstützung beim Ein- oder Austritt von Mitarbeitenden leisten, Einführungsprogramme zeitnah organisieren * Verantwortung als Super User Acta Nova wahnehmen und die Kohärenz der Acta Nova Prozesse und Struktur innerhalb der Sektion sicherstellen
****Das macht Sie einzigartig****
* Diplomabschluss der kaufmännischen Berufsausbildung sowie mindestens 5 Jahre Berufserfahrung * Mehrjährige Erfahrung in der administrativen Unterstützung des öffentlichen Sektors * Kenntnisse der Bundesverwaltung und der Internationalen Zusammenarbeit sowie deren Arbeitsabläufe von Vorteil * Sehr gute Anwenderkenntnisse der üblichen Informatikpalette und hohe Affinität zu digitalen Arbeitsinstrumenten inkl. Verarbeitungssoftwares sowie die Bereitschaft, die Kenntnisse selbst anzueignen * Erfahrung in der Organisation, Koordination und Planung von Anlässen und Planen sowie terminorientiert Arbeitsweise * Sehr gute Kenntnisse (mündlich und schriftlich) in Deutsch, Französisch und Englisch * Stilsichere und adressatengerechte Kommunikation * Kenntnisse und Kompetenzen im Bereich des internen Verwaltungskontrollsystems, insbesondere in Archievierungsprozessen. * Ausgewiesene Teamfähigkeit, vernetztes Denken, Flexibilität, Antizipation und Engagement
****Auf den Punkt gebracht**** Sie behalten stets den Überblick, arbeiten gerne im Team und schätzen ein dynamisches Umfeld? Dann sind Sie bei uns genau richtig ****Das bieten wir****
* **Arbeiten für die Schweiz** Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung. * **Gelebte Vielfalt** Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein. * **Gesund am Arbeitsplatz** Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit. [Alle Benefits])
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte. Die Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) ist das grösste Kompetenzzentrum für internationale Zusammenarbeit der Schweiz. Die DEZA setzt die Aussenpolitik der Schweiz in der Humanitären Hilfe, der Entwicklungszusammenarbeit und der Ostzusammenarbeit um, in Zusammenarbeit mit anderen Bundesämtern. Sie unterstützt die Länder, Armut zu bekämpfen und globale Herausforderungen zu bewältigen. So sorgt die DEZA zum Beispiel dafür, dass benachteiligte Bevölkerungsgruppen einen besseren Zugang zu Bildung und Gesundheit erhalten oder dass Umweltprobleme gelöst werden. Einen Schwerpunkt setzt die DEZA bei fragilen und von Konflikten betroffenen Ländern. ****Zusätzliche Informationen**** Für zusätzliche Informationen steht Ihnen Frau Haenni, Sektionsleiterin, Tel , gerne zur Verfügung. Bewerbungsfrist: Lohnklasse: unter Vorbehalt der definitive Einstufung der Funktion ****Fragen zur Stelle**** **Pia Hänni** Sektionsleiterin ****Fragen zur Bewerbung****

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