Event Koordinator:in

Intro

Du bist erfahren im Service und hast Lust bei regelmäßig stattfindenden Networking-Treffen hochrangiger Führungskräfte in Zürich zu unterstützen? - Dann ist dieser Job ggf. genau richtig für Dich

Info zu den Events:

• Was? Netzwerktreffen von ca. 10–20 hochrangigen Führungskräften mittelgroßer und großer Firmen, in entspannter Atmosphäre, bei gutem Essen und Trinken.
  
• Wann? 1 Mal im Monat, immer dienstags, mittwochs oder donnerstags von 18:30 bis 23:00 Uhr. Du solltest möglichst immer dabei sein können. Die Termine stehen mindestens 3 Monate im Voraus fest.
• Wo? In Feinkostrestaurants im Zentrum von Zürich.

Startdatum
Mitte bis Ende Januar 2026. Ab da ein Event pro Monat. In der Zukunft ggf. auch mehr Events.

Zeitinvestment
Rechne mit einem Gesamtaufwand von etwa 7–9 Stunden pro Event, inklusive:

• 1 Stunde Vorbereitung
• 4–5 Stunden beim Event
• 1–2 Stunden Nachbereitung

Vergütung
Die Vergütung beträgt pauschal 190 € pro Event, plus 20 € zur Deckung kleinerer Ausgaben wie Druck- und Fahrtkosten. Du solltest in der Lage sein, uns Rechnungen zu stellen.
Über SAWOO SAWOO ist ein internationales, dynamisches, 20-köpfiges Unternehmen aus München. Wir bauen und betreiben Communitys, die Führungskräfte großer Unternehmen zusammenbringen, um diese durch kollaboratives Lernen und Networking zu unterstützen, Herausforderungen zu meistern und sich persönlich sowie beruflich weiterzuentwickeln. Dazu organisieren wir monatliche physische Netzwerktreffen (aktuell ca. 20/Monat), Konferenzen (aktuell 3/Jahr), Podcasts sowie weitere Netzwerk-Möglichkeiten für die Community-Mitglieder. Mitglieder unserer Communitys sind beispielsweise Führungskräfte renommierter Firmen, wie Mercedes, Porsche, Airbus, Amazon, Siemens u. v. m. Unser Ziel ist es, bis 2034 zwei Millionen aktive Mitglieder in unseren Communitys willkommen zu heißen. 
Beispiele der Communitys, die wir betreiben:

• LEADERS IN CONSULTING
• Level Up HR 
• The Procurement Initiative

Besuche unsere Website für weitere Informationen. Verwende eine Suchmaschine → SAWOO GmbH.

Your tasks

Deine Aufgabe:

Du bist verantwortlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer regelmäßig stattfindenden "Confidential Forums".

Vorbereitung:

• Ausdrucken und vorbereiten von Namensschildern und Fragebögen für die Teilnehmer:innen sowie einiger anderer Unterlagen für den Confidential Forum Host.

• Mitbringen anderer kleinerer Materialien, wie Stifte und Clipboards

• Einprägen der Teilnehmernamen, sodass Du diese bei Ankunft persönlich begrüßen kannst.

Während des Confidential Forums:

• Kleinere Vorbereitungen des Veranstaltungsorts und letzte Absprachen mit dem Event Host und dem Personal der Location, bevor die Gäste eintreffen.

• Freundliche Begrüßung der Gäste und Überreichen der Namensumhänger.

• Abhaken und Füllen der Teilnehmerliste und Deiner Aufgabenliste.

• Sicherstellen, dass das Service-Personal die Gäste mit ausreichendem Essen und Getränken versorgt, oder selbst aktiv nach Getränkewünschen fragen.

• Unterstützung des Confidential Forum Hosts bei sämtlichen Angelegenheiten während des Events.

• Aufnehmen von Fotos der Veranstaltung für soziale Medien.

• Filmen der Vorstellungsrunde, sodass wir die Teilnehmenden nach dem Event, basierend auf deren genannten Herausforderungen und Erfahrungen, miteinander verknüpfen können.

• Sicherstellen, dass die Agenda vom Confidential Forum Host grob eingehalten wird.

• Sicherstellen, dass die Gäste einen Exit-Fragebogen vor Verlassen des Events ausfüllen und diese einsammeln.

• Kurzes Interview mit dem Event Host durchführen und aufnehmen. 

Nachbereitung noch am Abend des Events:

• Ausfüllen eines eigenen kleinen Fragebogens, um uns Feedback zum Event zu geben.

• Ergänzen der Teilnehmerliste mit den bei der Vorstellungsrunde genannten Herausforderungen und den Erfahrungen der Teilnehmenden (unterstützt durch die Videoaufzeichnung).

• Sicherstellen, dass die Teilnehmerliste vollständig und korrekt gefüllt ist.

• Upload der Teilnehmerliste sowie sämtlicher Fragebögen, Bilder und Videos.

Deine Ziele: 

• Above & beyond guest experience: Wir bieten erstklassigen Service, um einen unvergesslichen Aufenthalt bei unseren Confidential Forums zu gewährleisten. Dazu übertreffen wir die Erwartungen unserer Community-Mitglieder und konzentrieren uns auch auf Kleinigkeiten, denn diese sind am Ende ausschlaggebend.

• Saubere Arbeitsweise: Du lässt bei der Vor- und Nachbereitung der Events große Sorgfalt walten. Speziell stellst Du sicher, dass uns die Teilnehmerliste, Fragebögen, Bilder und Videos absolut vollständig und noch am Abend des Events erreichen.

• Proaktive Kommunikation: Du kommunizierst proaktiv, wenn Du Feedback oder Anregungen hast, oder Dir ein Missgeschick unterlaufen ist. Denn nur so können wir immer besser werden.

Your profile

• Du verfügst über mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Hotellerie (bevorzugt Empfang oder Service),  Gastronomie oder High End Eventbranche und weißt somit, was exzellenten Service ausmacht

• Du gehst sicher und professionell mit internationalen Gästen und Führungspersonen um

• Du sprichst muttersprachliches Deutsch und kannst flüssig auf Englisch kommunizieren

• Du bringst vollen Einsatz, bist proaktiv und hast Lust Gas zu geben

• Du bist zuverlässig und lässt große Sorgfalt bei der Vor- und Nachbereitung der Confidential Forums walten

• Du bist offen für Feedback und neue Ideen

Benefits

• Wettbewerbsfähige Vergütung von 210 € pro Event.
• Gute Planbarkeit, da die Event-Termine mindestens 3 Monate im Voraus feststehen.
• Direkter Kontakt zu hochrangigen Entscheidungsträger:innen, renommierter Unternehmen und Einblicke in deren Denken, Handeln und Herausforderungen.
• Spannende Einblicke in aktuelle Trends und Herausforderungen verschiedener Branchen.
• Entwickeln organisatorischer und kommunikativer Fähigkeiten sowie Erfahrungen im Eventmanagement sammeln.

Outro

Für weitere Informationen, Einblicke und unsere Unternehmenswerte besuche unsere Website. Verwende eine Suchmaschine → SAWOO GmbH.

Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören

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