Assistant-e de direction 80
vor 2 Wochen
Type de poste: CDI - Temps partiel (80%)
Date d'entrée : Dès que possible
Engagement : Poste stable et à long terme
Rémunération : CHF 85'000 – CHF 91'000
Référence : ID-440
Nous recherchons un-e assistant-e de direction hautement structuré-e et polyvalent-e pour rejoindre un family office privé. Directement rattachée au Managing Director, l'employé-e jouera un rôle clé au cœur des opérations administratives, financières et organisationnelles, tout en veillant à la coordination fluide entre les prestataires, les propriétés et les activités de la famille.
Ce poste requiert une personne rigoureuse, proactive et dotée d'une grande intégrité, capable d'évoluer dans un environnement confidentiel et exigeant. La fonction implique également 2 à 3 déplacements par an dans les propriétés privées de la famille (Europe), ainsi qu'une collaboration régulière avec des interlocuteurs multilingues.
Le candidat idéal maîtrise l'anglais à un niveau professionnel (B2/C1) et possède d'excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles.
Bien que basé principalement au bureau, ce poste offre 1 à 2 jours de télétravail par semaine selon les besoins opérationnels, tout en exigeant une forte réactivité, une gestion autonome des priorités et une grande fiabilité dans l'exécution des responsabilités.
Responsabilités principales
Support au Managing Director
- Assurer l'assistance administrative quotidienne et la gestion des priorités.
- Préparer des présentations PowerPoint claires et professionnelles (travaux en cours, projets, communications aux propriétaires).
- Rédiger procès-verbaux et comptes rendus de réunions ; assurer leur diffusion et le suivi des actions.
- Mettre à jour l'Estate Management Report (rapport global de gestion des propriétés).
- Coordonner les échanges avec les prestataires et fournisseurs externes ; suivre les échéances et livrables.
- Contribuer à la préparation et au bon déroulement des audits internes et externes.
- Tenir à jour les présences, absences, congés, certificats et attestations.
- Effectuer les communications nécessaires au prestataire de paie.
- Mettre à jour le portail RH et produire, au besoin, des rapports RH simples.
- Réceptionner, vérifier et suivre les factures.
- Réconcilier les dépenses (cartes de crédit, espèces) et assurer la traçabilité.
- Mettre à jour des tableaux Excel (CAPEX, suivis budgétaires) ; contribuer aux préparations budgétaires.
- Effectuer le classement et l'archivage comptable selon des standards rigoureux.
- Structurer et maintenir les dossiers fournisseurs, contrats, inventaires et documents légaux.
- Garantir un classement méthodique, des versions maîtrisées et une recherche aisée des documents.
- Organiser les achats et les approvisionnements (propriétés, produits, denrées).
- Gérer les expéditions et les envois (courrier, poste, FedEx) ; réaliser des courses ponctuelles.
- Mettre à jour les inventaires (caves, mobiliers, containers…).
- Tenir à jour les dossiers fournisseurs et carnets de contacts.
- Suivre l'administration de la flotte de véhicules (assurances, documents, échéances).
- Effectuer, à la demande de la Responsable, des réservations et missions ponctuelles pour les membres de la famille.
- Administration RH : suivi présences/absences/congés, certificats/attestations, interactions prestataire paie.
- Comptabilité opérationnelle : suivi et réconciliation des factures et des dépenses (cartes/espèces), appui CAPEX.
- Bureautique avancée :
- Excel (tableaux croisés, formules),
- PowerPoint (présentations exécutives),
- Word & Outlook (rédaction, mise en forme, gestion d'agendas et courriels).
- Archivage & GED : structuration, inventaires, classement rigoureux.
- Logistique & services généraux : achats, envois (poste/FedEx), courses.
- Secrétariat : rédaction de PV et notes, mise en page soignée.
- Appui opérationnel : polyvalence et sens du service.
- Confidentialité & discrétion irréprochables, propres à un family office.
- Autonomie & proactivité : anticipation des besoins, gestion fine des priorités.
- Rigueur & sens du détail : exactitude des données, tableaux tenus à jour, fiabilité des livrables.
- Polyvalence & adaptabilité : aisance sur un périmètre varié, environnement exigeant et dynamique.
- Excellente communication écrite et orale en français et anglais.
- Réactivité & souplesse : capacité à répondre avec célérité à des demandes ponctuelles.
- Expérience confirmée en assistanat de direction (idéalement en family office, immobilier patrimonial, gestion de propriétés ou environnement UHNW).
- Maîtrise démontrée d'Excel avancé, de PowerPoint et des standards de présentation exécutive.
- Anglais B2/C1 maîtrise professionnelle orale et écrite.
- Culture du contrôle interne, du reporting fiable et du respect des procédures.
- Sens aigu de la confidentialité, de l'intégrité et de la loyauté.
- Permis de travail/passeport autorisant l'emploi en Suisse.
- Rattachement direct au Managing Director.
- Le poste offre un cadre de travail structuré avec la possibilité d'effectuer 1 à 2 jours de télétravail par semaine, en accord avec le Managing Director et selon les priorités opérationnelles.
- Confidentialité, loyauté et professionnalisme exigés.
- Attente d'une collaboration durable, fondée sur la fiabilité, la qualité d'exécution et l'esprit de service.
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Assistant(e) commercial(e) et Marketing
vor 1 Woche
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Secrétaire de région
vor 2 Wochen
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Employé·e de perception niveau I
vor 2 Wochen
Nyon, Waadt, Schweiz Etat de Vaud VollzeitMerci de postuler selon les modalités mentionnées sur l'annonce (rendez-vous sur ). Les profils partagés via LinkedIn ne seront pas traités.Description de l'emploiL'activité de perception au sein de l'office d'impôt des districts de Nyon et Morges consiste à traiter des dossiers fiscaux et à recouvrer les impôts dus par les contribuables. Une bonne...
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Personnel de maison expérimenté(e)
vor 2 Wochen
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Assistante dentaire
vor 2 Wochen
Nyon, Waadt, Schweiz Cabinet dentaire Dr. R. Damardji VollzeitPoste d'assistante dentaire à 100% ou temps partiel à convenir. Expérience en chirurgie un plus.Type d'emploi : 100%, Temps de travail : 90-100%, Temps de travail : 60-80%, Temps de travail : 40-60%Lieu du poste : En présentiel
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Ingénieur(e) de test Junior H/F
vor 2 Wochen
Nyon, Waadt, Schweiz WIT PARTNERS SA VollzeitWit partners est un cabinet de conseil Suisse dédié au conseil et à la gestion du capital humain dans le domaine de l'IT et de la Finance.Nous recherchons des candidats motivés, passionnés et soucieux de la qualité. Si vous possédez les compétences et l'expérience requises pour ce poste, n'hésitez pas à postuler dès maintenant. Le PosteNous...
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Nyon, Waadt, Schweiz Ville de Nyon VollzeitVos missionsSoutenir la responsable dans la coordination et mise en oeuvre des mesures de marketing, de communication et de promotions des ventes.Gestion des mises à jour et des news sur le site Internet (maîtrise Wordpress et Drupal un plus) et mise en ligne de posts sur les media sociaux (nouvelles prestations, suivi events, relance events, relais de...
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Nyon, Waadt, Schweiz Haleon VollzeitWelcome to Haleon. We're a purpose-driven, world-class consumer company putting everyday health in the hands of millions. In just three years since our launch, we've grown, evolved and are now entering an exciting new chapter – one filled with bold ambitions and enormous opportunity.Our trusted portfolio of brands – including Sensodyne, Panadol, Advil,...
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Nyon, Waadt, Schweiz CHUV VollzeitContexteLe Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.La Consultation ambulatoire...
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Secrétaire d'unité décentralisée
Vor 7 Tagen
Nyon, Waadt, Schweiz Etat de Vaud VollzeitEn qualité de secrétaire d'unité décentralisée, vous participez à la bonne marche du Gymnase de Nyon et collaborez de manière continue avec les enseignant·e·s, les élèves et les parents.Ainsi vous contribuerez non seulement à l'efficacité administrative, mais aussi au succès global de la mission éducative confiée à l'enseignement...
