Assistant-e de direction 80

vor 1 Woche

Nyon, Waadt, Schweiz Heritage Staffing Vollzeit CHF 85'000 - CHF 91'000 pro Jahr
Lieu d'affectation : Nyon, Canton de Vaud

Type de poste: CDI - Temps partiel (80%)  

Date d'entrée : Dès que possible

Engagement : Poste stable et à long terme

Rémunération : CHF 85'000 – CHF 91'000

Référence : ID-440

Nous recherchons un-e assistant-e de direction hautement structuré-e et polyvalent-e pour rejoindre un family office privé. Directement rattachée au Managing Director, l'employé-e jouera un rôle clé au cœur des opérations administratives, financières et organisationnelles, tout en veillant à la coordination fluide entre les prestataires, les propriétés et les activités de la famille.

Ce poste requiert une personne rigoureuse, proactive et dotée d'une grande intégrité, capable d'évoluer dans un environnement confidentiel et exigeant. La fonction implique également  2 à 3 déplacements par an dans les propriétés privées de la famille (Europe), ainsi qu'une collaboration régulière avec des interlocuteurs multilingues.

Le candidat idéal maîtrise l'anglais à un niveau professionnel (B2/C1) et possède d'excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles.

Bien que basé principalement au bureau, ce poste offre 1 à 2 jours de télétravail par semaine selon les besoins opérationnels, tout en exigeant une forte réactivité, une gestion autonome des priorités et une grande fiabilité dans l'exécution des responsabilités.

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Responsabilités principales

Support au Managing Director
  • Assurer l'assistance administrative quotidienne et la gestion des priorités.
  • Préparer des présentations PowerPoint claires et professionnelles (travaux en cours, projets, communications aux propriétaires).
  • Rédiger procès-verbaux et comptes rendus de réunions ; assurer leur diffusion et le suivi des actions.
  • Mettre à jour l'Estate Management Report (rapport global de gestion des propriétés).
  • Coordonner les échanges avec les prestataires et fournisseurs externes ; suivre les échéances et livrables.
  • Contribuer à la préparation et au bon déroulement des audits internes et externes.
Administration RH
  • Tenir à jour les présences, absences, congés, certificats et attestations.
  • Effectuer les communications nécessaires au prestataire de paie.
  • Mettre à jour le portail RH et produire, au besoin, des rapports RH simples.
Support comptable & budgétaire
  • Réceptionner, vérifier et suivre les factures.
  • Réconcilier les dépenses (cartes de crédit, espèces) et assurer la traçabilité.
  • Mettre à jour des tableaux Excel (CAPEX, suivis budgétaires) ; contribuer aux préparations budgétaires.
  • Effectuer le classement et l'archivage comptable selon des standards rigoureux.
Archivage & gestion documentaire
  • Structurer et maintenir les dossiers fournisseurs, contrats, inventaires et documents légaux.
  • Garantir un classement méthodique, des versions maîtrisées et une recherche aisée des documents.
Logistique & services généraux
  • Organiser les achats et les approvisionnements (propriétés, produits, denrées).
  • Gérer les expéditions et les envois (courrier, poste, FedEx) ; réaliser des courses ponctuelles.
  • Mettre à jour les inventaires (caves, mobiliers, containers…).
  • Tenir à jour les dossiers fournisseurs et carnets de contacts.
Administratif divers
  • Suivre l'administration de la flotte de véhicules (assurances, documents, échéances).
  • Effectuer, à la demande de la Responsable, des réservations et missions ponctuelles pour les membres de la famille.
Compétences techniques requises
  • Administration RH : suivi présences/absences/congés, certificats/attestations, interactions prestataire paie.
  • Comptabilité opérationnelle : suivi et réconciliation des factures et des dépenses (cartes/espèces), appui CAPEX.
  • Bureautique avancée :
    • Excel (tableaux croisés, formules),
    • PowerPoint (présentations exécutives),
    • Word & Outlook (rédaction, mise en forme, gestion d'agendas et courriels).
  • Archivage & GED : structuration, inventaires, classement rigoureux.
  • Logistique & services généraux : achats, envois (poste/FedEx), courses.
  • Secrétariat : rédaction de PV et notes, mise en page soignée.
  • Appui opérationnel : polyvalence et sens du service.
Soft Skills
  • Confidentialité & discrétion irréprochables, propres à un family office.
  • Autonomie & proactivité : anticipation des besoins, gestion fine des priorités.
  • Rigueur & sens du détail : exactitude des données, tableaux tenus à jour, fiabilité des livrables.
  • Polyvalence & adaptabilité : aisance sur un périmètre varié, environnement exigeant et dynamique.
  • Excellente communication écrite et orale en français et anglais.
  • Réactivité & souplesse : capacité à répondre avec célérité à des demandes ponctuelles.
Profil recherché
  • Expérience confirmée en assistanat de direction (idéalement en family office, immobilier patrimonial, gestion de propriétés ou environnement UHNW).
  • Maîtrise démontrée d'Excel avancé, de PowerPoint et des standards de présentation exécutive.
  • Anglais B2/C1 maîtrise professionnelle orale et écrite.
  • Culture du contrôle interne, du reporting fiable et du respect des procédures.
  • Sens aigu de la confidentialité, de l'intégrité et de la loyauté.
  • Permis de travail/passeport autorisant l'emploi en Suisse.
Reporting & Attentes
  • Rattachement direct au Managing Director.
  • Le poste offre un cadre de travail structuré avec la possibilité d'effectuer 1 à 2 jours de télétravail par semaine, en accord avec le Managing Director et selon les priorités opérationnelles.
  • Confidentialité, loyauté et professionnalisme exigés.
  • Attente d'une collaboration durable, fondée sur la fiabilité, la qualité d'exécution et l'esprit de service.
  Important : Seuls les candidats disposant d'une expérience avérée dans un environnement similaire (family office, gestion privée ou contexte UHNW) et titulaires d'un permis de travail valable en Suisse ou d'un passeport européen seront pris en considération.

  • Gérant(e) d'immeubles locatifs

    vor 2 Wochen

    Nyon, Waadt, Schweiz SOCIETE PRIVEE DE GERANCE Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    L'immobilier de tous les possibles. Pour accompagner notre développement, nous recherchons un(e) :Gérant(e) d'immeubles locatifs (ref : 294)Nous offrons :Une structure familiale à taille humaine, à l'écoute de ses clients,Un groupe ambitieux reconnu sur le marché,Une Direction à la portée de ses collaborateurs,Un poste de travail autonome, motivant...

  • Assistant(e) médical(e)

    vor 2 Wochen

    Nyon, Waadt, Schweiz Assisteo SA Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Reconnue et incontournable depuis plus de 20 ans, Assisteo est une agence spécialisée dans la mise à disposition de personnel médical et paramédical. Nous souhaitons recruter un(e) Assistant(e) Médical(e) pour nos clients à Genève.MissionAccueillir les patients et gérer leur planning de rendez-vous de manière efficace, pour leur garantir une...

  • Assistant(e) commercial(e) et Marketing

    Vor 6 Tagen

    Nyon, Waadt, Schweiz immunIT Vollzeit CHF 10'000 - CHF 50'000 pro Jahr

    immunIT est une société dynamique et agile en pleine croissance, elle est spécialisée dans la sécurité des systèmes d'information.Elle accompagne les sociétés dans leur transition digitale à adopter une posture de sécurité sur leurs infrastructures (tant dans les environnements on-premise, Datacenter, et Cloud).Depuis son existence, elle a basé...

  • Assistant Marketing

    vor 1 Woche

    Nyon, Waadt, Schweiz La Couronne S.A. Vollzeit

    Assistant Marketing & Community Management Junior (CDI, 80%)À propos de nousNotre société, spécialisée dans l'univers du cigare et des spiritueux, est active depuis plus de 45 ans et regroupe une vingtaine de collaborateurs répartis sur plusieurs sites à Nyon. Nous offrons une expertise reconnue et un service premium à notre clientèle exigeante.À...

  • Secrétaire de région

    vor 1 Woche

    Nyon, Waadt, Schweiz Etat de Vaud Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    La Direction générale de la mobilité et des routes DGMR recherche un·e secrétaire pour la région Ouest, au sein du Centre d'entretien de Bursins.Le Service intercantonal d'entretien du réseau autoroutier SIERA est un établissement autonome de droit public, qui gère l'entretien courant des 300 kilomètres de réseau autoroutier des cantons de...

  • Un(e) Avocat(e) Collaborateur(trice)

    Vor 2 Tagen

    Nyon, Waadt, Schweiz ABC AVOCATS Vollzeit

    L'Etude ABC Avocats recherche pour compléter son équipe :Un(e) Avocat(e) Collaborateur(trice)Nous recherchons un(e) avocat(e) collaborateur(trice) motivé(e), rigoureux/se et désirant s'investir au sein d'une étude dynamique et en plein développement.Nous offrons un cadre de travail stimulant, au cœur de Nyon, au contact direct d'avocats expérimentés...

  • Employé·e de perception niveau I

    vor 1 Woche

    Nyon, Waadt, Schweiz Etat de Vaud Vollzeit CHF 42'000 - CHF 72'000 pro Jahr

    Merci de postuler selon les modalités mentionnées sur l'annonce (rendez-vous sur ). Les profils partagés via LinkedIn ne seront pas traités.Description de l'emploiL'activité de perception au sein de l'office d'impôt des districts de Nyon et Morges consiste à traiter des dossiers fiscaux et à recouvrer les impôts dus par les contribuables. Une bonne...

  • Personnel de maison expérimenté(e)

    vor 1 Woche

    Nyon, Waadt, Schweiz Multi Personnel Vollzeit CHF 45'000 - CHF 60'000 pro Jahr

    Famille privée résidant dans la région de Nyon recherche un-e Employé-e de maison pour rejoindre son équipe et assurer l'entretien quotidien de la résidence. Rigueur, discrétion et sens du service sont essentiels, de même qu'un haut niveau de professionnalisme et de flexibilité.Mission :Nettoyage et rangement soignés de l'ensemble des pièces de la...

  • Apprenti/e Employé/e de commerce

    Vor 2 Tagen

    Nyon, Waadt, Schweiz Haleon Vollzeit

    Qui sommes-nous :Haleon est un leader mondial de la santé grand public, avec des marques approuvées par des millions de consommateurs dans le monde entier, telles que Voltaren, Otrivin et NeoCitran. Le groupe emploie plus de22'000 personnes dont 1'100 personnes, de 50 nationalités différentes, sur le site de Nyon.Notre objectif est d'offrir une meilleure...

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    Vor 2 Tagen

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