Expert:in HR-Administration

HEKS beschäftigt über 1500 fest angestellte Mitarbeiter:innen. An 24 Standorten in der Schweiz und weltweit in 35 Ländern ist HEKS mit 290 Programmen und Projekten im Umfang von rund 144 Millionen Schweizer Franken tätig. Im Jahr 2024 erreichte HEKS rund 16 Millionen Menschen mit seiner Arbeit.

HEKS verfolgt die Vision einer gerechten Welt, in welcher die Würde aller Menschen respektiert wird, Frieden herrscht und die natürlichen Lebensgrundlagen bewahrt werden. Ziel ist eine Transformation auf sozialer, wirtschaftlicher und politischer Ebene. HEKS leistet einen Beitrag zur Verbesserung der Lebensumstände von Menschen in der Schweiz und weltweit, fordert ihre Rechte ein und sensibilisiert und mobilisiert zu diesem Zweck.

Eine gelebte Diversität - Inklusion ist uns ein Anliegen:

Wir begrüssen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Alter oder sexueller Orientierung.

Unsere HR-Abteilung im Bereich Services stellt HR-Systeme und Richtlinien für die gesamte Organisation bereit. Wir betreuen rund 1'300 Mitarbeitende in der Schweiz sowie Delegierte im Ausland – mit unterschiedlichen Vertragsformen und internationalen Anforderungen.

Wir suchen eine erfahrene HR-Persönlichkeit, die unser Team bei der Betreuung von Mitarbeiter:innen sowie bei der Optimierung und Digitalisierung von HR-Prozessen unterstützt. In dieser Rolle arbeitest Du eng mit dem HR-Team, mit Führungskräften und externen Partnern zusammen und gestaltest Prozesse aktiv mit – von der HR-Administration über HRMS-Projekte bis hin zu globalen Prozessinnovationen.

Expert:in HR-Administration & Projektmanager:in, 100% (auch Teilzeit möglich)
Dein Wirkungsfeld:

• Digitale HR-Systeme: Du unterstützt aktiv bei der Implementierung unseres neuen globalen HR-Systems (HRMS), entwickelst smarte Workflows und schaffst Automatisierungen, die den Alltag effizienter machen
• Prozesse gestalten und verbessern: Gemeinsam mit dem HR-Team treibst du die Weiterentwicklung und Digitalisierung unserer HR-Prozesse voran – praxisnah, lösungsorientiert und zukunftsgerichtet
• Projekte und Beratung: Du wirkst in vielfältigen HR-Projekten mit, berätst Mitarbeiter:innen zu HR-Themen und trägst als Key User unseres HR-Systems massgeblich zur Weiterentwicklung unserer HR-Landschaft bei
• Koordination & Schnittstellenmanagement: Du fungierst als Schnittstelle zwischen internen Stakeholdern (z.B. Vorgesetzte, Personalverantwortliche) und externen Dienstleistern (z.B. Payroll), sorgst für reibungslose Abläufe und stellst sicher, dass alle Prozesse ineinandergreifen. Dank deiner fundierten Kenntnisse in der HR-Administration – insbesondere im Bereich Sozialversicherungen – und deiner Fähigkeit, vernetzt zu denken, erkennst du Optimierungspotenziale frühzeitig und setzt sie gezielt um
• Dokumentation & Schulung: In Zusammenarbeit mit HR Learning & Development organisierst du Schulungen und erstellst die dazugehörigen Unterlagen, damit entsprechendes HR-Wissen in der Organisation leicht zugänglich ist

Das bringst Du idealerweise mit:

• Abgeschlossene höhere Ausbildung im HR, ergänzt durch eine Weiterbildung in Prozessmanagement, KI oder Digitalisierung
• Erfahrung in Projektarbeit und konzeptionellen sowie operativen HR-Tätigkeiten
• Deutsch/Englisch (C2), ergänzt mit Französisch auf gutem Niveau in Wort und Schrift
• IT-Affinität und sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen (HR-) Systemen
• Kenntnisse in agilen Arbeitsformen und/oder New Work ist wünschenswert
• Lösungsorientierte, pragmatische und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Motivierende, umsetzungs- und kommunikationsstark Persönlichkeit mit der Fähigkeit, sich abzugrenzen

Das bieten wir Dir:

• Eine interessante und anspruchsvolle Position in einer breit verankerten NGO
• Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Ein tolles Team aus engagierten und kompetenten Mitarbeiter:innen
• Einblicke in internationale HR-Themen
• Rollenbasierte Zusammenarbeit, die viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum bietet
• Flexible Arbeitszeitmodelle zur optimalen Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Arbeitsort Zürich (beim Schaffhauserplatz) mit moderater Reisetätigkeit innerhalb der Schweiz
• Hervorragende Pensionskasse und grosszügige Anstellungsbedingungen

Die Stelle kann auch Teilzeit oder im Jobsharing besetzt werden, entweder mit zeitlicher oder aufgabenspezifischer Aufteilung. Bitte teile uns mit, in welchem Umfang Du gerne bei HEKS tätig sein möchtest und welche Aufgaben (strategisch/konzeptionell/operativ) Dir besonders zusagen.

Wir sind gespannt auf Dich und Deine Bewerbung – lade Deine Unterlagen einfach in unserem Bewerbungstool hoch. Dossiers von Personalvermittlern nehmen wir nur nach vorheriger Absprache entgegen.

Für vorgängige Fragen steht Dir Kathrin Lampert, HR Business Partnerin, unter Telefon zur Verfügung.

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