Assistent:in der Geschäftsführung

Unser Kunde ist ein etabliertes Architekturbüro in der Stadt Zürich der sich in einer Phase der strategischen Weiterentwicklung befindet. Neben dem erfolgreichen Kerngeschäft in der Architektur wird der Bereich Immobilien gezielt ausgebaut, während interne Strukturen und Prozesse weiter professionalisiert und optimiert werden.

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Für diese Entwicklung suchen wir eine Assistenzpersönlichkeit, die eine anspruchsvolle, inhaltlich vielseitige Rolle schätzt. Sie denken mit, erfassen Zusammenhänge rasch und übernehmen gerne Verantwortung. Gleichzeitig sind Sie bereit, auch koordinative und operative Aufgaben zuverlässig zu übernehmen, etwa die Organisation von Terminen, die Koordination von Beteiligten oder die strukturierte Nachverfolgung von Pendenzen.

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Diese Position richtet sich an Personen mit positiver Einstellung, hoher Dienstleistungsorientierung und Freude an Zusammenarbeit. Wenn Sie es schätzen, in einem professionellen Umfeld mitzuwirken, Prozesse mitzugestalten und etwas aufzubauen, finden Sie hier ein Wirkungsfeld, in dem Sie sich fachlich wie persönlich weiterentwickeln können.

Führungsunterstützende Funktion & Organisationsentwicklung

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in strukturellen und organisatorischen Themen

• Vorbereitung von Präsentationen, internen Informationen und Entscheidungsgrundlagen

• Unterstützung bei Aufbau neuer Arbeitsabläufe und Tools

• Entwicklung und Optimierung von Ressourcen-, Prozess- und Planungstools (z. B. Excel)

• Mitgestalten und proaktiv effizientere Lösungen vorantreiben

• Mitgestaltung im Immobilienbereich

• Recherche zu Bauland, Parzellen und Eigentümer:innen

• Identifikation potenzieller Investitionsmöglichkeiten

• Erstellung von Factsheets, Kerndatenübersichten und Standortprofilen

• Unterstützung beim Aufbau der Immobilienkompetenz im Unternehmen

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Mitgestaltung im Immobilienbereich

• Recherche zu Bauland, Parzellen und Eigentümer:innen
• Identifikation potenzieller Investitionsmöglichkeiten
• Erstellung von Factsheets, Kerndatenübersichten und Standortprofilen
• Unterstützung beim Aufbau der Immobilienkompetenz im Unternehmen

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Buchhaltung & Finanzen (unterstützend)

• Debitorenrechnungen erstellen
• Honorar- und Leistungsaufstellungen nachführen
• Unterstützung bei Auslastungs-, Effizienz- und Projektanalysen

HR-Administration

• Erstellen von Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen
• Erfassen neuer Mitarbeitenden und Pflege von Personalstammdaten
• Koordination des Bewerbungsprozesses (Einladungen/Absagen)
• Stunden-, Ferien- und Abwesenheitskontrolle (Messerli)

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Office Management & Administration

• Empfang, Telefon, Post und Sitzungszimmerorganisation
• Dokumenten- und Ablageorganisation
• Materialbewirtschaftung und Bestandsüberwachung
• Infrastrukturunterhalt (z.B. Kaffeemaschine etc.)

• Positive Grundhaltung, Freude an Menschen und Zusammenarbeit

• Neugier, Lernbereitschaft und Lust sich weiterzuentwickeln

• Hands-on-Mentalität

• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

• Interesse an Immobilien, Zahlen und Organisationsabläufe

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office (v. a. Excel); Messerli von Vorteil, aber nicht zwingend

• Diskretion und Professionalität

• Direkte Zusammenarbeit mit der CEO in einer Schlüsselrolle

• Ein Umfeld, in dem man wirklich etwas bewegen kann

• Entwicklungsmöglichkeiten – fachlich und persönlich

• Spannender Aufbau des Immobilienbereichs

• Ein wertschätzendes Team & moderne Arbeitsumgebung im Herzen von Zürich

Wenn Sie Lust haben, Verantwortung zu übernehmen, sich weiterzuentwickeln und aktiv zum Erfolg eines wachsenden Unternehmens beizutragen, freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme und Ihre Bewerbung.