Administrative assistant 40-50

vor 2 Wochen

Freiburg, Freiburg, Schweiz EPFL Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr
Mission

As the administrative assistant of the HOBEL laboratory at EPFL Fribourg, you will be responsible for the administrative operations that ensure the efficient and professional functioning of the group. You will collaborate closely with the professor, researchers, students, and EPFL administrative services to support the smooth execution of projects and daily activities. In this role, you will play a central part in enabling the lab's research and operational missions. You will work closely with and report directly to the lab head.

Main duties and responsibilities

Financial and Administrative Management

Bookkeeping, invoice creation and payment, and monthly credit card statement preparation
Financial management of budgetary funds, external funding, and projects, in close collaboration with relevant services
Update and maintenance of associated financial platforms (e.g., EPFL GrantsDB, mySNF, etc.)
Preparation and verification of financial reports for laboratory projects
Time-keeping management (Chronos)

Operations and Infrastructure

Management of IT equipment inventory
Management of offices (workspace organization and access control)
Purchase of new equipment and coordination of maintenance for scientific equipment abroad, including export/import logistics with the transport company

Human Resources & Onboarding

Organization of arrivals for new employees and visiting researchers (contracts and hiring procedures, workspace setup, EPFL systems access, visa support, lodging, health insurance)
Onboarding of interns and master's students (accreditation, office access, transportation arrangements, exam coordination)
Follow-up of absences and coordination with administrative services
General liaison with EPFL units, funding agencies, and external partners

Events, Communication & Support

Organization of thesis defenses, group meetings, excursions, and lab-hosted activities
Maintenance and updating of the HOBEL website
Coordination of travel logistics and field trips for team members
Organization of social and team-building events
Updating and maintenance of the professor's agenda

Profile
  • Commercial apprenticeship or equivalent administrative qualification
  • Strong numerical skills; comfortable with Excel and online financial systems
  • Experience in accounting or administrative management of a small-to-mid sized unit (10–20 people)
  • Proactive, autonomous, and reliable in task follow-up
  • Strong communication and problem-solving skills
  • Service-oriented mindset with a high attention to detail
  • Fluency in English and French; German is an asset
  • Interested in working in a research and scientific environment
  • Enjoys taking initiative, anticipating needs, and improving processes.
We offer
  • A stimulating position in an international environment where you can be part of a scientific group working on cutting edge research
  • Flexible working time
  • Excellent conditions
Informations

Contract Start Date : 01/01/2026 

Activity Rate Min : 40.00 

Activity Rate Max : 50.00 

Contract Type: CDI

Duration:  

Reference: 1916 


  • Secrétaire médical-e ou Assistant-e médicale-e

    vor 1 Woche

    Freiburg, Freiburg, Schweiz Hôpital fribourgeois HFR Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Afin de compléter son équipe, la direction médicale recherche pour l-unité de diabétologie de l-**HFR** **Fribourg - Hôpital cantonal,** un-e **Secrétaire médical-e ou assistant-e médicale-e** CDD de 1 année, 40% **Votre mission :** * accueillir les patient-e-s au sein de la diabétologie * assister le personnel médical dans les examens et les...

  • Assistant social

    Vor 2 Tagen

    Freiburg, Freiburg, Schweiz Caritas Schweiz Vollzeit CHF 48'000 - CHF 60'000 pro Jahr

    Agir, tout simplement. En Suisse et dans près de 20 pays répartis sur quatre continents. Engagez-vous avec nous pour concrétiser la vision d'une société solidaire, en tant queAssistant social (h/f/x %Notre Département Migration & Intégration Suisse romande – une antenne de Caritas Suisse à Fribourg employant une centaine de collaboratrices et...

  • Assistant(e) médical(e)

    Vor 6 Tagen

    Freiburg, Freiburg, Schweiz Clinimed Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) Médical(e) doté(e) d'une solide expérience en laboratoire pour renforcer notre équipe. Le ou la candidat(e) retenu(e) jouera un rôle clé dans l'accueil des patients, la gestion administrative et l'organisation du cabinet, tout en réalisant des analyses médicales et en assurant le bon fonctionnement du laboratoire....

  • Assistant administratif

    Vor 6 Tagen

    Freiburg, Freiburg, Schweiz Altrajob SA Vollzeit CHF 45'000 - CHF 60'000 pro Jahr

    Assistant·e administratif·ve (50% - 80 %)Rejoignez une équipe passionnée au cœur d'un environnement stimulant et innovant Votre mission :Vous serez au centre de l'activité quotidienne : un rôle clé pour assurer la fluidité et l'efficacité de nos opérations.Polyvalent·e, organisé·e et rigoureux·se, vous apporterez votre soutien administratif à...

  • es/hes ou socio-é

    vor 1 Woche

    Freiburg, Freiburg, Schweiz Château des enfants Vollzeit CHF 48'000 - CHF 60'000 pro Jahr

    La crèche « Le château des enfants » est une structure d'accueil préscolaire situé à Fribourg près de la gare.Nous recherchons,Deux éducateur/trice ou ASEDans le groupe des 0-2 ansContrat à durée indéterminéTaux : entre 50% et 80%Dès que possible ou à convenirVotre mission :· Accompagner avec bienveillance les enfants dans leur développement...

  • Kommunikationsbeauftragte/r

    Vor 6 Tagen

    Freiburg, Freiburg, Schweiz Etat de Fribourg - Staat Freiburg Vollzeit

    Beschäftigungsgrad: 35-40%Ort / BezirkFribourg, CH, Saane, CHBewerbungsfrist: Datum des Stellenantritts: oder nach VereinbarungVertragsart: Unbefristeter VertragDienststelle: KonservatoriumAnstellungsbehörde / Dienststelle / AnstaltDas Konservatorium (KF) ist eine freiburgische Schule für Musik, Tanz und Schauspiel. Als kulturelle Institution des Staates...

  • Verwaltungssachbearbeiter/in

    Vor 2 Tagen

    Freiburg, Freiburg, Schweiz Etat de Fribourg - Staat Freiburg Vollzeit CHF 80'000 - CHF 120'000 pro Jahr

    Anstellungsbehörde / Verwaltungseinheit / Anstalt Die Einheit für Religionswissenschaft ist Teil des Departements für Sozialwissenschaften. Es besteht die Möglichkeit, diese Stelle mit einer 40%-Stelle in der Einheit für Sozialanthropologie zu kombinieren. In diesem Fall geben Sie dies bitte in Ihr Bewerbungschreiben an (Anzeigenummer 9565). Werden Sie...

  • Verwaltungsassistent/in im akademischen Sekretariat des Studiengangs Pflege

    vor 2 Wochen

    Freiburg, Freiburg, Schweiz HES-SO Vollzeit CHF 21'000 - CHF 42'000 pro Jahr

    Die Hochschule für Gesundheit Freiburg (HfG FR) bietet zweisprachige Studiengänge in Pflege (Niveau Bachelor) und Osteopathie (Niveau Bachelor und Master) an. Zudem betreibt sie angewandte Forschung und Entwicklung und ist in den Bereichen Weiterbildung und Dienstleistungen tätig.Ihre AufgabenAdministratives Mitwirken bei der Bearbeitung der...

  • Secrétaire médical-e d-unité en médecine interne 60

    Vor 4 Tagen

    Freiburg, Freiburg, Schweiz Hôpital fribourgeois HFR Vollzeit CHF 40'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Afin de compléter son équipe, la direction médicale recherche pour le Service de médecine interne de l-**HFR Fribourg - Hôpital cantonal** un-e **Secrétaire médical-e d-unité en médecine interne** 60 % **Votre mission :** * Gestion des séjours hospitaliers afin d-améliorer le flux patient (entrées, séjours, sorties) sous responsabilité...

  • Kommunikationsbeauftragte/r 1

    vor 1 Woche

    Freiburg, Freiburg, Schweiz Etat de Fribourg - Staat Freiburg Vollzeit

    Anstellungsbehörde / Dienststelle / Anstalt Das Konservatorium (KF) ist eine freiburgische Schule für Musik, Tanz und Schauspiel. Als kulturelle Institution des Staates ist es administrativ dem Amt für Kultur (KA) und der Direktion für Bildung und kulturelle Angelegenheiten (BKAD) unterstellt.Das Konservatorium bietet Kurse für alle Altersgruppen an –...