Assistent/in Amtsleitung

Die Sozialhilfe Basel-Stadt hilft Menschen in Notlagen mit Beratung, finanzieller Unterstützung und Integrationsprogrammen. Das Sekretariat der Amtsleitung bildet die zentrale administrative Schnittstelle zwischen dem Amt und dem Departement. Es sorgt für die reibungslose Planung und Durchführung von Geschäften, Anlässen und Terminen, ist erste Kontaktstelle für allgemeine Fragen an die Sozialhilfe und ist verantwortlich für die transparente Dokumentation der Arbeit. Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine/n

**Assistent/in Amtsleitung**:
**50 bis 60% im Job Sharing**:
**Ihre Aufgaben**: In dieser anspruchsvollen Funktion erledigen Sie selbständig alle administrativen Aufgaben für die Amtsleitung und unterstützen die Geschäftsleitung der Sozialhilfe in sämtlichen organisatorischen Fragen. Mit einer transparenten Geschäfts
- und Terminkontrolle sorgen Sie für eine zuverlässige Pendenzenüberwachung aller Geschäfte des Amtsleiters, koordinieren seinen Terminkalender und führen für ihn eigenständig und stilsicher Korrespondenz. Sie sind es gewohnt, rasch und exakt zu protokollieren. Ergänzt wird Ihr Aufgabengebiet durch die administrative Bewirtschaftung des Intranets und Internets. Sie sorgen in Zusammenarbeit mit einer weiteren Mitarbeiterin für effiziente Arbeitsabläufe im Sekretariat der Amtsleitung, pflegen eine dienstleistungsorientierte Zusammenarbeit mit dem Generalsekretariat des Departements, anderen Dienststellen des Kantons und des Bundes sowie mit Privatpersonen und externen Organisationen. Sie sind es gewohnt, Sitzungen sowie weitere interne und externe Anlässe zuverlässig zu organisieren und Gäste zu empfangen.

**Unsere Anforderungen**: Sie verfügen nebst einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung über eine Zusatzausbildung als Direktionsassistent/in und haben mehrjährige Erfahrungen in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung. Eine selbständige, initiative, diskrete und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich. Des Weiteren verfügen Sie über ausgewiesene Sozialkompetenzen und haben ein überdurchschnittliches Qualitätsbewusstsein. Wir erwarten sehr gute Kenntnisse der Office-Anwendungen, Freude am Umgang mit Geschäftsverwaltungssystemen und ein Flair für alle Aspekte einer transparenten und nachvollziehbaren Dokumentation. Teamfähigkeit, Flexibilität und eine sehr gute Organisationsfähigkeit runden Ihr Profil ab.

**Unser Angebot**: Wir bieten eine interessante Aufgabe in einem lebhaften Umfeld. Als Teil unseres motivierten und wertschätzenden Teams sind Sie eine wichtige Stütze der Amts
- und Geschäftsleitung. Als moderne Arbeitgeberin bieten wir Ihnen eine faire und chancengleiche Entlohnung, gute Sozialleistungen, familienfreundliche Rahmenbedingungen sowie flexible Arbeitszeitmodelle, welche es Ihnen erlauben, Ihre berufliche und persönliche Situation im Einklang zu halten.

**Kontakt**: Fragen zur Stelle beantworten Ihnen gerne Ruedi Illes, Amtsleiter Sozialhilfe Basel-Stadt, Telefon:
+41 61 267 02 07

**Bewerbung**: Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen.
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