Office Administrator 80%-100%

vor 2 Wochen

Basel, Schweiz MDPI Switzerland Vollzeit

We are looking for an **Office Administrator** to support the Office Manager in the daily tasks as well as the management of the company’s properties. The position of Office Administrator is full-time (80 - 100%) and permanent position based in our city center office in Basel, Switzerland.

**Tasks & Responsibilities**
- Organizing the office and assisting associates to optimize processes. For example, working collaboratively with office functional staff.
- Project coordination for different departments.
- Property management including maintenance of office equipment.
- Assisting with event administration.
- Coordinating the ordering and inventory management of office, kitchen, grocery, and stationery supplies.
- Assist Office Manager on labor and administrative matters.
- Perform receptionist duties when needed, e.g. greeting and welcoming visitors, answering the office phone and handling incoming and outgoing mail, customer supports, prioritizing as appropriate
- Photocopying, scanning, and filing appropriate documents.
- Providers set up and invoices administration.
- Coordinating travel arrangements for team members.
- Assist with ad-hoc tasks.

**Requirements**:

- Business apprenticeship.
- 2~4 years experience in roles such as Office Administrator, Administrative Assistant. Or experience in similar positions is a plus.
- Ability to take initiative.
- Experience with Word and Excel Microsoft packages and Google Sheet.
- Experience working in an office.
- Excellent written and spoken English & German skills.
- Team player with the capability to work in a dynamic and international environment.
- Organization, planning and problem-solving skills.
- Swiss driving license is a plus.

**About MDPI**

A pioneer in scholarly open access publishing, MDPI has supported academic communities **since 1996**. Our mission is to foster open scientific exchange in all forms, across all disciplines. We operate more than **400 diverse, peer-reviewed**, open access journals supported by over **66,000 academic editors**. We serve scholars from around the world to ensure the latest research is openly and broadly available.

**MDPI is headquartered in Switzerland with additional offices in Europe, Asia and North America**. We are committed to ensuring that high quality research is made available as quickly as possible. We also support sustainability projects, with sustainability as a key theme in many journals and through the MDPI Sustainability Foundation.

**Initiatives**

At MDPI, we develop and maintain various platforms in order to better serve the scientific community. Please find here-below a list of our main platforms:

  • Cad-administrator (a) 80-100%

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Caliqua AG Vollzeit

    Die Caliqua AG mit Sitz in Basel ist in der Schweiz die führende Anbieterin im thermischen Anlagenbau. Wir erstellen schlüsselfertige Energiezentralen in Biomassekraftwerken und Müllverbrennungsanlagen sowie Heizkraftwerke und Fernwärmesysteme. Die Caliqua AG befindet sich in Basel an zentraler Lage am Bahnhof SBB und ist ein Tochterunternehmen der...

  • Office Administrator

    vor 2 Wochen

    basel, Schweiz Monte Rosa Therapeutics, Inc Vollzeit

    Overview Monte Rosa Therapeutics is looking for an experienced Office Administrator to join our global high energy office operations team. This individual will be responsible for Basel office operations as well as providing administrative support for 2 executives located in the Basel office. This individual will manage multiple administrative tasks and will...

  • Ict System-administrator

    Vor 6 Tagen

    Basel, Schweiz persona service AG & Co. KG Vollzeit

    **Herzlich willkommen bei persona service GmbH!**: Wir sind spezialisiert auf die Rekrutierung von ehrgeizigen und ambitionierten Fach - und Führungskräften und unterstützen unsere Kunden bei der Besetzung ihrer Dauerstellen in den Bereichen Office & Management und Technik & Industrie. Als moderner und innovativer Personaldienstleister verfügen wir über...

  • IT System Administrator 50–80%

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz PKS Personal AG Vollzeit

    Bewerben Sie sich ! Share : ID : AB606D7D Kategorie : IT / SAP Region : Basel Referenz : IT System Administrator 50–80% (m / w / d) Halten Sie das digitale Rückgrat stabil! Unsere Mandantin gehört zu den prägenden Kräften im Bereich Logistik- und Kommunikationslösungen mit internationaler Ausrichtung. Am Hauptsitz in der Region Basel werden...

  • Unified Communication Administrator 80-100%

    Vor 6 Tagen

    Basel, Schweiz Hirslanden Corporate Office Vollzeit

    Arbeitsort: Corporate Office | Zürich Besetzung per: nach Vereinbarung Anstellungsart: Unbefristet Referenznummer: 25002 Als grösstes medizinisches Netzwerk der Schweiz setzen wir uns mit unseren Kliniken, ambulanten Operationszentren und Notfallstationen Standards. Erstklassige medizinische Qualität und das Wohl des Menschen stehen für uns im...

  • Oracle Database Administrator

    Vor 6 Tagen

    Basel, Schweiz Cloud orbit Technologies Vollzeit

    Greetings! Job Title : Oracle Database Administrator Job type : Hybrid Work Type : Contract Experience : 4+ Yrs Location : Switzerland Language : English, German B1 Main Skills : Oracle 19/Grid Control/Data Guard Other skills : You are responsible for 1st and 2nd level support of Oracle databases You carry out analyses, troubleshoot errors and...

  • Salesforce Administrator

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz Genedata Vollzeit

    Genedata transforms data into intelligence with innovative software solutions that incorporate extensive biopharma R&D domain knowledge. Multinational biopharmaceutical organizations and cutting-edge biotechs around the globe rely on Genedata to digitalize and automate data-rich and complex R&D processes. From early discovery all the way to the clinic,...

  • Administrator m/w/d 100%

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Fehlen dir Perspektiven in deiner aktuellen Anstellung? Möchtest du mehr? Wir bieten dir eine spannende Stelle als Administrator! Aufgaben Verwaltung von diversen Akten Unterstützung bei der Erstellung und Einholung neuer Verträge und Informationen Erstellung von Deckblättern Eingabe und Pflege von Stammdaten Überwachung von Aktivitäten nach Anweisung...

  • Administrator m/w/d 100%

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Jobted CH C2 Vollzeit

    Fehlen dir Perspektiven in deiner aktuellen Anstellung? Möchtest du mehr? Wir bieten dir eine spannende Stelle als Administrator! Aufgaben - Verwaltung von diversen Akten - Unterstützung bei der Erstellung und Einholung neuer Verträge und Informationen - Erstellung von Deckblättern - Eingabe und Pflege von Stammdaten - Überwachung von Aktivitäten nach...

  • IT System Administrator 50–80%

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz PKS Personal AG Vollzeit

    Bewerben Sie sich ! Share: ID: AB606D7D Kategorie: IT / SAP Region: Basel Referenz: IT System Administrator 50–80% (m/w/d) Halten Sie das digitale Rückgrat stabil! Unsere Mandantin gehört zu den prägenden Kräften im Bereich Logistik- und Kommunikationslösungen mit internationaler Ausrichtung. Am Hauptsitz in der Region Basel werden Technologien...