Office Administrator 80%-100%

Vor 2 Tagen

Basel, Schweiz MDPI Switzerland Vollzeit

We are looking for an **Office Administrator** to support the Office Manager in the daily tasks as well as the management of the company’s properties. The position of Office Administrator is full-time (80 - 100%) and permanent position based in our city center office in Basel, Switzerland.

**Tasks & Responsibilities**
- Organizing the office and assisting associates to optimize processes. For example, working collaboratively with office functional staff.
- Project coordination for different departments.
- Property management including maintenance of office equipment.
- Assisting with event administration.
- Coordinating the ordering and inventory management of office, kitchen, grocery, and stationery supplies.
- Assist Office Manager on labor and administrative matters.
- Perform receptionist duties when needed, e.g. greeting and welcoming visitors, answering the office phone and handling incoming and outgoing mail, customer supports, prioritizing as appropriate
- Photocopying, scanning, and filing appropriate documents.
- Providers set up and invoices administration.
- Coordinating travel arrangements for team members.
- Assist with ad-hoc tasks.

**Requirements**:

- Business apprenticeship.
- 2~4 years experience in roles such as Office Administrator, Administrative Assistant. Or experience in similar positions is a plus.
- Ability to take initiative.
- Experience with Word and Excel Microsoft packages and Google Sheet.
- Experience working in an office.
- Excellent written and spoken English & German skills.
- Team player with the capability to work in a dynamic and international environment.
- Organization, planning and problem-solving skills.
- Swiss driving license is a plus.

**About MDPI**

A pioneer in scholarly open access publishing, MDPI has supported academic communities **since 1996**. Our mission is to foster open scientific exchange in all forms, across all disciplines. We operate more than **400 diverse, peer-reviewed**, open access journals supported by over **66,000 academic editors**. We serve scholars from around the world to ensure the latest research is openly and broadly available.

**MDPI is headquartered in Switzerland with additional offices in Europe, Asia and North America**. We are committed to ensuring that high quality research is made available as quickly as possible. We also support sustainability projects, with sustainability as a key theme in many journals and through the MDPI Sustainability Foundation.

**Initiatives**

At MDPI, we develop and maintain various platforms in order to better serve the scientific community. Please find here-below a list of our main platforms:

  • Cad-administrator (a) 80-100%

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz Caliqua AG Vollzeit

    Die Caliqua AG mit Sitz in Basel ist in der Schweiz die führende Anbieterin im thermischen Anlagenbau. Wir erstellen schlüsselfertige Energiezentralen in Biomassekraftwerken und Müllverbrennungsanlagen sowie Heizkraftwerke und Fernwärmesysteme. Die Caliqua AG befindet sich in Basel an zentraler Lage am Bahnhof SBB und ist ein Tochterunternehmen der...

  • WINDOWS SYSTEMENGINEER

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz HEJUBA Vollzeit

    pulse die europäische smarte Endpoint Management, Protection und Monitoring Software für KMUs, die Ihre Geräte sichert und den Sicherheitsstand… Wir entwickeln und vertreiben pulse: https://start-pulse.hejuba.com/it ein System Management, Protection and Monitoring System. Bewerbung unter: https://hejuba.com/jobs Frist bis 15.01.2026 Wir suchen zum...

  • Office Administrator

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz Deciphex Vollzeit

    **About the Company** Through the work that we do, the team at Deciphex helps pharma to accelerate the process of essential drug development and helps cancer patients get timely and accurate diagnosis. Founded in Dublin in 2017, Deciphex has scaled rapidly to a team of over 100 people and counting who are providing software solutions to address the...

  • Administrator Purchasing

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz Littlebit Technology AG Vollzeit

    Werde ein Bit der Littlebit als **Administrator Purchasing (m/w/d) 100%**: am Standort in Hünenberg Als Administrator Purchasing wirst du täglich mit neuen, interessanten und spannenden Herausforderungen konfrontiert. Als Bindeglied zwischen Einkauf, Herstellern und Verkauf arbeitest du eng mit den Product Managern zusammen. Mit deinen täglichen...

  • Office & order administrator (part-time)

    Vor 2 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Datacolor MMC GmbH Vollzeit

    Datacolor, a global leader in color management solutions, provides software, instruments and services to improve the precision, performance and efficiency of your color workflow. For over five decades, Datacolor has earned our reputation as a trusted leader by delivering unmatched capabilities that rapidly address the full spectrum of color challenges in...

  • Datenbank Administrator

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    **Deine Verantwortung**: - Du übernimmst den **1st **und **2nd Level Support** von **Oracle **Datenbanken. - Du als **Datenbank Administrator** führst Analysen durch, behebst Fehler und stellst Workarounds sowie **nachhaltige Lösungen **bereit. - Du führst periodische **Wartungsarbeiten **an der **Infrastruktur **durch. - Du bist verantwortlich für das...

  • Office & order administrator (part-time)

    Vor 2 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Datacolor Vollzeit

    Datacolor, a global leader in color management solutions, provides software, instruments and services to improve the precision, performance and efficiency of your color workflow. For over five decades, Datacolor has earned our reputation as a trusted leader by delivering unmatched capabilities that rapidly address the full spectrum of color challenges in...

  • Oracle Database Administrator

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    **Deine Verantwortung**: - Du übernimmst die Betreuung des **1st - **und **2nd-Level-Supports **für **Oracle Datenbanken**: - Du als** Oracle Database Administrator **entwickelst **Sicherheits**: - und **Überwachungsrichtlinien**: - Du aktualisierst und erstellst **Unterlagen**: - Du engagierst dich in diversen** IT-Projekten**: - Du analysierst...

  • Junior Administrator Jira

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz Favoris AG Vollzeit

    Unser Kunde**, die Comet Gruppe,** ist ein weltweit führendes Unternehmen, das mit hochwertigen Komponenten, Systemen und Dienstleistungen die Produkte und Prozesse ihrer Kunden im Bereich Röntgen-, Vakuum - und Hochfrequenz-Technologie optimiert. Die Abteilung Business Applications ist Teil der zentralen Dienstleitungen, die die marktorientierten...

  • Purchasing Administrator

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Bürgenstock Hotels AG Vollzeit

    Gelegen im Herzen der Zentralschweiz vor der atemberaubenden Kulisse des tiefblau glitzernden Vierwaldstättersees und umgeben von den schneebedeckten Voralpen, ragt das unvergleichliche Bürgenstock Resort Lake Lucerne empor. - Das Bürgenstock Resort schafft mit seinen vier Hotels - dem Bürgenstock Hotel & Alpine Spa (5* Superior), dem Palace Hotel 1903...