Coordinateur Administratif

L'Institut de hautes études internationales et du développement recrute un/une

**Coordinateur administratif (F/H/D)**

**CENTRE : HOFFMANN CENTRE FOR GLOBAL SUSTAINABILITY**
**CONTRAT : CDM DE 4 MOIS AVEC LA POSSIBILITÉ DE RENOUVELER**
**TAUX D’ACTIVITÉ : 100%, SOIT 40H/SEMAINE**
**DELAI DE POSTULATION : 12.01.2025**
**DÉBUT DU CONTRAT : MARS 2025**

The Hoffmann Centre for Global Sustainability, situé au Geneva Graduate Institute, est un centre de recherche et d'innovation dédié à la promotion de solutions durables pour les défis mondiaux. Notre mission est de catalyser des changements positifs en intégrant des approches interdisciplinaires et en collaborant avec des partenaires internationaux.

Sous la supervisions du-de la Managing Director et en rejoignant notre équipe, vous travaillerez dans un environnement dynamique et stimulant, aux côtés de chercheur-euses et de professionnel-elles engagé-es. Le centre a un impact significatif en influençant les politiques et les pratiques durables à l'échelle mondiale. Si vous êtes passionné par la durabilité et souhaitez contribuer à un avenir meilleur, nous serions ravis de vous accueillir.

**Responsabilités**:**
- Participer à la bonne gestion du Centre dans le cadre de la gestion administrative régulière, tenue des comptes et documents comptables, organisation des évènements ;
- Assurer le suivi des procédures RH, la communication, la correspondance ;
- Soutenir le travail du/de la Managing Director du centre ;
- Soutenir administrativement les projets de recherche ainsi que la gestion des tâches RH en collaboration avec le service RH de l’Institut ;
- Être le point de liaison entre les membres du Centre et une autre unité (comptabilité/RH/autres services) de l'institut ;

Office Management:

- Gérer les tâches administratives et de bureau courantes liées au Centre;
- Gérer les opérations comptables quotidiennes, telles que les paiements, les factures aux partenaires;
- Gérer l'organisation des voyages et l'assurance voyage pour le personnel et les invités ;
- Assurer la liaison avec le Service RH et leur fournir les informations et documents relatifs au personnel du Centre;

Communication et gestion des événements:

- Être en charge de l'organisation et du bon déroulement des événements du Centre (colloques, conférences, réunions et ateliers), la réservation des salles et la restauration ;
- Préparer la page web des événements et assurer la liaison avec les participant.e.s.
- Créer tout le matériel de communication pour les événements (affiches, médias sociaux).
- Créer et gérer le matériel de communication, comme la préparation et l'envoi des bulletins d'information
- Mettre à jour le site web du Centre et les plateformes de médias sociaux
- Être en charge de l’établissement du rapport annuel et de la supervision du travail

Gestion administrative des projets de recherche:

- Gérer l'administration de plus de 10 projets de recherche
- Fournir un soutien administratif général aux projets de recherche
- Travailler en étroite collaboration avec les chercheur.euse.s principaux.ales pour les aider à gérer les projets de recherche
- Assurer la liaison avec le bureau de la recherche, les organismes de financement ainsi que d'’autres services le cas échéant
- Assurer le suivi de l'administration financière des projets de recherche
- Soutenir la préparation des rapports financiers destinés aux donateurs
- Tenir à jour la page de MySNF (ou de tout autre donateur) / assurer la conformité avec les règlements des donateurs, soutenir et soumission des projets

**Pour réussir dans ce rôle vous devrez**:

- Être titulaire d'un Bachelor administration ou jugé équivalent
- Avoir entre 3 et 5 ans dans la coordination/gestion de projets, d'événements et de tâches administratives
- Maîtriser le français et l'anglais (niveau C1 minimum)
- Connaitre Adobe Indesign et les médias sociaux
- Connaitre les outils bureautiques usuels
- Faire preuve d'entregent et de diplomatie dans les interactions que vous aurez
- Avoir un esprit de synthèse
- Faire preuve de flexibilité et d'agilité
- Avoir un sens des priorités et maitriser votre gestion du temps

**Ce que nous allons pouvoir vous apporter**:

- Une grande communauté internationale
- Travailler avec des étudiants et des chercheurs venant d'horizons divers
- Pionnier dans l'exploration des questions de dimension mondiale
- Un environnement de travail flexible, ouvert et international avec une approche collaborative
- 5 semaines de vacances
- Suivez-nous sur LinkedIn

**Notre process de recrutement si vous êtes sélectionné.e**:

- Un entretien à l’Institut ou en visio (selon votre lieu de résidence) avec les Ressources Humaines pour mieux cerner vos motivations et vos compétences personnelles.
- Un dernier entretien avec le.la superviseur.e qui se fera une joie de répondre à vos questions plutôt orientées métier.

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous