Secrétaire - 50%

**Description de l'entreprise**:
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2021 en cliquant ici.

Le Service de médecine de premier recours assure la prise en charge ambulatoire de patient-es adultes relevant de la médecine de premier recours. Ce service offre également des prestations de médecine d’urgence ambulatoire à la population. Dans le cadre des missions d’intérêt général des HUG, il offre l’accès aux soins des populations désavantagées de par leur âge, leur statut social, économique, juridique (requérants d’asile, frappés de non-entré en matière, clandestins, prisonniers), ou leurs habitudes de vie ; au besoin, le service de médecine de premier recours assure également la continuité de leurs soins.

**Description du poste**:
Vous assistez le médecin chef de service et son assistante dans la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines cliniques, académiques et de recherches, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.

Vous organisez les séances et les colloques en utilisant les agendas électroniques institutionnels. Vous préparez, suivez et archivez les dossiers des différents projets de service, rédigez les comptes rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives, notamment la gestion des horaires (VRH), le suivi puis la transmission des évaluations ainsi que des engagements de personnel en lien avec les projets du service. Vous assurez la bonne gestion des facturations et remboursements pour les activités de recherche et de formations, la transmission des congrès et colloques au corps médical, ou en encore le suivi du budget alloué au service et aux projets du chef de service.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec les collaborateurs du service et assurez une continuité dans le secrétariat lors d’absences. Plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

**Qualifications**:
Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical-e, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie d'1-2 ans dans un poste similaire dans le milieu médical.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La maîtrise de l'anglais niveau B1 ou de l’allemand est un réel atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, TEAMS) et vous vous adaptez facilement aux nouveaux outils informatiques.

Doté-e d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress de manière proactive.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.

**Informations complémentaires**:

- Entrée en fonction: Dès que possible
- Nombre de poste: 1
- Taux d’activité: 50%
- Classe de fonction: 11
- Contrat: CDI
Demande de renseignement: Mme S. Scheibler Buchec, assistante du médecin-chef de service, tél.
022 372 95 20

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.