Aktuelle Jobs im Zusammenhang mit Assistant ou Assistante de Direction Et Coordination Du Secrétariat - Genève - Hôpitaux Universitaires de Genève
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Assistant ou Assistante de Direction à 100%
vor 2 Wochen
Genève, Schweiz Ville de Genève VollzeitLe Département de la sécurité et des sports (DSSP) est formé d'une direction et de cinq services (Espace public, Logistique et manifestations, Police municipale, Sports et Voirie-Ville propre) et compte plus d'un millier de collaborateurs et collaboratrices. Ses priorités sont le renforcement de la sécurité de proximité, la valorisation du domaine...
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Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit**Description de l'entreprise**: Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici. Le...
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Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit**Description de l'entreprise** Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici. Le...
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Genève, Schweiz Ville de Genève VollzeitLa Direction du patrimoine bâti (DPBA) du Département de l'aménagement, des constructions et de la mobilité veille à l'entretien, à la rénovation et au développement du parc immobilier de la Ville de Genève (édifices publics et immeubles locatifs). Afin de compléter notre équipe du secrétariat, le service recherche un ou une Assistant...
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Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit**Description de l'entreprise** Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici. La...
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Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève VollzeitDescription de l'entrepriseAvec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.La Direction...
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Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève VollzeitDescription de l'entrepriseAvec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.La Direction...
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Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève VollzeitDescription de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici. La...
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Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit**Description de l'entreprise** Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici. La...
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Genève, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit**Description de l'entreprise**: Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici. La...
Assistant ou Assistante de Direction Et Coordination Du Secrétariat
vor 2 Wochen
**Description de l'entreprise**
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.
Le poste est rattaché à la Direction juridique, intégrité et conformité, qui regroupe les activités juridiques, de médiation, permettant à toute personne d’exprimer ses difficultés ainsi que de traitement des événements indésirables graves sous l’angle de la qualité.**Elle dépend de la direction générale adjointe, qui assure la logistique administrative du conseil d'administration, du bureau du conseil d'administration et du comité de direction.
**Description du poste**
Dans votre rôle d’assistanat de direction, vous assumez en toute autonomie les tâches liées au secrétariat du directeur, en assurant une planification efficace de ses activités et la gestion de son agenda. Vous prenez en charge l’ensemble de la correspondance et la gestion des documents entrants, en priorisant et identifiant les éléments importants à soumettre selon les procédures internes. Vous rédigez la correspondance avec ou sans dictée, réceptionnez les appels téléphoniques, précisez les demandes pour déterminer le niveau d’urgence et l’importance, et prenez les mesures appropriées.
Vous organisez les séances, élaborez les supports et toute la documentation nécessaire aux points abordés. Pendant les séances, vous rédigez les procès-verbaux, assurez leur diffusion et le suivi des actions à entreprendre. Vous gérez de manière autonome certains dossiers, les analysez, sollicitez les ressources nécessaires pour prendre des décisions tout en informant votre hiérarchie de leur évolution. Vous maintenez en tout temps une attitude professionnelle irréprochable, tant en interne qu'en externe, et garantissez la confidentialité totale des situations traitées.
En parallèle, vous assurez la coordination et la gestion du secrétariat de la Direction juridique, intégrité et conformité, supervisant une équipe de 7 secrétaires. Vous participez à la formation de l’équipe ainsi qu’à l’accueil des nouveaux arrivants, et vous engagez dans les tâches liées au secrétariat, comme le suivi, le classement et l’archivage des dossiers. Vous accueillez les visites internes et externes.
En outre, vous veillez à la mise à jour continue des processus garantissant le bon fonctionnement du secrétariat et en développez de nouveaux si nécessaire. Grâce à votre esprit orienté vers les solutions, vous faites preuve d’initiative et proposez des réponses efficaces aux problématiques rencontrées.
**Qualifications**
Vous bénéficiez d’une maturité commerciale complétée par un Brevet Fédéral d’assistanat de direction, ou d’un diplôme jugé équivalent. Vous justifiez d’une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un poste d'assistanat de direction au sein d'une grande structure ainsi que d’une première expérience réussie dans la gestion d’une équipe.
Vous êtes une personne reconnue pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Dans vos précédents postes, vous avez traitez des dossiers complexes et vous êtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manière autonome. Vos qualités d'analyse vous permettent de prendre des décisions sur l'orientation des dossiers avec discernement.
Afin de développer des relations de confiance et favoriser l’esprit de collaboration avec l’équipe, vous détenez d'excellentes qualités relationnelles, telles que l’écoute, la capacité à fédérer et une communication positive. Grâce à votre bonne humeur, vous contribuez à instaurer un environnement de travail agréable et motivant pour l’équipe.
Possédant d'excellentes capacités de communication, vous faites preuve de diplomatie vis-à-vis de vos interlocuteurs et interlocutrices et vous accordez une importance primordiale à la prestation de service et au respect absolu de la confidentialité. De nature flexible, engagée et dynamique, vous privilégiez le travail en équipe et la collaboration.
Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous détenez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.
**Informations supplémentaires**
- Entrée en fonction : dès le 01.12.2025
- Nombre de poste : 1
- Taux d’activité : 100%
- Classe de fonction : 14
- Contrat : CDI
- Demande de renseignements : M. L. Tran, directeur DJIC, tél. 022 372 80 70
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
