Administrative Assistant

vor 2 Wochen

Morges, Schweiz Incyte Corporation Vollzeit

**Summary**

Administrative support for Regional VP, Head of Commercial Operations, Europe and support for Commercial Operations department & activities

**Duties and Responsibilities**

**Administrative Assistant Support Head of Commercial Operations, Europe**- Act as the administrative assistant for the Executive Director Regional VP, Head of Commercial Operations, Europe (including full calendar management, travel & expenses management, coordination of meetings, support the day to day workload, maintain high level of confidentiality)

**Team Meetings and Events**- Organization, coordination and scheduling (logistics) for relevant internal meetings, e.g. Team Meetings, Brand Team Meetings, Workshops, Trainings, Offsite meetings
- Help as appropriate to gather information & prepare presentations for meetings
- Maintain the team spirit in organizing breakfasts, celebrations and other informal events

**Contracts and Finance**- Coordinate and prepare contracts for department leads and team members using relevant company platforms (ICE360 etc) within compliance and legal requirements as well as within company guidelines
- Support the management of the budget (ATLAS) as required
- Manage monthly accrual tracking & process with finance

**Onboarding and New Hire Processes**- Working in partnership with the hiring manager, coordinate of the new hire arrival & welcome (update DLs, Y:drive access, 1:1 intro meetings, facilities)
- New user account creation & reports management for Inspire (commercial training platform)
- Ensure availability of senior commercial operations person for induction presentations

**General Responsibilities**- Update and maintain various contact lists including Commercial Operations distribution list
- Handle team postal
- Organize and maintain Commercial Operations team share files (Y:drive, One Note, Teams, SharePoint) as appropriate
- Teamwork with Administrative Assistants from Region Europe and Reception staff, e.g. Monthly meetings with HQ Admins
- Act as a backup for other Administrative Assistants
- Bi-weekly meetings with relevant team members
- Understand that this role is the ‘hub’ for the team and has a central role in team coordination & success

**Requirements**:

- 5+ years’ experience working for a multi-national company in similar position
- Self-starter who understands how to solve problems on own initiative
- Well organized, willingness to solve problems and honor deadlines, reliable, perfect communication skills
- Discretion & ability to handle sensitive information are a must
- Contribute positively to a strong culture of business integrity and ethics
- Excellent proficiency with Office software systems (Excel, Word, PowerPoint) and Outlook
- Fluent in English and French. German, Spanish, and/or Italian would be a plus
- Willing to travel for work, sometimes on week-ends

  • Assistante Administrative

    Vor 6 Tagen

    Morges, Schweiz Vebego Services Vollzeit

    Assistant*e administrative / RH - Lieu de travail: - Morges - Taux d’activité: - 100% - Date de début d’activité: - De suite ou à convenir - Département: - Administration / RH / Direction Ce que tu peux nous apporter: - Accueil physique et téléphonique des clients et des collaborateurs et répondre à leurs demandes - Gestion et organisation...

  • Assistant-e Médical-e

    Vor 5 Tagen

    Morges, Schweiz MEDICALIS Vollzeit

    **INTRODUCTION**: Vous êtes** assistant-e médical-e** ? Notre partenaire, est à la recherche **D'un(e) Assistant-e médical-e** Pour une longue mission **DESCRIPTION DE LA MISSION**: Vous serez amené(e) à effectuer des tâches administratives (gestion des agendas, facturation, réception..) Vous accueillez les patients, les installer, les rassurer,...

  • Assistant(E) Technique

    Vor 6 Tagen

    Morges, Schweiz Crit Intérim SA Vollzeit

    **Publié le**: 2 juin 2025 **Contrat**: Assistant(e) technique / Temporaire **Début**: A convenir **Contact**: Elisabeth Trouche-Brugger Nos agences de Genève ? Lausanne et notre cabinet CritXpert sont à votre écoute. Mandaté par l?un de nos clients une entreprise de nettoyage du secteur lausannois, nous sommes à la recherche d?un/e Assistante...

  • Assistant-e Médical-e ou Secrétaire Avec Prise de

    Vor 6 Tagen

    Morges, Schweiz HR medical services Vollzeit

    Nous recherchons, pour un cabinet médical, avec deux médecins spécialisées en pédiatrie et idéalement situé au centre de Morges, un-e **Assistant-e médicale ou secrétaire médical-e à 50-70%** **disponible dès le 01.02.2025 ou à convenir** Les tâches principales sont les suivantes: - Accueil des patients-es - Réception téléphonique -...

  • Secrétaire Assistant-e

    vor 2 Wochen

    Morges, Schweiz Canton de Vaud Vollzeit

    En qualité de secrétaire assistant-e, vous participez à la bonne marche de l’établissement scolaire de Préverenges et environs et collaborez de manière continue avec les enseignants, les élèves et les parents. Ainsi vous contribuerez non seulement à l'efficacité administrative, mais aussi au succès global de la mission éducative confiée à...

  • Assistant gérance H/F/D

    vor 1 Woche

    Morges, Schweiz Adecco Vollzeit

    Nous recherchons pour l'un de nos clients, une caisse de pension dans la région de Morges, un Assistant Gérance H/F/D. Poste fixe, ouvert à 80 ou 100%. ResponsabilitésEn étroite collaboration avec la gérante d’immeubles, vous serez chargé·e de : Assurer les tâches de secrétariat courant et gérer la correspondance.Procéder à l’imputation et...

  • Assistant de formation/Assistante de formation

    vor 1 Woche

    Morges, Waadt, Schweiz b-348d-4847-9a57-e884af2ecaaa Vollzeit

    Hotelis Academy Switzerland est un centre de formation spécialisé dans les programmes destinés aux professionnels de la restauration, de l'hôtellerie et des métiers de l'accueil. Basé à Morges, nous développons des formations variées et complètes, dispensées en présentiel dans nos salles, au sein de notre cuisine d'application, ainsi qu'en format...

  • Assistant Médical

    Vor 5 Tagen

    Morges, Schweiz EHC - Ensemble Hospitalier de la Côte Vollzeit

    **_L'Ensemble Hospitalier de la Côte (EHC) propose des consultations ambulatoires en chirurgie vasculaire à AmbYparc, au sein d'Y-parc, dans des locaux neufs et modernes. Les consultations incluent l’évaluation de nouveaux cas, les suivis post-opératoires et les contrôles réguliers, garantissant un accueil de qualité et une prise en charge...

  • Assistant Médical

    Vor 5 Tagen

    Morges, Schweiz EHC - Ensemble Hospitalier de la Côte Vollzeit

    Métier- Centres médicaux / permanences- Type de contrat- Contrat de durée indéterminée au mois- Site- Centre médical Charpentiers- Lieu de travail- Morges - Centre médical Charpentiers- Taux- 80 - 100%**Afin de renforcer notre équipe composée de 7 assistantes médicales et secrétaires, deux apprenties et 7 médecins, nous recherchons pour le centre...

  • Assistant Médical

    Vor 5 Tagen

    Morges, Schweiz EHC - Ensemble Hospitalier de la Côte Vollzeit

    Département Soins aigus et réadaptation Type de contrat Contrat de durée indéterminée au mois Site Centres médicaux de l'EHC Lieu de travail Morges - Centres médicaux Taux 50 - 100% **Nous recherchons pour nos centres médicaux de la région de Morges plusieurs**: **Assistants médicaux (F/H) à 50 - 100%** Afin de renforcer nos équipes,...