Assistant.e en Ressources Humaines

Assistant.e en ressources humaines - Service gestion opérationnel RH - DRH / à 90-100% / en CDI

Temps complet

Equipe/Service: Pont-Rouge -Service ressources humaines

Statut Emploi: Contrat à durée indéterminée

Type de poste: Poste(s) existant(s)

Taux d'activité: 90 à 100%

Direction: Direction des ressources humaines

Classe de fonction: 13

Responsable RH: Mme Bente Everts, responsable des ressources humaines, tél. 022/420.23.14

**Description de l'entreprise**:
L’IMAD est une institution pionnière et de référence dans le maintien à domicile sur le canton de Genève. Elle assure des prestations de soins, de soutien, de prévention et de promotion de la santé 7j/7, 24h/24, à plus de 18'000 patients de tous les âges, dont 25 % ont moins de 65 ans.

Avec ses 2'300 collaboratrices et collaborateurs experts et engagés, dont plus de 50 équipes déployées sur l’ensemble du canton, l’IMAD a pour mission de répondre aux besoins de la population et à son souhait de rester à domicile en autonomie et en préservant sa qualité de vie, lors de périodes de fragilité temporaire ou prolongée. Elle contribue également à limiter la durée des séjours hospitaliers, faciliter le retour à domicile et soulager les proches aidants.

Reconnue pour son expertise et sa qualité des soins, l’IMAD forme depuis toujours la relève des professionnels de la santé et propose à ses collaboratrices et collaborateurs de nombreuses possibilités de formation continue. Elle offre un cadre de travail flexible qui favorise la conciliation entre vie professionnelle et vie privée et des conditions encourageant le développement des compétences ainsi que le partage de connaissances et d’expériences.

**Description du poste**:
**Vos missions et responsabilités**

Gestion administrative et suivi des dossiers
- Assister et seconder les RRH dans la gestion et le suivi administratif des collaborateurs, selon les procédures en vigueur
- Assurer la gestion administrative de l’ensemble des mouvements du personnel, saisir les données, effectuer les vérifications et suivis qui s'y rapportent
- Etablir les autorisations d’engagement / de mutation, constituer les dossiers d’engagement, établir les documents administratifs et contractuels et en effectuer la transmission et le suivi selon les procédures en vigueur
- Garantir l’obtention des documents administratifs nécessaires à la prise d'activité
- Gérer les différents échéanciers et garantir le respect des délais
- Rédiger la correspondance relative à la population sous gestion notamment les certificats / attestations de travail, divers projets de courriers et / ou notes internes sur la base de recherches dans les dossiers administratifs et /ou d’informations fournies par la hiérarchie
- Identifier les situations pouvant sortir du cadre habituel et proposer à sa hiérarchie les actions correctives ou préventive pour remédier à ces situations particulières
- Assurer le soutien administratif des dossiers contentieux en collaboration avec sa hiérarchie
- Assurer la bonne organisation des documents dans les dossiers administratifs du personnel, leur classement et archivage, selon les procédures en vigueur et veiller à leur mise à jour.

Secrétariat et support du RRH
- Organiser et assurer le secrétariat du RRH en veillant à prioriser les dossiers à traiter tout en tenant compte des impératifs de la planification institutionnelle (traitement des salaires, etc.)
- Tenir à jour l’agenda du RRH, organiser les rendez-vous et assurer leur suivi
- Répondre de manière autonome aux diverses demandes émanant de clients internes ou externes
- Prendre connaissance de l'ensemble de la correspondance et des documents reçus, mettre en évidence les faits marquants, rédiger et soumettre une proposition de réponse et / ou déclencher le suivi à effectuer
- Tenir et mettre à jour les différents tableaux de bord facilitant la gestion du portefeuille sous gestion ou nécessaires au bon fonctionnement du service
- Contrôler et imputer les factures pour lesquelles le RRH assure une responsabilité budgétaire
- Constituer des dossiers afin de faciliter l’analyse de situation, la résolution de problème ou la prise de décision par le RRH
- Détecter et transmettre les besoins du service et être force de proposition en vue d’en optimiser le fonctionnement.

Recrutement et engagement
- Pour le personnel fixe, rédiger, sur délégation du RRH, les textes d’annonces, présélectionner les dossiers entrants sur certains profils de poste sur délégation du RRH, réaliser les entretiens téléphoniques afin de valider les prérequis indispensables à la tenue du poste avant transmission du dossier au RRH, organiser les entretiens de recrutement
- Pour le personnel intérimaire, assurer la gestion administrative et le suivi des missions du personnel temporaire, contrôler, imputer et garantir le suivi des factures sur la base du décompte horaire du personnel intérimaire
- Pour les emplois d’été, récolter les besoins auprès des différents services de l’institution et