Office Assistant
vor 1 Woche
**r sind wir**
- und Marketingpartnern. Wir arbeiten eng mit pharmazeutischen Forschungszentren und Universitäten zusammen.
**Für unseren Hauptsitz in Rheinfelden, suchen wir eine/n**
**Office Assistant (80%)**
Haben Sie Freude am Umgang mit Menschen und sind ausserdem von Natur aus ein Organisationstalent?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung
**Ihre Hauptaufgaben**
Schwerpunkt Büroräumlichkeiten:
- Verantwortung und Koordination für alle Aufgaben/Anfragen betreffend unserer Büroräumlichkeiten in Rheinfelden
- Koordination mit Handwerkern und Lieferanten bei Reparaturen im Allgemeinen und Ersatz von Einrichtungen, sowie Kontaktaufnahme mit Dienstleistern und Auftragnehmern, um sicherzustellen, dass regelmässige Aktivitäten durchgeführt werden, z.B. Reinigungsfirma usw.
- Direkte Koordination mit Verwaltung und Eigentümer der gemieteten Liegenschaften
Schwerpunkt Front Desk und administrative Unterstützung:
- Regelmässige Übernahme des Empfangs im Turnus mit anderen Team Mitgliedern, inkl. Bedienung Telefonzentrale
- Empfang Gäste (externe & interne)
- Vorbereitung / Instandhaltung Sitzungsräume Baslerstrasse /Salmenpark
- Einscannen und Erst-Verarbeitung von Kreditorenrechnungen
- Postservice / Versand (TNT, Post, etc.)
- E-Mail-Korrespondenz, hauptsächlich in englischer Sprache
- Planen und Organisieren von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Kongressanmeldungen, Tagungsräume, Reisearrangements, Caterings
- Unterstützung in den verschiedenen Tillotts Pharma Departements und der Mitglieder des Management Komitees in den folgenden Bereichen: Kreditkartenabrechnungen und Unterstützung bei PowerPoint-Präsentationen, Excel, Word-Dokumenten (Erstellen oder Fertigstellen von Dokumenten)
- Verwaltung von Auftragnehmern, Verträgen und Lieferanten
**Das bringen Sie mit**
- Kaufmännische oder technisch-handwerkliche Ausbildung
- 2-3 Jahre Erfahrung als Office Allrounder oder ähnliche Position
- Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutsch
- sowie gute Englischkenntnisse
- Souveränes Auftreten
- Strukturierte, konzentrierte und gut organisierte Arbeitsweise; aufgeschlossen für neue Ideen und Vorschläge
- Ergebnis
- und lösungsorientiert mit Sinn für praktische Lösungen
- Ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
- Fähigkeit, selbstständig an mehreren Aufgaben zu arbeiten und Prioritäten zu setzen
- Flexibler Teamplayer der in einem schnelllebigen und sich rasch verändernden Arbeitsumfeld zurecht kommt
**Was wir anbieten**
- Eine grossartige Gelegenheit in einem vielseitigen Umfeld zu arbeiten, in dem Sie Ihre vorhandenen Kompetenzen ausbauen und neue Fähigkeiten erwerben können
- Dynamisches Umfeld in einer schnell wachsenden, agilen und teamorientierten Organisation
- Einen hochflexiblen Arbeitsplatz, an dem wir die Work-Life-Balance respektieren und wo offene Kommunikation und grosser Teamgeist sehr geschätzt wird
Art der Stelle: Teilzeit
Arbeitsstunden: 32 pro Woche
Arbeitsort: Hybrid remote in 4310 Rheinfelden, AG
