Secrétaire D'unité

**Introduction**:

- Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant-e-s, réparti-e-s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.-
**Présentation**:
**SECRETAIRE D'UNITE (CDD)**
- Rattaché-e à 50% à l’Institut d'études politiques (IEP) et à 50% à l’équipe administrative du Décanat de la Faculté.**Informations liées au poste**:

- Entrée en fonction : 15.01.2025 ou à convenir- Durée du contrat : jusqu'au 30.09.2025- Taux d'activité : 100 %- Lieu de travail : Bâtiment Géopolis - Lausanne - Dorigny**Vos activités**:

- Au sein de l’IEP, vous travaillerez dans un secrétariat de 4 personnes et serez en charge de 4 UR (unité de recherche) plus particulièrement. Au sein de l’administration du Décanat, vous travaillerez dans une équipe plus importante, mais tout aussi conviviale, intervenant sur plusieurs domaines d’activité. Les 2 équipes ont des échanges réguliers.- Votre engagement vous conduira à prendre en charge des activités administratives variées en lien avec :- la communication : mettre à jour des sites web, publier des actualités, participer à l’organisation d’événements scientifiques, organiser des séjours, etc.
- les finances : établir, contrôler ou vérifier des notes de frais, des factures, des indemnisations, des imputations, établir des budgets, vérifier des comptes, etc.
- les ressources humaines : accompagner des recrutements (établir des cahiers des charges, rédiger et publier des annonces, organiser des entretiens, etc.), établir des demandes d’engagement pour différents types de statuts, etc.
- l’enseignement : vérifier des inscriptions, mettre à jour les bases de données (SylviaAcad, Unisciences), récolter des sujets d’examens, opérer des fusions, préparer ou tenir à jour des tableaux d’attribution de surveillances, diverses tâches en lien avec l’intendance des examens, etc.
- la réception et le secrétariat général : distribuer du courrier, accueillir et renseigner des personnes, classer des documents (GED Sharepoint), mettre à jour des tableaux d’affichage, participer à des réunions, prendre des PV, mettre en pages des documents, etc.
- l’intendance : gérer l’économat, les photocopieuses, l’accès aux locaux, la signalétique, etc.**Votre profil**:

- Titulaire d’un CFC d'employé-e de commerce (ou d’un titre jugé équivalent), avec une activité professionnelle d’environ 5 ans dans un environnement dynamique si possible dans le milieu académique, vos points forts sont :- l’organisation, la précision et l’agilité dans l’exécution ;
- la maîtrise des outils informatiques ;
- la polyvalence : vous êtes à l’aise aussi bien avec les chiffres que les lettres, vous aimez travailler seul-e comme en équipe ;
- le sens du service et la bienveillance ;
- anglais souhaité.**Vos avantages**:

- Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.-
**Pour tout renseignement complémentaire**:

- Madame- Martine Kläy- Administratrice
tél : 0041 21 692 31 40- Délai de postulation : 08.12.2024- Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF.- Nous vous remercions de votre compréhension.- Les personnes retenues par le comité de sélection pour un entretien seront contactées directement par nos soins, pour l'organisation d'un rendez-vous le mercredi 11 décembre 2024 dans la matinée.**Cahier des charges du poste**:

- Cliquez ici pour afficher le cahier des charges.