[STAGE] Event Assistant

About us SILEX est un intermédiaire financier indépendant fondé en 2016, qui ambitionne d’accompagner durablement l’industrie de la gestion de fortune, en alliant le meilleur des expertises humaines et d’une technologie de pointe développée en interne. Nous accompagnons nos clients dans chaque étape de leur processus d’investissement à travers trois palettes d’expertises complémentaires : Recherche & Développement, Solutions d’Investissement et Tech. SPARK, notre plateforme d’outils propriétaires, nourrit chacune de nos activités. Forts aujourd’hui de plus de 100 collaborateurs répartis entre Genève, Zurich, Lugano, Paris, Monaco et Londres, nous souhaitons désormais consolider notre rapide croissance, tant par des projets ambitieux de renforcement de notre structure que de nouveaux développements.Tu aimes quand ça bouge, quand tout est bien calé, mais que rien ne se passe jamais exactement comme prévu ? Tu as un vrai sens du détail et une capacité à faire avancer les choses avec rigueur, dans la bonne humeur ? Mission Rejoins-nous comme Event Assistant / Office Manager (h/f) :📍 Genève | 🤝 stage de 6 mois | 📆 Début : à définirTu seras au cœur de l’organisation de nos événements et tu contribueras, en parallèle, à la gestion du bureau de Genève. Une mission opérationnelle, polyvalente, où tu pourras prendre des responsabilités concrètes dans un environnement exigeant, mais toujours bienveillant.✦ Events :Chez SILEX, l’événementiel fait partie de notre ADN. On ne fait pas « juste » des événements – on crée des moments qui marquent, qui engagent, qui rassemblent. Pour nos clients comme pour nos équipes, chaque événement est pensé comme un projet à part entière, avec un haut niveau d’exécution.Dans ce rôle, tu contribueras à l’animation de trois univers d’événements, chacun avec ses codes et ses enjeux :🔹Events Corporate : tables rondes, Outlooks... pour partager notre expertise avec nos clients et partenaires, dans un cadre professionnel mais chaleureux.🔹Events Internes : teambuildings, offsites… Ces rendez-vous nourrissent l’esprit d’équipe et la dynamique collective entre les bureaux.🔹Events Clients : des moments forts et exclusifs comme la Silex Ski Cup ou le Grand Prix de Monaco, où l’expérience client est au centre de l’attention.Quel que soit le format, tu seras impliqué·e de bout en bout, avec des responsabilités concrètes : •prise de brief et définition des attentes avec les équipes concernées ; rétroplanning,•sourcing de concepts, lieux, activités, prestataires, hébergements et transports,•coordination avec les équipes internes (design, marketing, sales),•gestion des relations avec les prestataires (devis, logistique, facturation…),•coordination et traitement des demandes spécifiques,•gestion des stocks et commande de goodies ou supports spécifiques,•préparation sur site : mise en place, accueil, récupération du matériel•selon tes appétences, aide à la captation photo/vidéo pendant les événements,•et parfois même, recherche de sponsorings pour certains événements ou initiatives✦ Office Management :En parallèle, tu veilleras au bon fonctionnement quotidien du bureau :•Gestion et commande de fournitures•Accueil des visiteurs et préparation des RDV clients•Organisation de déjeuners clients•Suivi de l’intendance (ménage, maintenance, cuisine, pannes…)•Support aux collaborateurs dans leurs déplacements et demandes logistiques Profile Ce poste est fait pour toi si :•Tu suis une formation en événementiel, communication ou équivalent, et as une première expérience dans l’organisation d’événements ou la gestion opérationnelle.•Tu es organisé·e, réactif·ve et débrouillard·e : tu anticipes, tu priorises, mais tu sais t’adapter quand tout change à la dernière minute.•Tu as un vrai sens du service et es à l’aise pour communiquer avec des interlocuteurs variés.•Tu fais preuve de rigueur et de sens du détail, tu aimes que les choses soient bien faites, sans jamais perdre la vue d’ensemble.Tu parles couramment le Français et l'Anglais à l'écrit comme à l'oral.