Administrative Associate, 100%

Vor 4 Tagen

Lucerne, Schweiz Gi Group SA Vollzeit

For our client, a global pharma company located in Lucerne, we are searching for a talented and motivated person as 

 

Senior Associate, Administrative Services 100%

 

Your tasks: 

·       Working closely with the Executive Assistant to provide administrative support, including calendar management, correspondence, expenses, travel management and ad hoc projects

·       Manage executive's calendar and conserve executive's time by using discretion in setting up and accepting appointments; gather pre-reads and background information when appropriate and follow-up on action points

·       Liaise with other divisional support functions and stakeholders to ensure alignment and shared co-ordination of joint projects and meetings

·       Manage complex schedules with internal & external stakeholders (such as Senior Leaders, Government organizations, Board members, NGO's and other high- level groups)

·       Coordination and preparation of the VP's speeches, working documents and presentations for internal and external events in close cooperation with the Chief of Staff/Executive Director Operations and the Communications Lead

·       Arrange and coordinate teleconferences and internal/external meetings (small and large); book meeting rooms, equipment, hospitality, etc.

·       Working closely with the Executive Assistant and the Chief of Staff to schedule and handle logistics for internal and external meetings, off-sites, conferences and special purpose events as well as annual calendar planning

·       Schedule and coordinate complex domestic and international travel; create detailed itineraries and adjust in real time, as necessary

·       Manage expense reporting, purchasing and budget tracking

·       Manage third-party subscriptions and resources, including renewals and memberships

·       Collaborate with other assistants on an ongoing basis to align strategies, improve processes and foster a sense of community

·       Participation and active role in organizational committees of regional events by providing input, ideas and sharing experience

·       Manage SharePoint Sites, Teams Sites and Distribution Lists

·       Support and coordinate special projects, including preparing & editing executive presentations

·       General Secretarial and Clerical duties

   
Your qualification: 

·       High School Diploma or Equivalent

·       Several years of administrative experience, especially in supporting Senior Executives

·       Extensive experience in performing administrative work that requires analysis, initiative, flexibility, tact and independent judgment

·       Ability to work under pressure with little or no supervision to handle multiple tasks, as well as demonstrate accuracy and strong attention to detail

·       Ability to handle sensitive data with discretion and confidentiality

·       Organize, prioritize and coordinate multiple work activities with demonstrated ability to meet deadlines

·       Excellent communication and organizational skills

·       Proficiency in using MS Office Suite

·       Tech savvy with experience with SAP (Ariba, Concur) preferred

·       Work in a dynamic, fast-moving and collaborative environment

·       Willingness to continuously acquire new competencies

·       Good judgment, confidentiality and strong work ethics

·       High degree of accountability

·       Teamwork

 

 Your application

Please apply online. For further information please contact your Gi Group recruiter, Ms. Susanne Junker (+41 76 335 16 58).



Branche: Pharma-Industrie

Funktion: Sekretariat/Empfang/Allgemeine Dienstleistungen

Führungsperson: Nein

Anstellungsart: Temporäre Arbeit



  • Sales Associate Svizzera tedesca

    Vor 4 Tagen

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    GUESS è stata fondata nel 1981 come marchio di jeans e da allora è cresciuta fino a diventare un marchio lifestyle di successo a livello mondiale, che disegna, commercializza, distribuisce e concede in licenza collezioni lifestyle di abbigliamento elegante e moderno, denim, borse, orologi, occhiali, scarpe e altro ancora.Attualmente gestiamo oltre 1.000...

  • Administrative/r Leiter/in der Geschäftsstelle des Tumorzentrums 80-100%

    Vor 4 Tagen

    Lucerne, Schweiz Luzerner Kantonsspital Vollzeit

    Ihr Wirkungsfeld Administrative Leitung des Tumorzentrums und personelle Führung von rund 12 Patientenkoordinatoren, Qualitäts- und Datenmanagern Definition und Überwachung von Prozessen und Kennzahlen zur Erreichung von (Re-)Zertifizierungen Initiierung und Leitung von multidisziplinären Projekten mit Fokus Digitalisierung, Automatisierung und...

  • System Engineer Microsoft 80 – 100%

    Vor 4 Tagen

    Lucerne, Schweiz Hochschule Luzern Vollzeit

    Als grösste Bildungsinstitution der sechs Zentralschweizer Kantone ist die Hochschule Luzern mit ihrem Angebot am Puls der Zeit. Weitsichtig und innovativ, national und international vermitteln wir Wissen. Gestalten Sie mit und werden Sie Teil unserer gemeinsamen, nachhaltigen Zukunft. Die Hochschule Luzern – Rektorat & Services unterstützt mit...

  • Sachbearbeiter:in Verkaufsinnendienst 90-100%

    Vor 7 Tagen

    Lucerne, Schweiz Randstad Vollzeit

    Stellenbeschreibung Du bist serviceorientiert, behältst in stressigen Situationen den Überblick und suchst eine spannende Herausforderung im Verkaufsinnendienst? Dann könnte diese Stelle genau das Richtige für dich sein! Für unseren Kunden im Raum Luzern suchen wir dich als Sachbearbeiter:in Verkaufsinnendienst (m/w/d), 90-100% Deine Aufgaben: Annahme...

  • Sachbearbeiter:in Verkaufsinnendienst 90-100%

    Vor 7 Tagen

    Lucerne, Schweiz Randstad Vollzeit

    Stellenbeschreibung Du bist serviceorientiert, behältst in stressigen Situationen den Überblick und suchst eine spannende Herausforderung im Verkaufsinnendienst? Dann könnte diese Stelle genau das Richtige für dich sein! Für unseren Kunden im Raum Luzern suchen wir dich als Sachbearbeiter:in Verkaufsinnendienst (m/w/d), 90-100% Deine Aufgaben: Annahme...

  • Sachbearbeiterin Verkaufsinnendienst 90-100%

    Vor 6 Tagen

    Lucerne, Schweiz Randstad Vollzeit

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  • Projektleiter Sanitär 80

    vor 1 Woche

    Lucerne, Schweiz Universal-Job AG Vollzeit

    Was ist meine Funktion? Zuständigkeit für die reibungslose Koordination von Kleinbaustellen Betreuung von unterschiedlichen Kundenbestellungen Erstellung sämtlicher Offerten Erledigung von administrativen Tätigkeiten mit Deinen organisatorischen Fähigkeiten und mit Deinem Auge fürs Detail Was brauche ich, um erfolgreich zu sein? Ausbildung zum...

  • Sachbearbeiter/in Rentenleistungen 80

    Vor 4 Tagen

    Lucerne, Schweiz WAS Wirtschaft Arbeit Soziales Vollzeit

    WAS ist deine Zukunft? Werde Teil unseres Teams als Sachbearbeiter/in Rentenleistungen 80 - 100% Du unterstützt die beiden Rententeams mit deinem Engagement und deiner Professionalität in administrativen Aufgaben. Dabei arbeitest du konstruktiv und interdisziplinär mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und trägst zu einem reibungslosen...

  • Assistent/in Unternehmenskunden 80

    Vor 4 Tagen

    Lucerne, Schweiz Valiant Vollzeit

    Gemeinsam vereinfachen. Denn das Leben ist voller Möglichkeiten. Und gleichzeitig komplex geworden. Deshalb suchen wir Mitarbeitende, die gemeinsam mit uns Einfachheit vorantreiben. Sie werden eine attraktive Einstiegschance in das Unternehmenskundengeschäft erhalten die Kundenberater in sämtlichen administrativen und organisatorischen...

  • Kaufmännische/r Mitarbeiter/in Intake 100 %

    Vor 4 Tagen

    Lucerne, Schweiz WAS Wirtschaft Arbeit Soziales Vollzeit

    WAS ist deine Zukunft? Werde Teil unseres Teams als Kaufmännische/r Mitarbeiter/in Intake 100 % Das Team Intake berät Personen mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen, prüft die Anspruchsvoraussetzungen und sorgt dafür, dass ihnen zustehende IV-Leistungen entrichtet werden. Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine empathische...

  • Lehrstelle Kauffrau

    Vor 4 Tagen

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  • Applikationssupporter/in Evento 100%

    Vor 4 Tagen

    Lucerne, Schweiz Hochschule Luzern Vollzeit

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  • Vorpraktikum Physiotherapie/Ergotherapie Neurorehabilitation 100%

    vor 1 Woche

    Lucerne, Schweiz professional.ch Vollzeit

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  • Sales Administrative Officer 80%-100%

    vor 2 Wochen

    Lucerne, Schweiz LHH Vollzeit

    Our client is a leader in Metal Fabrication and Metal Construction field. Work location: Menziken (Aargau) Home-office possibilities: Not possible. This position requires presence in the office. Type : Inside sales department Job responsibilities: Creating sales calculations Order initialization, developing item master data, work plans and parts lists for...

  • Sales Administrative Officer 80%-100%

    vor 2 Wochen

    Lucerne, Schweiz LHH Vollzeit

    Our client is a leader in Metal Fabrication and Metal Construction field. Work location: Menziken (Aargau) Home-office possibilities: Not possible. This position requires presence in the office. Type : Inside sales department Job responsibilities: Creating sales calculations Order initialization, developing item master data, work plans and parts lists for...

  • Sales Administrative Officer 80%-100%

    Vor 4 Tagen

    Lucerne, Schweiz LHH Vollzeit

    Our client is a leader in Metal Fabrication and Metal Construction field.Work location: Menziken (Aargau)Home-office possibilities: Not possible. This position requires presence in the office.Type: Inside sales department Job responsibilities:Creating sales calculationsOrder initialization, developing item master data, work plans and parts lists for new...

  • Fachfrau/ Fachmann Gesundheit EFZ Gastroenterologie/Hepatologie 80-100%

    vor 1 Woche

    Lucerne, Schweiz professional.ch Vollzeit

    Das Luzerner Kantonsspital mit den Standorten Luzern, Sursee und Wolhusen ist ein Unternehmen der LUKS Gruppe und gehört damit einer der führenden Spitalgruppen der Schweiz an. Die über 8000 Mitarbeitenden sind mit Herzlichkeit, Kompetenz und Engagement rund um die Uhr für das Wohl der Patientinnen und Patienten da. Die Kliniken und Institute der LUKS...

  • Lehrstelle Kauffrau/Kaufmann EFZ 100%

    Vor 4 Tagen

    Lucerne, Schweiz Hochschule Luzern Vollzeit

    Als grösste Bildungsinstitution der sechs Zentralschweizer Kantone ist die Hochschule Luzern mit ihrem Angebot am Puls der Zeit. Weitsichtig und innovativ, national und international vermitteln wir Wissen. Gestalten Sie mit und werden Sie Teil unserer gemeinsamen, nachhaltigen Zukunft. Die Hochschule Luzern – Rektorat & Services unterstützt mit...

  • Kundenberater/in im Aussendienst

    Vor 4 Tagen

    Lucerne, Schweiz Randstad Vollzeit

    StellenbeschreibungZur Verstärkung des Teams sucht unser Kunde ein motiviertes und Kauf orientiertes Teammitglied als:Kundenberater im Aussendienst für die Krankenversicherungsbranche (m/w/d) 100% AufgabenDu baust dein persönliches Portfolio auf, indem du neue Kundinnen und Kunden akquirierstVereinbaren der persönlichen Gespräche Du entwickelst neue...

  • Zivildienstleistende als Allrounder Labor Pathologie, Pflichtenheft 115191 100%

    vor 1 Woche

    Lucerne, Schweiz professional.ch Vollzeit

    Das Luzerner Kantonsspital mit den Standorten Luzern, Sursee und Wolhusen ist ein Unternehmen der LUKS Gruppe und gehört damit einer der führenden Spitalgruppen der Schweiz an. Die über 8000 Mitarbeitenden sind mit Herzlichkeit, Kompetenz und Engagement rund um die Uhr für das Wohl der Patientinnen und Patienten da. Die Kliniken und Institute der LUKS...