Secrétaire de la cheffe du département de médecine

Description de l'entrepriseAvec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2024 en cliquant .Le (D-MED) est composé de 14 entités médico-soignantes (12 services médicaux, 1 Unité d’investigation et de traitements brefs (UITB) et le Centre de transfusion sanguine (CTS)) avec notamment la particularité de compter dans son organisation des plateaux techniques (dont la cardiologie interventionnelle et l’endoscopie digestive et pulmonaire), plusieurs plateaux de traitements et de soins (traitements biologiques, photophérèse et soins de médecine), 1 centre de dialyses hospitalières et ambulatoires. 3 programmes de réadaptation et réhabilitation. De plus, l’activité médico-soignante est fortement dédiée aux patients et patientes stationnaires (9 unités de soins, 160 lits) avec des consultants et consultantes internes au bénéfice de la patientèle prise en charge par les autres départements médicaux.Description du posteVous assistez de façon autonome la direction du département de médecine en assurant les tâches administratives et le secrétariat pour le compte de la cheffe du département dans tous les domaines relevant de ses activités et responsabilités avec prises de décision selon délégation de pouvoirs, après examen complet de dossiers ou de situations particulières.Vous assistez également de façon autonome le directeur du département académique de médecine interne.Vous gérez et organisez l’agenda. Vous réceptionnez les appels téléphoniques et assurez l’interface avec la cheffe de département et les interlocutrices et interlocuteurs internes et externes aux HUG.Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous effectuez la rédaction et la mise en page de divers documents, organisez des réunions, assurez la logistique au besoin, contribuez à la planification et à la saisie de données dans l’outil VRH, etc.Vous gérez la partie administrative des fonds facultaires et maintenez à jour le site intranet du département.Vous êtes amenée ou amené à assumer tout mandat délégué par votre hiérarchie ou en cas d’absence de la secrétaire du département.QualificationsVous êtes au bénéfice d'un CFC d'employée ou d’employé de commerce ou d'un titre jugé équivalent et d’une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d’assistante ou d’assistant de direction.Vous avez une expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire dans le milieu médical et/ou de la santé publique.Vous disposez d’une parfaite maîtrise des outils informatiques (niveau ECDL, Advanced pour Word, Excel et Powerpoint et Standard sur Web) et des logiciels en vigueur aux HUG.Vous avez une excellente maîtrise de la langue française à l’oral comme à l’écrit et une capacité avérée de rédaction. Vous maîtrisez la langue anglaise et allemande (niveau B2).Vous avez de très bonnes qualités relationnelles et avez de l’entregent, êtes intègre, fiable et diplomate.Vous êtes dynamique, avez de la rigueur et de la méthode, avec un sens aigu de l’organisation, de la gestion des priorités, de la prise d’initiative et de la planification.Vous êtes disposée ou disposé à travailler de manière proactive, autonome et rationnelle.Vous avez un sens élevé de la discrétion et de la confidentialitéInformations complémentaires