Secrétaire médicale ou médical pour le pool de remplacement du Département de médecine

Description du posteDans le cadre de vos activités, vous effectuez des missions de remplacement dans différents secrétariats pour des courtes à moyennes durées et devez donc être en mesure de vous adapter rapidement aux changements. Le défi majeur de ce poste étant la diversité de l'activité et la courte durée des missions, vous devez donc posséder une excellente capacité d'apprentissage, d'analyse et d'écoute pour mener à bien votre mission. Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez les patientes et patients se présentant dans le service et vous gérez les appels téléphoniques que vous recevez. Vous organisez les consultations en gérant l’agenda électronique des médecins et en préparant les dossiers patients. Après les consultations, vous assurez de manière autonome et rapide la frappe de rapports médicaux. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires. Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction, entre autres, le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, la gestion des plannings ou encore l’organisation des congrès du corps médical. Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme les commandes, les notes d’honoraires et l’archivage. Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires médicales et médicaux et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins. Grâce à votre bon esprit d'équipe, vous êtes à même travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires. Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées. Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérez ainsi aisément les situations de stress. QualificationsVous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.  Vous êtes titulaire du certificat ECDL avancé pour Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo). Vous disposez d'une expérience de plusieurs années dans un poste de secrétariat médical, idéalement dans un poste similaire. Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l’anglais est un atout. Informations supplémentairesEntrée en fonction : dès que possible Nombre de poste : 3 Taux d’activité : 50% à 100%  Classe de fonction : 11 (10 si non titulaire du certificat ECDL) Contrat : CDD Délai de candidature : Demande de renseignements : Mme M. Matteo-Collaud, coordinatrice des secrétariats, tél. Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.