Assistentin CEO und anderes

In Kürze Office Management A-Z Kompetenzen ADMINISTRATION: ● Führung & Organisation des Back Office EMEA ● Unterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten ● Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz) ● Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen/Partnern ● Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIO ● Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken ● Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen ABLAGEMANAGEMENT ● Führen eines Ablagesystems ● Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz EVENTMANAGEMENT ● Eventmanagement EMEA In- und Ausland ● Planung, Koordination und organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Ausland TRAVELMANAGEMENT ● Reisemanagement des gesamten EMEA Teams ● Visa Management für Geschäftsreisende und Deputies KOMMUNIKATION ● Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern ● Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten ● Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs/ und Generalversammlungen ● Führung der Korrespondenz in DE/ENG/FR/ITA ● Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEA PROJEKTARBEIT ● Leitung und Aufbau des Records Management ● Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben ● Mithilfe bei Seminars/ Trainings und Workshops ● Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System ● Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System HUMAN RESOURCES ● Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter ● Übersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen ● Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellen FACILITY MANAGEMENT ● Verhandlungen über den Kauf von Büromaterial und -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben ● Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerland ● Mithilfe und Überwachung im facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäude - hohe soziale Fähigkeiten - Teamplayer - international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässig - verantwortungsbewusst, verständlich, tolerant - Führungsqualitäten, Flexibilität, Interesse - Motivation - hoher Sinn für Diskretion - strukturierte Arbeitsweise - loyal IT-Kenntnisse: - Microsoft Office World 2007 /2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse - Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnisse - Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse - SAP Kenntnisse - Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse - Linux - gute Anwendungskenntnisse - Open Office - gute Anwendungskenntnisse - Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse - Documentum ( DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse - D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse - SharePoint gute Anwendungskenntnisse - Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse Sprachen - Deutsch (Muttersprache) - Englisch (fliessend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache) - Französisch (fliessend schriftlich und mündlich) - Italienisch (fliessend schrifltich und mündlich)