Administrateur de projets IT

Vor 4 Tagen


Lausanne, Waadt, Schweiz EPFL Vollzeit

EPFL, l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe, est classé dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques.

L'EPFL compte plus de 6 500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation.

Mission

L'équipe Research Office (ReO) de l'EPFL cherche un ou une spécialiste pour accompagner et soutenir administrativement les équipes en charge d'aider la communauté scientifique de l'EPFL dans l'obtention de financements de tiers.

Rattaché.e à l'équipe Administration & IT Systems (AIT) du ReO, cette personne travaillera en étroite collaboration avec les différents Programme Managers (PGMs) responsables des financements de tiers au sein du ReO, pour leur assurer un soutien administratif et opérationnel.

Cette personne aura également pour mission de seconder la responsable de l'équipe AIT du ReO dans l'administration de plusieurs bases de données et outils utilisés au sein du service, en partenariat avec les équipes techniques dédiées.

Principales tâches et responsabilités

En étroite collaboration et sous la responsabilité des différents PGMs en charge des programmes concernés :

  • Obtenir et vérifier les documents nécessaires des chercheuses et chercheurs de l'EPFL qui soumettent des demandes de financement nécessitant un soutien institutionnel.
  • Soutenir les PGMs dans les contrôles d'éligibilité de ces candidat.es, vérifier différents aspects administratifs, préparer, faire signer et envoyer les lettres de soutien avec les instructions données par les PGMs.
  • Aider les équipes pour l'organisation et la planification d'événements réguliers/récurrents, tels que « start to run meetings ». simulations d'entretiens, etc.
  • Aider les équipes dans la communication et la promotion autour des opportunités de recherche (mise en place de calendriers de « call for proposals », « toolkits » par programme à mettre à jour, aide pour les plates-formes d'applications EPFL, tenir à jour différentes listes et statistiques, ...)
  • Soutien administratif dans l'implémentation du projet (relances et suivis).

Profil

Fr/anglais (C1/C2)

Minimum 5 ans d'expérience dans l'administration et/ou la gestion de projets ou équivalent.

Excellente maîtrise des outils informatiques et à l'aise avec l'utilisation de bases de données, une bonne connaissance des macros dans excel serait un atout.

Connaissance de l'outil ServiceNow serait un atout.

Sens aigu de l'organisation et capacité à gérer les priorités.

Esprit d'équipe et de collaboration tout en étant autonome, personnalité proactive et pragmatique.

Excellentes compétences relationnelles et sens du service.



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