L'Administrateur des Opérations a pour mission de gérer les relations clients et de veiller à ce que les clients soient satisfaits de leurs achats.

• Mettre à disposition du client un produit donné, au bon endroit, au bon moment, à moindre coût et avec la meilleure qualité.
• Fournir une réponse pertinente et qualitative à toute sollicitation du client dans un esprit de service et respect.
• Développer la polyvalence de manière à contribuer à une organisation fiable et souple tout en offrant un bon niveau d'expertise.
• Endosser un rôle de représentation de l'entreprise auprès du client.

Missions Principales

1. Administration des Ventes sur votre périmètre :

• Gérer les contacts journaliers avec les clients et agir pour leur fournir des solutions et informations pertinentes.
• Gérer de manière complète le suivi administratif des clients en lien avec l'activité des Responsables de marchés (gestion des commandes, coordination, fiches clients, retours marchés, renseignement dispo & prix produits, spécificités techniques, coordination transferts de marchés).
• Contrôler la disponibilité des pièces et assurer le suivi des délais.
• Réceptionner, contrôler et enregistrer les commandes. Vérifier les délais (dates demandées) associés aux commandes via les documents et logiciels internes.

Préparation et Suivi des Expéditions

1. Préparer et Suivre la Bonne Marche des Expéditions en Lien avec le Service Dédie :

• Gérer le travail de préparation des expéditions et se coordonner avec l'expédition.
• Optimiser les envois par le regroupement des marchandises, d'entente avec les marchés.
• Coordonner les envois en respectant les process supply-chain afin d'optimiser pour les expéditions.
• Gérer les commandes, préparer les envois et assurer le suivi pour les articles PLV et les articles complémentaires, tels que sacs oranges, rubans, ...

Gestion Administratif de votre Portefeuille Clients

1. Gestion et Suivi Administratif de votre Portefeuille Clients :

• Etablir les factures commerciales et factures pro forma pour ses clients.
• Contrôler, mettre à jour et envoyer régulièrement les portefeuilles à ses clients.
• Suivre les paiements de ses clients et lancer des rappels si besoin, d'entente avec le Responsable de marché.

Alternatives de Produits

1. Sur Délégation des Responsables de Marchés et d'Entente avec Eux, Être Force de Proposition sur Des Alternatives de Produits :

• Mettre à jour les fiches clients / contacts du périmètre donné.
• Gérer les retours de ses clients selon la procédure en vigueur.
• Préparer la correspondance et assurer l'envoi de mailings.
• Gérer le classement et l'archivage de divers documents.
• Participer à des séances de travail avec les marchés : participer à des salons ou effectuer des visites de marchés.

Backup de la Cellule Export

1. En Plus de Vos Missions Principales, Vous Assurerez le Backup de la Cellule Export :

• Préparer tous les documents d'expédition et d'exportation quand nécessaire (backup cellule export).
• Maîtrise des formalités d'exportation, de la documentation spécifique, des différentes légalisations et connaissance des différents accords de libre échange.
• Réserver et organiser, en fonction des instructions du client, le transport jusqu'à destination.
• Récupérer les papiers de douane nécessaires à la preuve d'exportation et en assurer le classement régulier.

Papiers pour l'Importation

1. Sur Demande, Préparer des Papiers pour l'Importation (Retours) :

• Assurer la gestion de ses commandes de CITES, au moyen du site extranet de l'Office Vétérinaire Fédéral.
• Déclarer toutes les exportations dans le logiciel EasyExport.

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