Koordinator/-in für Universitätsorgane

Ihre Aufgaben

• Entwicklung und Pflege von gremienübergreifenden Traktanden- und Sitzungsplänen, um eine effiziente Entscheidungsfindung zu gewährleisten
• Koordination der Abwicklung von Gremiengeschäften, einschließlich der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Qualitätskontrolle von Anträgen und Überwachung von Fristen, um die Compliance sicherzustellen
• Protokollierung der Entscheidungsfindung, um Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten
• Anpassung von Anträgen für die Folgegremien, um eine kontinuierliche und effiziente Entscheidungsfindung zu gewährleisten
• Weiterentwicklung und Verbesserung von Gremienprozessen und -standards, um die Effizienz und Qualität der Entscheidungsfindung zu verbessern

Ihr Profil

• Weiterbildung in Projektmanagement oder in einem relevanten Verwaltungs- oder Managementbereich, die die Entwicklung von Fähigkeiten und Kenntnissen in der Koordination und Verwaltung von Gremien unterstützt
• Mehrfachjährige Berufserfahrung in der Koordination und Verwaltung von Gremien oder in vergleichbaren administrativen Funktionen, insbesondere im Bildungs- oder öffentlichen Sektor
• Erfahrung in der Arbeit mit hochrangigen Stakeholdern und in Entscheidungsprozessen, die die Entwicklung von Fähigkeiten und Kenntnissen in der Kommunikation und Koordination unterstützt
• Verständnis für formelle und informelle universitäre Strukturen und Prozesse, um die effiziente und effektive Entscheidungsfindung zu gewährleisten
• Versierter Umgang mit Office-Management-Software, einschließlich Microsoft Office, um die Arbeit effizient und effektiv durchzuführen
• Grundkenntnisse in Datenbankmanagement und digitalen Archivierungssystemen, um die Sicherheit und Verfügbarkeit von Daten zu gewährleisten
• Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, um die Arbeit effizient und effektiv durchzuführen
• Starke Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten, um komplexe Aufgabenstellungen zu bewältigen
• Fähigkeit zur Priorisierung und Bewältigung von komplexen Aufgabenstellungen unter Einhaltung von Fristen
• Hohe Kompetenz in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation auf Deutsch, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil