Sachbearbeiter/in

vor 1 Woche

Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit
Jobbeschreibung

Wir suchen eine Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter mit sehr guten Fremdsprachenkenntnissen und Freude am direkten Kontakt mit Studierenden, Studieninteressierten und einem weiteren Publikum.

Aufgaben
  • Betreuen des Schalters/Infopoints im Hauptgebäude: unter anderem allgemeine Auskünfte erteilen, Kurzberatungen vornehmen, Originaldokumente sichten und prüfen sowie Beglaubigungen vornehmen, Unicards ausstellen
  • Allgemeine administrative Aufgaben: Frankieren der ausgehenden Post und führen der Kontrollliste über die eingeschriebenen Sendungen; allgemeine Korrespondenz nach Stichworten oder Vorlagen; Dokumente/Daten verwalten und verarbeiten; Organisation/Koordination von Sitzungen, Teammeetings, Infoanlässen etc.; Verwaltung des Büromaterials/Mobiliar; Inventarführung; Schlüsselverwaltung
  • Personaladministration: Verwalten von Ferien-/Absenzenübersichten, Anstellungsformalitäten, Mutationen etc.
  • Finanzadministration: Rechnungen überprüfen, kontieren, Zahlungen auslösen inkl. Ausgabenkontrolle; Führen der Schalterkasse (kassieren, monatliche/jährliche Abrechnungen erstellen); Verantwortung Frankierkonto
  • Immatrikulation und Registrierung von BeNeFri-Studierenden Outgoing/Incoming (Daten erfassen, Reisepesen kontrollieren , hochbegabten Gymnasiastinnen und Gymnasiasten sowie Hörerinnen und Hörern etc.; Immatrikulation regulärer Bachelor-Studierender
  • Unterstützung der Leiterin ZIB
  • Nach Bedarf Einsatz für weitere Aufgaben im Rahmen der ZIB
Anforderungen
  • Kaufmännische Ausbildung mit Berufsmatura oder gleichwertige Ausbildung
  • Einige Jahre Berufserfahrung mit direktem Kundenkontakt
  • Hervorragende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, sehr gute aktive und passive Kenntnisse der englischen und französischen Sprache; weitere Sprachen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
  • Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse
  • Sorgfältige, exakte und selbständige Arbeitsweise
  • Organisatorisches Flair
  • Belastbarkeit, auch in hektischen Zeiten und Situationen
  • Flexibilität
  • Kundenorientierung
  • Teamfähigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit