Internationale Managementassistenz

Wir suchen eine engagierte und leidenschaftliche Executive Assistant, die sich für die Unterstützung des Head of International einsetzen möchte. Diese Rolle ist Teil des Executive Committee und basiert in Zürich. Als Executive Assistant werden Sie an der täglichen Geschäftskommunikation und -verwaltung aktiv beteiligt sein. In dieser Funktion nehmen Sie Verantwortung für die Kalenderverwaltung, die Planung von Meetings und Terminen, die Organisation von Reisen und die Pflege von Arbeitsbeziehungen mit externen und internen Partnern. Sie werden auch für die Bereitstellung allgemeiner Verwaltungsunterstützung, einschließlich E-Mail-Korrespondenz, Vorbereitung von Kommunikationen und Telefonanrufen verantwortlich sein.

• Verwaltung eines komplexen Kalenders, Planung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen
• Organisation von Reisen, einschließlich Visum- und Reiseroutenplanung
• Aufbau und Pflege von Arbeitsbeziehungen mit externen und internen Partnern
• Bereitstellung von Verwaltungsunterstützung, einschließlich E-Mail-Korrespondenz und Telefonanrufen
• Pflege der Kontakt- und Kunden- sowie Partnerdatenbank
• Spesenabrechnungen bearbeiten und verwalten

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung in einem internationalen Umfeld
• Leidenschaft für Kundenservice, Genauigkeit und Liebe zum Detail
• Erfahrung in der Arbeit mit internationalen Teams und über verschiedene Zeitzonen hinweg
• Außergewöhnliche Fähigkeiten in Organisation und Zeitmanagement
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse, zusätzliche Sprachen sind ein Plus
• Fähigkeit, mit sensiblen und vertraulichen Informationen diskret umzugehen
• Anpassungsfähigkeit und proaktiver Ansatz zur Problemlösung
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office