Sekretariatsmitarbeiter:in - Administrator/in

vor 3 Wochen

Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

Die Universität Bern ist eine renommierte Bildungseinrichtung, die über 17'500 Studierende ausbildet und mehr als 7'000 Mitarbeitende in rund 150 Instituten und neun Kompetenzzentren beschäftigt.


Das Institut für Germanistik ist Teil der Philosophisch-historischen Fakultät. Das Sekretariat ist für einen reibungslosen administrativen Ablauf verantwortlich und fungiert als zentrale Anlaufstelle für die Studierenden.



Aufgaben

Studierendenbetreuung/KSL:

  • Administration und Koordination des germanistischen Lehrangebots
  • Datenerfassung im Kernsystem Lehre (KSL), Erstellen des Stundenplans und des Kommentierten Vorlesungsverzeichnisses, Betreuung der Dozierenden
  • Auskünfte an Studierende (mündlich und schriftlich)
  • Einträge und Kontrolle der BA- und MA-Leistungen im KSL
  • Noteneinträge der Dozierenden
  • Auskunft/Betreuung der E-Learning Plattform ILIAS
  • Mithilfe bei der Prüfungsorganisation BA/MA und Doktorate


Finanzen:

  • Finanzadministration (Rechnungen visieren, weiterleiten, freigeben)
  • Verantwortung für Spesenabrechnungen auf Grund- und Drittmittel
  • Ansprechperson für das interne Kontrollsystem des Instituts (IKS)


Allgemeine Sekretariatsaufgaben:

  • Betreuung und Pflege der Website
  • Büromaterialbestellungen
  • Stellvertretung nach Absprache
  • Weitere administrative Aufgaben


Anforderungen

  • Aufgestellte und offene Persönlichkeit mit der Fähigkeit, zielgruppengerecht zu kommunizieren
  • Bereitschaft, sich selbständig in digitale Verwaltungsprogramme einzuarbeiten
  • Selbständige Arbeitsweise, Organisationsgeschick, Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
  • Freude am Umgang mit Zahlen
  • Exakte und speditive Arbeitsweise
  • Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
  • Erfahrung im universitären Umfeld erwünscht


Wir bieten

  • Ein vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
  • Zusammenarbeit in einem kollegialen Team
  • Entlöhnung nach kantonalen Ansätzen in Gehaltsklasse 14
  • Zentraler Arbeitsplatz in der Unitobler (Länggassstrasse 49)
  • Jahresarbeitszeit
  • Teilnahme am Unisportprogramm der Universität Bern