Assistant Exécutif

Gi Life Sciences recherche un(e) Assistant Exécutif pour rejoindre son équipe.

Vous serez responsable des fonctions administratives et de secrétariat afin d'assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Ce poste est directement rattaché au responsable mondial des opérations.

• Gestion de l'Agenda : Gérer et coordonner l'agenda et les appels téléphoniques pour le vice-président des opérations et les directeurs de fonction.
• Filtrage des Appels : Filtrer les appels reçus afin d'optimiser l'agenda, et assurer un suivi approprié en fonction des demandes, des sujets abordés...
• Préparation des Rendez-vous : S'assurer que les informations appropriées sont données pour chaque rendez-vous ou réunion confirmée, avec tous les documents requis.
• Coordination des Notes de Frais : Coordonner les notes de frais.
• Classement et Archivage : Créer et maintenir un système approprié de classement et d'archivage des documents.
• Organisation des Réunions : Organiser des réunions et des événements et assurer les activités logistiques telles que les réservations d'hôtel, la restauration.
• Coordination des Activités : Coordonner les activités pour toutes les réunions organisées en Suisse ou ailleurs, les bons de commande, les factures...
• Gestion des Voyages : Réserver, coordonner les voyages (locaux et à l'étranger), gérer les exigences en matière de visa et d'hébergement.
• Résolution des Problèmes : Gérer les changements de dernière minute ou les problèmes de voyage tels que les annulations, les reprogrammations, les réacheminements, la facturation.
• Soutien aux Équipes : Confirmer les détails de chaque voyage afin de fournir un soutien de haute qualité.
• Maintenance des Dossiers : Assurer le soutien des autres assistants administratifs et des assistants de direction, le cas échéant.
• Confidentialité : Maintenir tous les dossiers de manière à ce que les documents puissent être consultés et récupérés rapidement et efficacement, tout en garantissant la confidentialité des données.

• Diplôme : Diplôme de secrétariat, de tourisme ou d'hôtellerie ou diplôme équivalent.
• Expérience : Expérience préalable dans une fonction similaire au sein d'une organisation internationale.
• Langues : Maîtrise de l'anglais (oral et écrit) et du français, d'autres langues européennes sont un atout.
• Logiciels : Maîtrise de MS Office (en particulier Excel, PowerPoint et SharePoint).
• Autres : Bonne connaissance de Concur, Gold ou d'un autre logiciel financier est un atout.

• Capacité à Travailler : Capacité à mener plusieurs tâches de front, à déterminer les priorités et à s'approprier le travail.
• Responsabilité : Sens élevé des responsabilités, agilité et capacité à travailler de manière indépendante, en faisant preuve d'initiative et d'un haut niveau de fiabilité.
• Attitude : Attitude positive et dynamique, avec la volonté de fournir le plus haut niveau de service aux clients internes et externes, ainsi que la discrétion et la confidentialité dans tous les aspects de la fonction.
• Intégrité : Personnalité fiable et engagée, faisant preuve d'une grande intégrité dans le traitement d'informations confidentielles.
• Excellence : Excellentes capacités d'organisation et aptitude à planifier et à organiser le travail de manière efficace.
• Calme : Capacité à maintenir une approche calme et professionnelle pendant les périodes de forte activité et d'affluence.