Universitätskoordinator/-in für Gremienprozesse

vor 1 Monat

St Gallen, Sankt Gallen, Schweiz University of St Vollzeit
Jobbeschreibung

Als Universitätskoordinator/-in für Gremienprozesse unterstützen Sie das akademische Umfeld der Universität St. bei der Abwicklung von Gremienentscheidungen.

Aufgaben
  • Konzeption und Pflege von gremienübergreifenden Traktanden- und Sitzungsplänen
  • Koordinierung der Abwicklung der Gremiengeschäfte
  • Qualitätskontrolle von Anträgen und Überwachung von Fristen
  • Protokollierung der Entscheidungsfindung
  • Anpassung von Anträgen für die Folgegremien
  • Kommunikation und Koordination mit internen und externen Stakeholdern, inklusive kantonalen Behörden
  • Weiterentwicklung und Verbesserung von Gremienprozessen und -standards
Voraussetzungen
  • Weiterbildung in Projektmanagement oder in einem relevanten Verwaltungs- oder Managementbereich ist erwünscht
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der Koordination und Verwaltung von Gremien oder in vergleichbaren administrativen Funktionen, vorzugsweise im Bildungs- oder öffentlichen Sektor
  • Erfahrung in der Arbeit mit hochrangigen Stakeholdern und in Entscheidungsprozessen
  • Verständnis für formelle und informelle universitäre Strukturen und Prozesse
  • Versierter Umgang mit Office-Management-Software (z.B. Microsoft Office, besonders Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
  • Grundkenntnisse in Datenbankmanagement und digitalen Archivierungssystemen
  • Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
  • Starke Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
  • Fähigkeit zur Priorisierung und Bewältigung von komplexen Aufgabenstellungen unter Einhaltung von Fristen
  • Höhe Kompetenz in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation auf Deutsch, weitere Sprachkenntnisse (z.B. Englisch) sind von Vorteil

Ihr Einkommen beträgt zwischen € 50.000,- und € 70.000,- pro Jahr.