Sekretariatsspezialist/in

Ihre Aufgaben

• Sie sind gemeinsam mit einer Kollegin verantwortlich für die Schnittstelle mit den beiden KEK-Abteilungen und übernehmen folgende Aufgaben:
• Sicherstellung der korrekten und reibungslosen administrativen Abläufe, inklusive selbstständige Bearbeitung und Triage aller Forschungsgesuch-Eingänge
• Zentrales Bindeglied zwischen den Abteilungspräsidenten, den Kommissionsmitgliedern und den Mitarbeitenden der Geschäftsstelle der KEK
• Administrative Bearbeitung und elektronische Dossierführung der Forschungsgesuche
• Ausfertigung von Beschlüssen sowie Termin- und Fristenkontrolle
• Zweisprachige Abwicklung der Geschäftskorrespondenz und selbstständige Auskunftserteilung per Telefon
• Vor- und Nachbereitung von Kommissionssitzungen und Fortbildungsveranstaltungen
• Freigabe der Rechnungen an die Gesuchsteller und Sicherstellung der Begleichung

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ) und einige Jahre Berufspraxis in einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gute Kenntnisse von MS-Office-Programmen
• Sehr gute Ausdrucksweise in deutscher Sprache
• Mündliche und schriftliche Englischkenntnisse
• Routine in komplexen Sekretariatstätigkeiten
• Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Aufgeschlossene, teamorientierte Persönlichkeit

Wir bieten

• Eine spannende, abwechslungsreiche und selbständige Tätigkeit in einem kleinen, sympathischen Team
• Zeitgemässe Arbeitsbedingungen
• Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz in der Nähe Hauptbahnhof Zürich