Administrative Assistant

vor 1 Monat

Nyon, Schweiz Citco Vollzeit

**About Citco**:
Citco is a global leader in fund services, corporate governance and related asset services with staff across 80 offices worldwide. With more than $1.8 trillion in assets under administration (AuA), we deliver end-to-end solutions and exceptional service to meet our clients’ needs.

**About the Team & Business Line**:
We’re a family-owned business, not a faceless corporation. This personal approach informs every aspect of our customer service, where we develop long-lasting relationships with our clients. But we don’t stop there: we also build these same bonds among our own teams, too. Here, we’ve created a community where colleagues support one another and different departments help others succeed. And here, we’ve cultivated a culture where employees care about our company values and live them in their work. At Citco, this people-centric philosophy is the core of who we are—and it shines through in everything we do, every day.

**Your Role**:

- You will handle incoming/outgoing mail and deliveries
- Look after daily maintenance of the office condition (such as but not limited to: office equipment, stationery, repairs, etc.)
- Deal with all vendors, service providers and property management/landlord:

- Responsible for quality control
- Looking after the filing of insurance claims
- Requesting fee quotes
- Liaising with concierge and landlord
- Prepare expense reports for staff
- Organize events and meetings
- Handle incoming invoices
- Review invoices and obtain appropriate sign off
- Liaise with Finance teams
- Responsible for petty cash
- Address employee’s queries regarding office management issues
- Attend weekly calls and take minutes
- Document filing following specific instructions and described processes
- Arrange for the preparation and execution of documents
- Prepare Powerpoint presentations for various teams and formatting of Word documents
- Update and maintain the electronic storage systems and databases
- Deal with reception tasks (such as but not limited to: answering phone calls, greeting staff and visitors and provide them with general support)
- Assist with ad-hoc tasks.

**About You**:

- Work experience of at least 3 years in a similar role; additional qualification as an Administrative assistant or Secretary is a plus
- Proficient with MS Office (Word, Excel, PowerPoint and Visio) and have proficient computer skills
- Confident initiative-taker who is happy to work in a fast-moving, entrepreneurial environment.
- Flexible “can do” approach to work
- Polite, friendly, approachable and a team player
- Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work
- Attention to detail and problem solving skills
- Strong organizational and planning skills
- Creative mind with an ability to suggest improvements
- Excellent communication and written skills in French and English (French mother tongue preferred)

**Our Benefits**

Your well-being is of paramount importance to us, and central to our success. We provide a range of benefits, training and education support, and flexible working arrangements to help you achieve success in your career while balancing personal needs. Ask us about specific benefits in your location.

We embrace diversity, prioritizing the hiring of people from diverse backgrounds. Our inclusive culture is a source of pride and strength, fostering innovation and mutual respect.

  • Assistante Médico-administrative

    vor 4 Monaten

    Nyon, Schweiz L' Ambulatoire Vollzeit

    **Offre d'emploi **:Assistante Médical/Administrative à Temps Partiel (40-60%) **Centre Pluridisciplinaire de Médecine Chiropratique** **Lieu**: 1260, Nyon **Date de début : 1er novembre (ou à convenir)** Le Cabinet Pluridisciplinaire de Médecine Chiropratique est à la recherche d'un/e Assistant/e Médical/Administratif/ve talentueux/se et...

  • Assistante Médicale 60

    vor 6 Monaten

    Nyon, Schweiz Medi-Emploi Sàrl Vollzeit

    Nous recherchons pour un cabinet de médecine interne à Nyon **une assistante médicale **à temps partiel** **Travail au sein d’un cabinet privé - Accueil des patients - Tâches administratives standard - Gérer les appels téléphoniques et mails quotidiens - Gestion de la facturation avec praxo/pulsemedica - Soins aux patients et aide à la...

  • Assistante Administrative

    vor 7 Monaten

    Nyon, Schweiz Samsic Emploi - Genève Hôtellerie-Restauration Vollzeit

    En tant qu'Assistant administratif au sein d'une entreprise leader dans le secteur tertiaire, vous serez un pilier essentiel au bon fonctionnement de l'établissement. Vos missions principales seront: - Gérer l'agenda électronique, appels et les rendez-vous du responsable - Assurer la gestion administrative des dossiers clients - Planifier les séances de...

  • Assistante ou Assistant de Gestion PME, Région Nyon

    vor 1 Woche

    Nyon, Schweiz Banque Cantonale Vaudoise Vollzeit

    **Aux côtés des entrepreneurs de la création à la transmission de leur société** En rejoignant les PME, vous côtoierez les entrepreneurs de votre région et découvrirez un grand nombre de métiers et des marchés variés. Vous les accompagnerez à chaque phase du cycle de vie de leur entreprise. Pour notre équipe de Nyon, nous cherchons une ou...

  • Assistant(E) Service Partenaire

    vor 3 Monaten

    Nyon, Schweiz Devis.ch SA Vollzeit

    **Houzy** est une entreprise leader en Suisse, spécialisée dans la mise en relation entre clients souhaitant réaliser des travaux et professionnels du bâtiment. Récemment fusionnée avec Devis.ch et soutenue par **UBS et La Baloise**, son actionnaire majoritaire, Houzy s'engage à simplifier la recherche des meilleurs experts pour accompagner les...

  • Commercial Assistant

    Vor 6 Tagen

    Nyon, Schweiz DFL Vollzeit

    Job informationDivision/Unit: UEFA Club Competitions SA (UCCSA) / Commercial UnitContract type: open endedStart date: 01/03/2025Main goalUCCSA’s commercial unit manages the global marketing and sale of media, sponsorship and licensing rights, account management and associated services for all UEFA club competitions.The Commercial Assistant provides...

  • Assistant(E) de Gérance

    vor 4 Monaten

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de renforcer notre équipe, Nous recherchons un(e): **Assistant(e) de Gérance (ref : 235)**: ***Nous Offrons**: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier, - Des équipes compétentes et un groupe ambitieux reconnu sur le marché, - Une structure familiale à taille humaine, - Une Direction soucieuse et proche de ses collaborateurs, - De...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Fr/all

    vor 1 Woche

    Nyon, Schweiz Devis.ch SA Vollzeit

    **Devis.ch SA** est une entreprise suisse dynamique et en pleine croissance, spécialisée dans **la mise en relation entre particuliers et professionnels dans différents domaines.** Nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour **soutenir notre équipe de développement en Suisse alémanique**. **DESCRIPTIF DU POSTE** - Gestion...

  • Un(E) Assistant(E) Ppe/copropriétés

    vor 1 Woche

    Nyon, Schweiz FLORENT MILLION PLACEMENT DE PERSONNEL Vollzeit

    Pour le compte d'un établissement Immobilier à Nyon, je recherche: Un(e) Assistant(e) PPE/Copropriétés **Tâches**: - Contacts avec les propriétaires, concierges et maîtres d’état - Établissement de demandes de devis, de bons et de décomptes de travaux - Déclaration de sinistres, suivi de travaux et de l’entretien des immeubles - Suivi des...

  • Assistante de Direction Bilingue Anglais-français

    vor 7 Monaten

    Nyon, Schweiz Ecole Moser SA Vollzeit

    Dans le cadre de l’ouverture de notre nouvelle école à **Nyon**, nous cherchons pour notre **Directeur** un/e **ASSISTANT/E DE DIRECTION (100%)** **Bilingue anglais-français **Vos missions: - Gérer les agendas de la direction et organiser les rendez-vous avec les professeurs, les parents et les élèves, - Préparer les réunions et rédiger les...

  • Assistant(E) Ppe

    vor 7 Monaten

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de renforcer notre équipe, Nous recherchons un(e): **Assistant(e) PPE - Pour notre agence de Nyon (ref : 222)**: ***: **Nous offrons**: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier, - Des équipes compétentes et un groupe ambitieux reconnu sur le marché, - Une structure familiale à taille humaine, - Une Direction soucieuse et proche de ses...

  • Assistant(E) de Gérance ou de Ppe

    vor 7 Monaten

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de renforcer nos équipes de Gérance et de PPE, Nous recherchons un(e): **Assistant(e) de Gérance ou de PPE (2 postes à pourvoir)** **(ref : 180)**: **Nous offrons***: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier, - Des équipes compétentes et un groupe ambitieux reconnu sur le marché, - Une structure familiale à taille humaine, - Une...

  • Assistant(e) Ressources Humaines

    Vor 6 Tagen

    Nyon, Schweiz Adecco Human Resources AG Vollzeit

    Adecco Suisse, leader mondial des solutions en ressources humaines, recherche un(e) Assistant(e) RH pour rejoindre l'équipe dynamique de l'un de nos clients.ResponsabilitésParticiper à la gestion administrative du personnel (contrats, certificats, attestations, etc.).Contribuer au processus de recrutement (rédaction et diffusion des annonces, tri des...

  • Assistant Administratif

    vor 1 Monat

    Nyon, Schweiz Adecco Human Resources AG Vollzeit

    Adecco Suisse, leader mondial du recrutement, est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Billingue anglais talentueux(se) et motivé(e) pour rejoindre l'un de nos clients ResponsabilitésGérer les tâches administratives quotidiennes (courriers, e-mails, classement).Assurer la coordination et le suivi des dossiers en collaboration avec les...

  • Assistant(E) de Gérance

    vor 7 Monaten

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de renforcer notre équipe, Nous recherchons un(e): **Assistant(e) de Gérance - Pour notre agence de Nyon (ref : 223)**: ***: **Nous offrons**: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier, - Des équipes compétentes et un groupe ambitieux reconnu sur le marché, - Une structure familiale à taille humaine, - Une Direction soucieuse et proche de...

  • Assistant administratif

    vor 3 Wochen

    Nyon, Schweiz Adecco Human Resources AG Vollzeit

    Adecco Suisse, leader mondial du recrutement, est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Billingue anglais talentueux(se) et motivé(e) pour rejoindre l'un de nos clients Responsabilités Gérer les tâches administratives quotidiennes (courriers, e-mails, classement). Assurer la coordination et le suivi des dossiers en collaboration avec les...

  • Assistant Administratif

    vor 1 Monat

    Nyon, Schweiz Adecco Vollzeit

    Adecco Suisse, leader mondial du recrutement, est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Billingue anglais talentueux(se) et motivé(e) pour rejoindre l'un de nos clients ResponsabilitésGérer les tâches administratives quotidiennes (courriers, e-mails, classement).Assurer la coordination et le suivi des dossiers en collaboration avec les...

  • Assistant Administratif

    vor 1 Monat

    Nyon, Schweiz Adecco Human Resources AG Vollzeit

    Adecco Suisse, leader mondial du recrutement, est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Billingue anglais talentueux(se) et motivé(e) pour rejoindre l'un de nos clients ResponsabilitésGérer les tâches administratives quotidiennes (courriers, e-mails, classement).Assurer la coordination et le suivi des dossiers en collaboration avec les...

  • Assistant(e) administratif(ve) bilingue anglais

    vor 4 Wochen

    Nyon, Schweiz Adecco Human Resources AG Vollzeit

    Adecco Nyon recherche, pour l'un de ses clients, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Billingue Anglais afin de renforcer leur équipe dynamique. Responsabilités Répondre aux questions des employés concernant les questions de gestion de bureau. Participer aux réunions hebdomadaires et rédiger les comptes rendus. Assurer le classement des documents selon...

  • Shift Coordinator

    vor 6 Monaten

    Nyon, Schweiz McDonalds Switzerland Vollzeit

    **Profil** Tu disposes d'un bon certificat de fin d'études secondaires ou équivalent et une excellente connaissance du français (parlé et écrit). Tu aimes le travail dans l'univers de la restauration, le contact, l'esprit d'équipe et prendre des responsabilités. Tu sais retrousser les manches dans les situations de stress. Tu as une certaine affinité...