Fachspezialist/in Geschäftsverwaltung

Als Fachspezialistin oder Fachspezialist Geschäftsverwaltung verwalten Sie die Korrespondenz des Departementsvorstehers und unterstützen den Bereich Geschäftsverwaltung bei der Vorbereitung von Ämterkonsultationen sowie bei der Entgegennahme von Bundesratsgeschäften aus der Bundeskanzlei. Zu den weiteren Aufgaben gehören die Vorbereitung der Traktandenliste der wöchentlichen Bundesratssitzung und die Registratur der Unterlagen des Departementsvorstehers.

**Ihre Aufgaben**:

- Die Ämterkonsultationen für das Departement koordinieren
- In Zusammenarbeit mit der Bundeskanzlei die Bundesrats
- und Parlamentsgeschäfte abwickeln
- Die Traktandenliste für die wöchentliche Bundesratssitzung auf der Grundlage der von der Bundeskanzlei bereitgestellten Dokumente für den Departementsvorsteher erstellen und laufend aktualisieren (EXEBRC, Acta Nova und Office-Anwendungen)
- Die korrekte Verwaltung der Unterlagen und Dossiers des Departementsvorstehers auf der Grundlage der Organisationsvorschriften sicherstellen
- Die Korrespondenz des Departementsvorstehers verwalten und koordinieren: eingehende und ausgehende Post registrieren, Fristen überwachen und einfache Korrespondenz verfassen

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Information und Dokumentation oder kaufmännische Ausbildung mit eidgenössischem Fähigkeitszeugnis
- Erfahrung mit elektronischer Dokumentenverwaltung und Prozesssteuerung (z. B. Acta Nova)
- Kompetenter Umgang mit Informatikanwendungen
- Gute mündliche und schriftliche Kenntnisse zweier Amtssprachen und des Englischen; für die Ausübung dieser Funktion werden ausgezeichnete Deutschkenntnisse vorausgesetzt (Lesen und Schreiben)
- Selbständige Arbeitsweise und ausgeprägte Kundenorientierung
- Interesse an innen
- und aussenpolitischen Themen Flexibles Arbeiten je nach Arbeitsvolumen

**Zusätzliche Informationen**:
Für zusätzliche Informationen steht Ihnen Frau Chantal Rossini, Chefin Geschäftsverwaltung, Tel. 058 4839847, gerne zur Verfügung.

Bewerbungsfrist: 05.02.2023

Stellenantritt: 01.04.2023

Stellenbefristung: Nein

Referenznummer: JRQ$540-4418

**Über uns**:
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Das Generalsekretariat (GS) unterstützt und berät als Stabsstelle den Departementsvorsteher in seiner täglichen Arbeit. Es bereitet die Geschäfte für Parlament und Bundesrat vor und informiert die Öffentlichkeit über die Aktivitäten des Departements. Der Dokumentationsdienst umfasst zwei Bereiche: «Geschäftsverwaltung» und «Forschung und Dokumentation». Die Geschäftsverwaltung ist für die systematische Ablage von Unterlagen

gemäss den Registraturplänen des Bundesarchivs zuständig und sorgt für ein reibungsloses Funktionieren der Prozesse. Der Bereich Forschung und Dokumentation prüft die Gesuche um Einsichtnahme in das Bundesarchiv und erstellt Dokumente zu historischen Fragen, die das Departement betreffen.

Die Bundesverwaltung achtet die unterschiedlichen Bedürfnisse und Lebenserfahrungen ihrer Mitarbeitenden und fördert deren Vielfalt. Gleichbehandlung geniesst höchste Priorität.