Rezeptionist/ Empfangsmitarbeiter

We make it GmbH ist ein national in der Schweiz agierendes Unternehmen, welches dank langjähriger und erfolgreicher Erfahrung über eine hohe Kompetenz im Personaldienstleistungsbereich verfügt.

Konzentration der Vermittlertätigkeiten auf die Kernbereiche Industrie, Technik, Büro/Administration, Engineering, Pharma und Informatik. Die We make it GmbH stellt höchste Ansprüche an Qualität, Ethik und Diskretion.

Für unseren Kunden, die CSL Behring mit Sitz in Bern, suchen wir eine/n Rezeptionist/ Empfangsmitarbeiter (m/w/d).

Beschreibung

Die CSL Behring AG in Bern ist spezialisiert auf die Herstellung von Medikamenten für die Behandlung von Immunmangelzuständen und Störungen der Immunfunktion sowie von Medikamenten zur Rhesus-Prophylaxe und Albumin Lösungen für Schock
- und Verbrennungsopfer. Die Produktionsanlagen der CSL Behring AG sind von den Schweizer Gesundheitsbehörden und von der US-amerikanischen FDA lizenziert. Jährlich werden aus über sechs Millionen Litern menschlichem Plasma therapeutisch wichtige Proteine nach strengsten Sicherheits
- und Qualitätsnormen isoliert und zu Medikamenten verarbeitet. Die Produkte der CSL Behring AG werden weltweit vertrieben.

Der Empfang ist die Visitenkarte der CSL Behring am genannten Standort.

Er bildet die Drehscheibe sowohl für interne wie auch externe Mitarbeitende, ist erste Kontakt
- und Anlaufstelle für sämtliche Besucher wie auch für Nachbarn des umliegenden Wohnquartiers.

Aufgaben

Empfangsinfrastruktur und Büro-/Arbeitsmaterial
- Bedienung der elektronischen Tür-, Licht
- und Jalousiesteuerung im Empfangsbereich (Magelis)
- Pflege des Erscheinungsbildes der Empfangshalle hinsichtlich Sauberkeit und Ordnung
- Bewirtschaftung aufliegender Broschüren der CSL Behring
- Bedienung des elektronischen Info
- und Begrüssungsmonitors (screenFood)

Zutrittsmanagement (diverse Systeme und Programme)
- Information, Kontrolle und Durchsetzen der Zutrittskriterien gemäss allgemeinen oder situativen, betriebsinternen Richtlinien
- Aushändigen von elektronischen Badges für interne und externe Mitarbeitende
- Verwalten und Aushändigen von Ersatzbadges bei Verlust oder Vergessen
- Ausstellen und Aushändigen von Besucherbadges
- Führen einer Statistik über Besucher und Bewerber
- Vermitteln von Besuchern an zuständige Personen beziehungsweise Abteilungen

Telefonie (In Attend)
- Bedienen der IT-basierten Telefonanlage
- Entgegennehmen von externen und internen Anrufen
- Triagieren und Weiterleiten von externen und internen Anrufen
- Empfang von Abwesenheitsmeldungen von Mitarbeitenden

Mailverkehr (Outlook)
- Empfang von Besucheranmeldungen
- Empfang von kurz
- oder langfristigen Handlungsanweisungen
- Empfang von Abwesenheitsmeldungen von Mitarbeitenden
- Versenden von Nachrichten an abwesende Telefonatempfänger

Sitzungszimmer
- und Parkplatzmanagement
- Aufsicht über Nutzung der Besucherparkplätze beim Haupteingang
- Information an Besucher über externe Parkmöglichkeiten
- Verwaltung von temporären Parkbewilligungen für Mitarbeitende auf angemieteten Parkplätzen inkl. elektronische Kontrolle über Ausgabe und Rücknahme
- An
- und Verkauf von Parkkarten der Stadt Bern inkl. Führen einer entsprechenden Buchhaltung und Kasse

Fahrzeugmanagement
- Kontrolle der Fahrerlaubnis (Sichtung des Führerausweises)
- Ausgabe und Rücknahme der Fahrzeugschlüssel

Alarmmanagement
- Weiterleiten von Alarmen der Fernüberwachung von Produktionseinrichtungen, Gebäudetechnik und Türen an zuständige Stellen (Magelis)
- Verwaltung der Meldungen betreffend vorübergehend nicht aktive Fernüberwachungen (Magelis)
- Bedienen des Brandalarmsystems, Ein
- und Ausschalten von Meldergruppen bei Unterhalt und Wartung (Siemens)
- Auslesen des Infosystems betreffend auszuschaltende Meldergruppen des Brandalarmsystems (cNet Brandmeldeanlage/Sharepoint)
- Weiterleiten scharfer Alarme an zuständige interne Stellen
- Quittieren und Rückstellen von Alarmen auf Anweisung der zuständigen Sicherheitsverantwortlichen
- Treffpunkt der zuständigen Mitarbeitenden und operativen Unterstützung bei Interventionen in Zusammenhang mit scharfen Alarmauslösungen

Aus
- und Weiterbildung
- Schulung und Betreuung von neuen Empfangsmitarbeitenden und KV-Lernenden
- Ständige Weiterbildung in funktionsrelevanten Systemen
- Allgemeine betriebsinterne Weiterbildungen (Plateau)
- Ständige Aufdatierung zu betriebsinternen Abläufen und Richtlinien

Weitere Leistungen
- Hoheit über Reservationssystem für Fahrzeuge, Sitzungszimmer und Mitarbeitendenparkplätze an Aussenstandorten
- Führen und gemäss Verteilschlüssel versenden einer wöchentlichen Abwesenheits-/Ferien-liste mit Stellvertretungsinformationen
- Unterstützung bei Events (Mitarbeitendenanlässe, Nachbarschaftsapéros, Infoveranstaltungen usw.)
- Abgabe
- und Koordinationsstelle für Fundgegenstände (Marktplatz)
- Ausgabe und Empfang von Sendungen des Medizinischen Dienstes an das Vertragslabor
- Abgabe