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Assistant-e Administratif-ve Au Service Facility

vor 2 Monaten

Rennaz, Schweiz Hôpital Riviera-Chablais Vollzeit

Suite au départ de la titulaire à la retraite, le Service Facility Management rattaché au Département de la Logistique hospitalière, regroupant 5 Unités (gestion des locaux, des transports, gestion des décès et de la morgue, parking & mobilité et propreté hygiène & environnement) recherche pour le site de Rennaz, un-e:
**Assistant-e administratif-ve à 100%**

***

**Les missions principales de ce poste sont**:
Tâches opérationnelles dédiées au Département de la logistique hospitalière à hauteur de 10% de son temps:

- Prendre des PV et effectuer un soutien administratif ;
- Transcrire les horaires, les absences, les congés des collaborateurs du Département dans le logiciel de planification ;
- Gérer les assurances de l’institution (liées aux bâtiments).

Tâches opérationnelles dédiées au Service Facility management à hauteur de 10% de son temps:

- Effectuer les tâches administratives du Service (courrier, création de documents, téléphones, prises de RDV, etc ) ;
- Mettre à jour le site intranet lors de modifications ou ajouts ;
- Réaliser les bons de commande du Service ;
- Effectuer un soutien administratif aux Unités du Service.

Tâches opérationnelles dédiées à l’Unité gestion des locaux à hauteur de 60% de son temps:

- Soutenir la répondante des logements du personnel dans la gestion des baux à loyer (établissement baux, résiliations, libération garanties, états des lieux d’entrées et de sorties etc ) ;
- Appliquer les processus d’acquisition du mobilier administratif;
- Planifier et coordonner les déménagements avec tous les intervenants;
- Mettre à jour la signalétique des portes de bureaux ;
- Enregistrer les données des fiches de géolocalisation du personnel fixe ;
- Créer les équipements dans le logiciel de gestion d’inventaire et en suivre les mouvements ;
- Participer au projet de déménagement en vue de l’ouverture du nouveau centre gériatrique à Vevey.

Tâches opérationnelles dédiées à l’Unité transports à hauteur de 20%:

- Remplacer le chef d’Unité des transports et de la morgue dans les tâches de régulation lors de ses vacances ou absences ;
- Codifier les factures via le logiciel de comptabilité.

**Nous demandons**:

- Un CFC d’employé-e de commerce ou un titre jugé équivalent ;
- Une pratique de 5 ans minimum dans la gestion d’un secrétariat, une expérience dans le milieu hospitalier et/ou immobilier serait un atout ;
- Une parfaite maîtrise des outils informatiques, notamment Word, Excel et Powerpoint et une grande aisance dans l’utilisation de logiciels (intérêt à travailler avec de nouveaux logiciels) ;
- Une parfaite maîtrise de la langue française et une aisance rédactionnelle ;
- Amenée à travailler sur diverses missions nous recherchons une personne en mesure de passer d’un sujet à l’autre ; proactive, autonome, rigoureuse, motivée, dynamique, ayant une bonne résistance au stress.

**Entrée en fonction**:
Le 1er septembre 2023 ou à convenir

**Renseignements**:
Des renseignements peuvent être pris auprès de Madame Christine De Rosa, cheffe du service Facility management Tél. 058 773 15 04.

**Candidature**:

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