Office Managerin

Für unser innovatives 8-köpfiges Treuhand-Unternehmen suchen wir eine freundliche und organisatorisch versierte Office ManagerIn.

In einem Umfeld, das vielfältige Dienstleistungen für Kleinunternehmen bietet, spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Betreuung unserer Kunden. Ihre Aufgabe ist es, sie professionell zu empfangen und durch den Beratungsprozess zu begleiten. Wenn Sie über Organisationstalent und Freude an der Kundenkommunikation verfügen, laden wir Sie ein, Teil unseres engagierten Teams zu werden und unseren Kunden exzellenten Service zu bieten.

**Profil**:

- Sympathisch
- Kommunikativ
- Kundenfreundlich

**Kenntnisse und Aufgaben**:
**Customer Service Management**
- Kundenanfragen per E-Mail und WhatsApp beantworten
- Kundenreklamationen aufnehmen, Problem feststellen, mit anderen Beratern Lösung suchen, lösen, Kunden kommunizieren, bis Kunde zufrieden ist.
- Kunde am Empfang beraten
- Kunden ins Beratungszimmer begleiten
- Telefone entgegen nehmen und weiterleiten an die richtigen Teams (Buchhaltung / Personalwesen / Aufträge)
- Beratungszimmer und das ganze Büro allgemein sauber und geordnet halten

**Assistenzaufgaben im Debitoren-Management**
- Verantwortlich: Rechnungen schreiben von Abo’s und zusätzlichen Aufträgen
- Mahnwesen: Mahnläufe und Mahnkosten erstellen und schicken
- Kundenzahlungen verfolgen
- Ratenzahlungen vereinbaren
- Problematische Situationen erkennen und managen / Geschäftsführer frühzeitig informieren
- Zahlungsausgleich monatlich

**Office Bestellungen / Einkäufe machen**
- Sicherstellung von Materialstock im Büro
- Einkäufe und Bestellungen machen

**Kreditoren Management**
- Rechnungen zahlen
- Fristen verlängern / vereinbaren

**IT-Kenntnisse**:

- Office Package
- Erfahrung mit Debitoren-Softwares, bevorzugsweise mit Bexio.

**Sprachen**
- Deutsch als Muttersprache oder erste Sprache (sehr gut in Wort und Schrift)

Art der Stelle: 100%, Praktikum

Arbeitszeiten:

- 8-Stunden-Schicht
- Keine Wochenenden
- Montag bis Freitag

Arbeitsort: Vor Ort